Für kreative Köpfe gehört das Schreiben von Angeboten ebenso zum Tagesgeschäft wie der Milchkaffee. Das Angebot ist schließlich die Grundlage jeder Auftragsarbeit. Immerhin ist dieser Beleg das erste Dokument, welches die Kundschaft zu Gesicht bekommt. Es ist das Aushängeschild, das potenzielle Kund*innen von der eigenen Professionalität und Qualität der Arbeit überzeugen soll.

Trotz dieser enormen Bedeutung passieren jedoch immer wieder Fehler beim Erstellen von Angeboten. Manche Angebote sind beispielsweise nicht detailliert genug, was später zu nervigen Nachverhandlungen und Problemen bei der Vergabe von Rechnungen führen kann. Bei anderen fehlen teils wichtige Zusätze, die gewährleisten, dass man rechtlich auf der sicheren Seite steht. Und einige schreiben ihre Angebote schlicht nicht kreativ genug.

Wir haben für euch die wichtigsten Punkte rund um das Thema Angebotschreiben zusammengefasst. Von der stimmigen Kalkulation über die Nutzungsrechte bis hin zur Optik – wir erklären euch, wie man ein solides Angebot schreibt. Eine kostenlose Angebotsvorlage gibt es sogar noch gratis dazu!

Den Projektumfang realistisch kalkulieren

Preis und Liefertermin sind jene Punkte, die eure Kund*innen in der Regel am meisten interessieren. Um eine angemessene Vergütung und einen realistischen Abgabetermin festzulegen, müsst ihr jedoch zunächst bestimmen, wie umfangreich das Projekt sein soll.

Die Planung dafür könnt ihr euch erleichtern, indem ihr Daten zur Zeiterfassung der Mitarbeiter*innen sammelt und analysiert.

In einem persönlichen Gespräch mit potenziellen Auftraggeber*innen solltet ihr zudem ausführlich klären, welche Aufträge wann und in welchem Umfang zu bearbeiten sind. Dazu gehören außerdem nicht nur der zeitliche und der finanzielle Rahmen, sondern auch folgende Punkte, die ihr im Laufe des Briefings genau festlegen solltet:

• Handelt es sich um ein komplett neues Projekt oder um eine Weiterentwicklung bestehenden Materials? Welches Material ist bereits vorhanden und kann für das kommende Projekt verwendet werden?
• Liegt ein Styleguide (oder etwas Ähnliches) zur Orientierung vor oder gehört die Erstellung eines solchen Umsetzungsleitfadens zum Projektumfang?
• Sind Zusatzleistungen (z.B. die Abwicklung durch eine Druckerei) im Projekt inbegriffen?
• Wie viele Produktentwürfe fordern die Kund*innen?

Besonders beim letzten Punkt empfiehlt es sich, eine passende Klausel mit in das Angebot zu übernehmen. Solche Formulierungen könnten unter anderem wie folgt lauten: „Entwurf in bis zu drei Variationen“ oder „drei Korrekturrunden“. Durch diesen Zusatz seid ihr vor bösen Überraschungen gut abgesichert. Ist dieser Punkt einmal schriftlich festgehalten, könnt ihr euch die Zusatzleistungen entsprechend vergüten lassen.

Einen passenden Zeitplan mit Meilensteinen und Liefertermin festlegen

Auf Basis eines gut durchgeplanten Leistungsumfangs lässt sich ein realistischer Liefertermin relativ fix ermitteln. Hierfür haben wir einen wertvollen Tipp für euch: Plant immer ausreichend Pufferzeit mit ein! Zusätzliche Arbeit tritt in nahezu jedem Projekt auf. Kreative Köpfe, die bereits vorab einige extra Stunden als Puffer einkalkulieren, können mühselige Nachverhandlungen auf diesem Weg getrost umgehen.

Wer an einem komplexen Projekt arbeitet, sollte zusätzlich zum Lieferdatum auch Meilensteine in das Angebot mit aufnehmen. Notwendige Abstimmungen und Zwischenschritte lassen sich so besser planen und sind leichter im Blick zu behalten.

Dienstleistungsbetriebe können beispielsweise vorschlagen, einen ersten Entwurf nach zwei Wochen fertiggestellt zu haben, einen Prototyp nach einem Monat zu liefern und das finale Produkt nach zwei Monaten an die Kund*innen zu übergeben. Diese Meilensteine sowie den groben Projektplan könnt ihr auch im Angebot anhand einer Grafik visualisieren. Hier empfiehlt sich der Einsatz eines Gantt-Diagramms.

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Wichtig: Wer sich auf der sicheren Seite wissen möchte, sollte im Angebot angeben, dass die Umsetzung der Meilensteine vom Mitwirken der Kund*innen abhängt. Kommt es unverschuldet zu Verzögerungen, weil ihr z.B. Abstimmungstermine nicht einhaltet, könnt ihr euch als Dienstleistungsbetrieb auf die dazugehörige Angebotsklausel berufen.

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Angemessene Vergütung und verlockender Preis: Die richtige Balance

Einen angemessenen Preis für die entsprechenden Leistungen in das Angebot zu schreiben ist ein wahrer Drahtseilakt. Einerseits sind alle Tätigen im Kreativbereich auf eine angemessene Bezahlung angewiesen. Andererseits sollen Kund*innen vom Angebot überzeugt und mit einem guten Preis angelockt werden.

Nicht selten stehen die Kreativschaffenden im Wettbewerb mit anderen und der Preis kann eine ausschlaggebende Komponente dafür sein, wer schlussendlich den Auftrag bekommt. Essenziell ist hierbei, dass die Kundschaft sofort erkennt, wie sich der Preis zusammensetzt. Dazu solltet ihr jederzeit transparent darstellen, welche Positionen sich hinter den Preisen verbergen.

Ein Design-Projekt beispielsweise lässt sich in Briefing, Konzeption und Illustration sowie Reinzeichnung aufschlüsseln. Bei der Nennung der jeweiligen Posten gilt jedoch, sich nicht in den Details zu verlieren. Das schreckt potenzielle Kund*innen nur ab und kann am Ende zu lästigen Diskussionen über den Preis führen.

Rechtliche Rahmenbedingungen beim Schreiben von Angeboten

Die gesetzliche Zahlungsfrist von Rechnungen beträgt 30 Tage. Wer das Geld schon früher erhalten möchte, kann einen entsprechenden Zusatz in das Angebot mit aufnehmen und ein eigenes Zahlungsziel definieren (z. B. 14 Tage). Die gesetzliche Zahlungsfrist ist damit hinfällig.

Zudem ist es möglich, sich einzelne Arbeitsschritte separat auszahlen zu lassen. Gerade bei besonders umfangreichen Projekten ist die Auszahlung in Etappen ratsam. Dieses Vorgehen hat u.a. auch den Vorteil, dass Kreativ-Tätige bei Zahlungsschwierigkeiten zunächst nicht komplett auf ihre Vergütung verzichten müssen.

Eine weitere Möglichkeit, um nicht mit der kompletten Leistung in Vorkasse gehen zu müssen, besteht darin, eine Anzahlung zu vereinbaren. Generell gilt auch hier, dass ihr Anzahlungen individuell abmachen solltet. Denn gesetzlich sind Schuldner*innen nicht zu Teilleistungen berechtigt und der gesamte Kaufpreis ist in der Regel in einer Summe fällig.

Die Höhe der Anzahlung könnt ihr jedoch rein nach persönlichem Ermessen bestimmen. Empfehlenswert und üblich sind 30 bis 50 Prozent des Gesamtpreises. Eine mögliche Formulierung für eine solche Anfrage könnte lauten: „Ich bitte Sie, wie vereinbart eine Anzahlung in Höhe von XXX,XX Euro innerhalb von 14 Tagen auf das angegebene Konto zu überweisen. Nach Eingang Ihrer Zahlung beginne ich wie abgesprochen mit der Ausführung des Auftrags.“

Auch beim Angebot schreiben gilt: Der erste Eindruck zählt!

Das Angebot ist und bleibt der erste Eindruck, den potenzielle Kund*innen von der eigenen Arbeit erhalten. Es soll von der eigenen Professionalität zeugen und Qualität, Zuverlässigkeit und Transparenz signalisieren. Standardsätze und Mustervorlagen aus dem Internet sollten sich Kreative daher lieber sparen.

Stattdessen können sie die Kund*innen mit optisch ansprechenden und eindeutigen Belegen überzeugen. Zahlreiche Anbietende von Agentursoftware berücksichtigen diesen Aspekt bereits. Eine wichtige Funktion solcher Tools sind dabei die Optionen Belege im eigenen Corporate Design anlegen und Als Vorlage abspeichern.

Wer nicht mit einer Software arbeitet, sollte trotzdem nicht darauf verzichten, dem Angebot einen optisch ansprechenden Touch zu verleihen. Eine individuelle Kopfzeile und das eigene Logo gehören ebenso auf den Beleg, wie die Angabe des Preises. Einen zusätzlich positiven Eindruck könnt ihr als Anbieter*innen dadurch erzielen, indem ihr folgende Punkte berücksichtigt:

• Schnell sein zahlt sich aus! Wenn das geschriebene Angebot innerhalb von 24 Stunden bei der Kundschaft vorliegt, ist ein zuverlässiger erster Eindruck garantiert.
• Persönlich werden: Eine persönliche Anrede im Angebot kommt gut an. Meist wurde schon ein kurzes Gespräch mit dem Kunden oder der Kundin geführt und kennt den Namen der Ansprechperson, den sie im Angebot verwenden kann.
• Kulant sein: Ein Rabatt kann helfen, einen guten Eindruck bei Kund*innen zu hinterlassen.

Ein bindender Vertrag?

Im Regelfall endet der Auftrag mit der Rechnung. Oft kommt es aber dann noch zu Diskussionen über die Kosten und den Umfang des Projektes. Daher solltet ihr euch jedes Angebot stets schriftlich bestätigen lassen. Nur so seid ihr auch wirklich abgesichert und könnt rechtlich auf die zuvor festgelegte Vergütung bestehen.

Ein schriftlich bestätigtes Angebot ist quasi der verbindliche Parameter, um später Früchte aus der eigenen Arbeit tragen zu können. Dabei ist eine Bestätigung per Mail ausreichend.

Um euren Kund*innen den Auftragsprozess zu erleichtern, könnt ihr dem Angebot ein entsprechendes Annahmeformular hinzufügen, das eure Auftraggeber*innen bei Bedarf unterschrieben an euch zurücksenden können.

Und nun? Geht die Arbeit sofort los? Sofern Kund*innen ein verbindliches Angebot exakt übernehmen, könnt ihr im Anschluss auf eine Auftragsbestätigung verzichten und kreativ werden. Andernfalls ist es vorteilhaft, eine kurze Bestätigung an eure Kund*innen zu versenden und somit die endgültige Bestellung schriftlich zu fixieren.

Dazu reicht es, wenn Dienstleistungsbetriebe den Betreff im Angebotsschreiben von „Angebot“ in „Auftragsbestätigung“ abändern und die jeweiligen Veränderungen am Inhalt vornehmen. Auch den Eingang der Auftragsbestätigung und dessen Richtigkeit solltet ihr euch schriftlich bestätigen lassen. Anja Rassek hat dazu auf karrierebibel.de einige wichtige Punkte zusammengefasst.

Nutzungsrechte

Neben den Eckdaten wie Preis, Liefertermin und Leistungsumfang gehören auch Angaben zu den Nutzungsrechten und zur Gültigkeit in ein anständiges Angebot. Auf diese kleinen Zusätze im Beleg solltet ihr auf keinen Fall verzichten, denn als Urheberschaft eines kreativen Produktes steht es euch zu, bei Bedarf die Rechte am Produkt zu vergeben.

Dabei unterscheidet man in der Regel zwischen ausschließlichen, einfachen, regionalen, nationalen und internationalen Nutzungsrechten. Auch über die Dauer und den Umfang der Nutzung könnt ihr als Urheberschaft im Angebot entscheiden.

Bei Print-Produkten beispielsweise geschieht die Einräumung von Nutzungsrechten über Stückzahlen. So habt ihr unter anderem die Möglichkeit, im Angebot festzulegen, dass vom erstellten Flyer 200 gedruckte Exemplare für den genannten Preis in Umlauf gelangen. Möchte ein*e Kund*in danach noch weitere Stückzahlen, müsst ihr erst um Erlaubnis gefragt werden, bevor weitere Exemplare gedruckt werden können.

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Tipp: Nur wenn im Angebot deutlich formuliert ist, dass die Nutzungsrechte erst bei Bezahlung in Kraft treten, könnt ihr die Nutzungsrechte ggf. untersagen.

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Gültigkeitszeiträume und Freizeichnungsklauseln festlegen

Ans Ende des Angebots gehört unbedingt auch die Nennung der Gültigkeit. Hier solltet ihr einen klar definierten Gültigkeitszeitraum festlegen („Das Angebot ist bis zum XX.XX.XXXX gültig“). Andernfalls seid ihr rechtlich daran gebunden, das Angebot auch Monate später zu den gleichen Konditionen zu vergeben.

Zudem ist es möglich, sich durch den Zusatz „ohne Gewähr“, „unverbindlich“ oder „Preis vorbehalten“ doppelt abzusichern. Völlige Absicherung bieten diese Freizeichnungsklauseln jedoch nicht. Im Regelfall gilt vor Gericht, dass Abweichungen vom Angebot vor Ablauf der Bindungsfrist nicht zulässig sind.

Seid ihr euch also vorab noch nicht hundertprozentig sicher, wie umfangreich ein Projekt tatsächlich insgesamt ausfällt, solltet ihr evtl. eher einen Kostenvoranschlag an eure Kund*innen senden. Der KVA darf später bis zu 20 Prozent überschreiten. Worin genau der Unterschied zwischen Angebot und KVA besteht, könnt ihr hier nachlesen.

Angebote schreiben mit helloHQ – eine Einführung

Da ihr euch bereits mit den rechtlichen Bedingungen und den Anforderungen der Angebotserstellung auskennt, ist es an der Zeit, das Wissen in der Praxis anzuwenden.

In helloHQ könnt ihr ganz einfach eine Angebotsvorlage erstellen und diese als Komplettvorlage für zukünftige Projekte speichern. Die Erstellung erfolgt in den folgenden Schritten:

• Belegvorlagen erstellen und Sprache auswählen
• Nummernkreis bestimmen
• Layout festlegen
• Felder und Inhalte definieren, z. B. Betreff und Datum
• Design anpassen

Habt ihr die Vorlage erst einmal erstellt, könnt ihr sie abspeichern und immer wieder für Belege verwenden. Den Belegeditor findet ihr in euren Projekt- und den Kundenlisten unter dem Reiter “Belege” sowie im Lead und dem Belegmodul unter “Angebote”.

Fazit: Angebote richtig schreiben – ein wichtiger Teil der Kreativarbeit

Mit einem anständigen Angebot könnt ihr zeigen, dass ihr professionell und korrekt arbeitet. Aus der Auflistung der Arbeitsschritte sollte immer klar hervorgehen, welche Leistungen euch Auftraggeber*innen genau bezahlen müssen. Dadurch schafft ihr Transparenz und ein Bild von Professionalität.

Neben den rechtlichen Rahmenbedingungen solltet ihr auch auf Individualität und realistische Planung achten. Ihr müsst euren Kund*innen zeigen, warum gerade ihr für den Auftrag geeignet seid. Dies erreicht ihr durch genaue Realisierung des Kundenwunsches, regelmäßige Updates über die Fortschritte des Projekts und Einhaltung der besprochenen Deadlines.

Neben einem professionellen Stil und Beachtung der Bedingungen spielt auch die Angebotskalkulation bei der Erstellung von Angeboten eine wichtige Rolle. Mehr dazu erfahrt ihr hier.

Unsere all-in-one Software helloHQ vereinfacht euch das Schreiben von Angeboten und bietet euch eine übersichtliche Plattform, auf der ihr sämtliche Einstellungen rund um euer Angebot im Blick habt und diese ganz unkompliziert erstellen könnt.

Macht diesen lästigen und doch so wichtigen Teil der Kreativarbeit durch unsere vielen nützlichen und umfangreichen Tools weniger kompliziert!

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