Die 10 besten Softwarelösungen für Projektmanagement im Vergleich: der ultimative Guide für 2024
Eine Projektmanagement-Software ist wie eine verlässliche Assistenz, die euch hilft, den Überblick über alle Aufgaben und Deadlines zu behalten und dafür sorgt, dass jedes Teammitglied genau weiß, was zu tun ist.
Mit einem Projektmanagement-Tool könnt ihr auf einen Blick sehen, wer an welchem Projekt arbeitet, welche Aufgaben noch offen sind und wie ihr gemeinsam eure Ziele erreicht – ohne stundenlange Meetings und endlose E-Mail-Ketten. Kein Durcheinander mehr, kein Rätselraten, wer was macht – stattdessen eine klare, strukturierte und effiziente Arbeitsweise.
Aber wie findet ihr die Software, die genau zu euren Bedürfnissen passt? Der Markt ist voll von Optionen, jede mit ihren eigenen Stärken. In unserem ausführlichen Vergleich stellen wir euch die Top 10 Software für Projektmanagement für 2024 vor.
Was ist Projektmanagement?
Das Projektmanagement ist euer Schlüssel zum Erfolg. Es ist wie das Jonglieren mit drei Bällen: Umfang, Zeit und Kosten. Jeder dieser Bälle ist entscheidend für den Erfolg eures Projekts.
Aber was passiert, wenn einer dieser Bälle zu hoch oder zu niedrig fliegt? Es kann sein, dass ihr Zeit und Kosten neu justieren müsst, um das gesamte Projekt nicht zu gefährden. Oder vielleicht tritt eine unerwartete Verzögerung ein, die euch zwingt, den Umfang anzupassen oder das Budget zu erhöhen, um den Zeitplan einzuhalten.
Projektmanagement ist also nicht nur das Planen und Überwachen von Aufgaben – es ist die Kunst, flexibel und klug mit Veränderungen umzugehen, um euer Projektziel nicht aus den Augen zu verlieren. Es geht darum, stets den Überblick zu behalten und schnell auf neue Situationen zu reagieren.
Methoden des Projektmanagements
Projektmanagement ist das Herzstück jeder Agentur – unabhängig davon, ob es sich um kleine Kampagnen oder große Projekte handelt. Zu den gängigsten Projektmanagementmethoden gehören agile Methoden, Kanban, Scrum und das Wasserfallmodell.
Agile Methode
Agile Methoden erfreuen sich zunehmender Beliebtheit, da sie sich auf kontinuierliche Verbesserungen durch häufiges Feedback der Beteiligten konzentrieren und sich flexibel an Änderungen anpassen lassen. Sie eignen sich gut für Produktentwicklungs- und Softwareengineering-Teams, da Anpassungen während des Projekts leicht vorgenommen werden können.
Kanban
Kanban als Teilbereich von agilen Projektmanagementmethoden eignet sich am besten für Teams, die Effizienz über starre Prozesse stellen. In diesem Rahmen werden visuelle Darstellungen wie Karten, Tafeln oder Diagramme verwendet, die den Arbeitsablauf bei jedem Produktionsschritt von Punkt A nach Punkt B verfolgen. Das ermöglicht einen vollständigen Überblick über Kapazitäten und mögliche Einschränkungen innerhalb der Teamstruktur, sodass Korrekturen schnell vorgenommen werden können.
Scrum
Scrum ist ein beliebtes Framework für agiles Projektmanagement, das sich besonders gut für Projekte eignet, in denen die Anforderungen nicht von Anfang an klar definiert sind und sich im Verlauf des Projekts ändern können. Diese Methode basiert auf einer iterativen und inkrementellen Vorgehensweise, bei der das Projekt in kurze Entwicklungszyklen – sogenannte Sprints – unterteilt wird.
Wasserfallmodell
Das Wasserfallmodell ist eine bewährte Projektmanagementmethode, die für Projekte verwendet wird, bei denen die Anforderungen von Anfang an klar definiert sind und sich während des Projektverlaufs nicht wesentlich ändern sollen. Sie basiert auf einer sequenziellen, linear strukturierten Vorgehensweise, bei der die verschiedenen Projektphasen nacheinander abgearbeitet werden.
Was ist eine Projektmanagement-Software?
Eine Projektmanagement-Software bringt Struktur und ordentliche Planung in den Arbeitsalltag und ist die moderne Rettung in der Not für Agenturen.
Mit einem solchen Tool habt ihr alles im Griff – Aufgaben können in Echtzeit zugewiesen und angepasst werden, und in den übersichtlichen Tabellen verliert ihr nie den Überblick über eure Fortschritte.
Und das Beste? Die Software ist nicht an euren Schreibtisch gebunden. Sie begleitet euch überall hin – sei es auf eurem Laptop während einer Zugfahrt oder auf eurem Smartphone, wenn ihr unterwegs seid. Eine Projektmanagement-Software ist mehr als nur ein Tool: Sie ist euer mobiler Arbeitsplatz, der euch die Freiheit gibt, flexibel und effizient zu arbeiten, egal unter welchen Umständen.
Wichtigste Funktionen von Projektmanagement-Software
Verschiedene Projektmanagement-Tools unterscheiden sich in den spezifischen Funktionen, die sie bieten – und somit auch in den Optionen, die sie euch bereitstellen, um eure Arbeit effizienter zu gestalten. Daher ist es von Vorteil, zunächst festzulegen, welche Bereiche eine Software abdecken sollte, um eure Agentur vielseitig unterstützen zu können. Je nachdem, wie euer Arbeitsalltag gestaltet ist, sind einzelne Funktionen relevanter für euch als andere.
Die wichtigsten Kriterien beim Vergleich einer Projektmanagement-Software fassen wir an dieser Stelle einmal zusammen:
1. Portfolio Management
Beim Portfolio Management ist es wichtig, zu wissen, ob Portfolio-Planung möglich ist. Können Portfolio-Rankings erstellt werden und mehrere Projekte parallel ablaufen? Ist projektübergreifendes Ressourcenmanagement realisierbar? Und welche Sicht haben einzelne User auf das Portfolio?
2. Stakeholder Management
Können Stakeholder*innen erfasst und ihre Erwartungen hinterlegt werden? Werden Konfliktpotenziale abgebildet und kann ein Stakeholder Management Plan hinterlegt werden? Ist es möglich, Stakeholder*innen in Form eines Portfolios darzustellen?
3. Inhalts- und Umfangsmanagement
Beim Management von Inhalt und Umfang geht es darum, ob und wie die Software Möglichkeiten bietet, Tasks anzulegen. Hier steht die Usability, also die Benutzerfreundlichkeit, im Fokus. Kann die Arbeit bequem ablaufen und welche Möglichkeiten zur Taskverfolgung werden bereitgestellt? Gibt es Erinnerungsfunktionen und Fortschrittsabbildungen?
4. Zeitmanagement
Zeitmanagement ist das A und O in einer Agentur und muss strukturiert ablaufen können. Daher ist es zwingend notwendig, dass eine Projektmanagement-Software Terminpläne bereitstellt. Auch Gantt-Charts und Netzpläne sind möglich. Können grafische Darstellungen direkt bearbeitet werden? Gibt es Schnittstellen zu Kalender-Systemen wie Google Kalender?
5. Kostenmanagement
Beim Kostenmanagement geht es um folgende Punkte: Kostenkalkulation, Kostenerfassung und die Möglichkeit eines Soll-Ist-Abgleichs. Wie werden diese Punkte in einem Projektmanagement-Tool ermöglicht?
6. Qualitätsmanagement
Können Qualitätsanforderungen hinterlegt und mögliches kollegiales Feedback unter Projektbeteiligten gegeben werden?
7. Risikomanagement
Es ist wichtig, in einer Agentur potenzielle Risiken frühzeitig zu erfassen und sie durch jeweilige Maßnahmen zu umgehen. Ermöglicht die Projektmanagement-Software diese Erfassung? Welche Art der Risikobewertung ist möglich? Können Risikomanagement Pläne hinterlegt und Risikoportfolios erstellt werden?
8. Ressourcenmanagement
Wie können Ressourcen angelegt werden? Wie geht die Software mit Grundlasten um und können Verfügbarkeit und Verbrauch abgeglichen werden? Ist projektübergreifendes Ressourcenmanagement möglich?
9. Kommunikationsmanagement
Gute Kommunikation hat in Agenturen höchste Priorität. Wenn diese nicht reibungslos abläuft und Lücken aufweist, kann es zu erheblichen Fehlern in den Arbeitsabläufen kommen, was sich stark auf den Erfolg der Agentur auswirken kann.
Gerade bei der Arbeit mit einer Projektmanagement-Software, die es ermöglicht, viele Mitarbeitende aus ganz verschiedenen Standorten miteinander zu verbinden, muss die barrierefreie Kommunikation gewährleistet sein.
Über welche Sprachversionen verfügt das Programm also? Welche Möglichkeiten der Kollaboration, des Dokumentenmanagements und des Workflowmanagements gibt es? Wie sehen die Suchfunktionen aus? Können Reports aufbereitet werden?
10. Beschaffungsmanagement
Wie können Anfragen mithilfe der Software angelegt und Angebote gemanagt werden? Wie sehen das Auftragsmanagement und der Soll-Ist-Abgleich aus?
11. Integrationen
Bietet die Projektmanagement-Software Integrationen von Tools, die eure Agentur bereits verwendet? Dies kann sehr nützlich sein, da bekannte Tools bereits vertraut sind und Daten in das neue Programm übernommen werden können, sodass der Arbeitsprozess nahtlos integriert wird.
Weitere Kriterien beim Vergleich einer Projektmanagement-Software sind:
- Schnittstellenverfügbarkeit
- Import- oder Exportmöglichkeiten
- Lizenz- und Preismodell
- Kundenservice/Support
- Datensicherheit und Datenschutz
- Mobilität
Betrachtet man diese Kriterien, wird klar, dass ein Vergleich von Projektmanagement-Tools ein wichtiger Schritt ist, um die passende Software für eure Agentur zu finden.
Worauf kommt es bei der Wahl einer Projektmanagement-Software an?
Projektmanagement-Software wird immer mehr zu einem integralen Bestandteil der modernen Arbeitsumgebung und ermöglicht es Agenturen, Aufgaben zu verwalten und effizient zusammenzuarbeiten. Bei der Vielzahl der angebotenen Lösungen kann es schwierig sein, sich für eine zu entscheiden. Unser Vergleich von Projektmanagement-Software beantwortet diese entscheidende Frage, indem wir die Funktionen und Vorteile der einzelnen Tools untersuchen.
Von der Aufgaben- und Ressourcenverwaltung bis hin zur Benutzerfreundlichkeit berücksichtigen wir in unserem Vergleich wesentliche Funktionen von Projektmanagement-Tools wie anpassbare Dashboards, funktionsreiche Berichtstools, automatisierte Workflows und Funktionen zur gemeinsamen Nutzung von Dokumenten.
Mit all diesen Faktoren im Hinterkopf könnt ihr eine geeignete Projektmanagement-Software finden, die nicht nur euren Anforderungen entspricht, sondern auch die Bedürfnisse eurer Organisation erfüllt.
Vergleich der 10 führenden Projektmanagement-Software auf dem Markt
Wir haben für euch die Top 10 Projektmanagement-Software im Jahr 2024 herausgesucht und sie anhand ausgewählter Kriterien miteinander verglichen, damit ihr eine detaillierte Übersicht der einzelnen Vorteile der Tools habt. Mithilfe derer könnt ihr dann entscheiden, welche am besten zu euch passt.
Konzentriert haben wir uns auf die Kriterien Zeitmanagement, Kostenmanagement, Inhalts- und Umfangsmanagement sowie Integrationen. Im Folgenden vergleichen wir diese Projektmanagement-Software:
1. helloHQ
Die All-in-one Agentursoftware überzeugt bereits über 700 zufriedene User und bringt täglich ihre Arbeit erfolgreich voran.
Zeitmanagement: Die All-in-one Software erleichtert die Zeiterfassung erheblich. Dank der integrierten Stoppuhr und der Möglichkeit, Stunden nachzutragen, wird die Zeiterfassung zu einem einfachen Vorgang. Mit Hilfe von timeBro erfolgt die Zeiterfassung automatisch, sodass jedes Teammitglied immer über die aktuellen Arbeitszeiten informiert ist. Ihr müsst euch nicht mehr selbst um diesen oft übersehenen Schritt im Arbeitsalltag kümmern.
Mit helloHQ müsst ihr euch keine Sorgen mehr über vergessene Arbeitszeiten machen, da die Software diesen Schritt für euch regelt und zuverlässig alle Aktivitäten dokumentiert.
Kostenmanagement: Im Bereich des Kostenmanagements arbeitet die Projektmanagement-Software mit KVA und Angeboten, Rechnungen, Bestellungen, Erinnerungen und Mahnungen.
Die Belege könnt ihr vollends an eure individuellen Vorstellungen anpassen und sie sogar mit eurer eigenen Handschrift versehen. Vom Angebot bis zur Mahnung findet der Prozess in lückenloser Verknüpfung statt. Ihr könnt geplante Umsätze einsehen und erhaltet wiederkehrende Rechnungen.
Die Nummernkreise sind frei wählbar und auch die Währungen und Steuersätze könnt ihr beliebig auswählen. Der Versand von Rechnungen basierend auf Planumsätzen erfolgt automatisch. So wird euch ein großer Teil des doch oft zähen Kostenmanagements automatisch abgenommen und ihr spart Zeit.
Inhalts- und Umfangsmanagement: Anstehende Projekte werden euch in modernen und übersichtlichen Kanban-Boards angezeigt, die ihr per Drag-and-Drop ganz einfach bearbeiten könnt. So erhaltet ihr stets einen Überblick über bevorstehende Abläufe und habt all eure Aufgaben im Blick.
Integrationen: helloHQ ermöglicht Standardintegrationen zu vielen gängigen Tools wie DATEV, JIGRA oder Exchange. Termine, Aufgaben und Kontakte können einfach synchronisiert werden, sodass der Übergang von einem alten Tool zur Projektmanagement-Software keinen aufwändigen Nachtrag von Daten und Informationen bedeutet.
Über Zapier könnt ihr mehr als 2000 Apps mit helloHQ verbinden – ihr seid also auch mobil unterwegs und nicht örtlich gebunden. Dank der offenen REST-API erhaltet ihr zusätzlich beliebige Erweiterungsmöglichkeiten.
Die Projektmanagement-Software bietet euch grenzenlose Zusammenarbeit mit verschiedensten Tools und gibt euch die Freiheit, zwischen diesen auch während der Arbeit zu wechseln, anstatt auf ein Tool beschränkt zu sein.
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2. TEAMBOX
TEAMBOX ist eine Projektmanagement-Software mit Power-Features, die ihr für eine erfolgreiche Zusammenarbeit benötigt.
Zeitmanagement: Das Zeitmanagement spielt eine entscheidende Rolle für den Erfolg jeder Agentur. TEAMBOX integriert sich nahtlos in Tools wie Hubspot, um durch Automatisierung und effiziente Verknüpfungen Zeit zu sparen. Wenn jede Sekunde zählt, sorgt TEAMBOX dafür, dass euer Team seine Zeit optimal nutzen kann, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.
Kostenmanagement: Jede Agentur muss ihre Finanzen sorgfältig verwalten, um rentabel zu bleiben und zu wachsen. Mit Integrationen wie Abacus und DATEV bietet TEAMBOX die notwendigen Werkzeuge zur effizienten Kostenverwaltung. Diese Tools sind integraler Bestandteil der Finanz- und Anlagenbuchhaltung, unterstützen bei der Erstellung von Monatsabschlüssen und sorgen für einen soliden finanziellen Rückhalt.
Inhalts- und Umfangsmanagement: Die Verwaltung von Inhalten und Umfang ist entscheidend. Integrationen mit Plattformen wie Dropbox und Microsoft 365 ermöglichen es euren Teams, ihre Inhalte effizient zu organisieren und zu teilen. Dies ist besonders relevant für betriebliche Anwendungsbereiche wie das Qualitätsmanagement und das Supply-Chain-Management, wo die richtige Information zur richtigen Zeit am richtigen Ort sein muss.
Integrationen: TEAMBOX bietet eine umfangreiche Palette an Integrationen, um eine Vielzahl von Anforderungen zu erfüllen. Einige der Integrationen sind:
- Microsoft 365: Synchronisation von Kontakten & Abwesenheiten, Sharepoint
- Hubspot: Durch Verknüpfungen & Automatisierungen Zeit sparen
- DATEV: Export von Rechnungen, Gutschriften für Monatsabschluss im DATEV-Standardformat
- Sage: Integration von Stammdaten und Buchhaltungsinformationen
- SAP: Import und Exportmöglichkeiten
- Zapier: Verbindung mit über 2000+ Apps
- Personio: Verbindung von Projektorganisation und HR
- Dropbox: Zentralisierung aller Dateien
3. Deals&Projects
Die Projektmanagement-Software Deals&Projects punktet mit ihrer einfachen, intuitiven Bedienung und ihren leistungsstarken Funktionen.
Zeitmanagement: Die Integration mit timeBro ermöglicht eine automatische Zeiterfassung, die das Zeitmanagement erheblich erleichtert. Durch die präzise Erfassung der auf verschiedene Aufgaben und Projekte verwendeten Zeit können Agenturen ihre Produktivität überwachen und optimieren.
Kostenmanagement: Deals&Projects bietet umfassende Funktionen für das Buchhaltungswesen und die Verwaltung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen. Dies ermöglicht eine präzise Überwachung und Kontrolle der Finanzen, was für die Rentabilität und das Wachstum der Agentur entscheidend ist.
Inhalts- und Umfangsmanagement: Ihr könnt mit der Software Projekte initiieren, detaillierte Pläne erstellen und spezifische Anforderungen und Ziele definieren. Änderungen am Inhalt und Umfang können effektiv verwaltet und an das gesamte Team kommuniziert werden, um eine reibungslose Projektrealisierung und Kundenzufriedenheit zu gewährleisten.
Integrationen: Deals&Projects bietet eine Reihe von Integrationen, um die Effizienz und Produktivität kleiner Agenturen zu steigern. Die Integrationen umfassen:
- REST API: Für individuelle Anforderungen und Anpassungen
- timeBro: Automatische Zeiterfassung
- DATEV: Integration mit DATEV für Buchhaltung und Rechnungswesen
- Mailchimp: E-Mail Marketing Integration
- Kalender: Integration mit Kalendersystemen
- E-Mail Inbox: Integration mit E-Mail-Systemen für einen optimierten Versand und Empfang von E-Mails
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4. monday
Zeitmanagement: Mithilfe von Gantt-Diagrammen wird die Zeiterfassung übersichtlich und einfach gestaltet. Wichtige Kontrollpunkte könnt ihr zudem in den bereitgestellten Kalender eintragen. Dies ermöglicht euch, Fortschritte zu ermitteln und diese mit allen Stakeholder*innen zu teilen. So sind alle Mitglieder stets auf dem neuesten Stand und können ihre Arbeit anpassen.
monday bietet euch die Möglichkeit, Basislinien zu definieren und mit tatsächlichen Projektzeitplänen zu vergleichen. Anhand dieses Tools erhaltet ihr eine realistische Einschätzung der Effektivität eurer Agentur und könnt Prognosen erstellen.
Außerdem könnt ihr zu verschiedenen Zeitplänen übersichtliche Projekt-Dashboards anlegen und eure Projektprozesse straffen, indem ihr Projektabnahmen und Aufgaben automatisiert. Die Projektmanagement-Software stellt euch zudem individuell anpassbare Formulare zur Verfügung, die ihr für verschiedene Projekte nutzen könnt.
Kostenmanagement: Auch eure Budgets und Ressourcen könnt ihr ganz einfach in Projekt-Dashboards anlegen. Dies verschafft euch einen Überblick über anstehende Kosten.
Inhalts- und Umfangsmanagement: Mit der Software habt ihr die Möglichkeit, mehrere Projekte an einem Ort zu verwalten. Erstellt individuelle Dashboards, weist Teammitgliedern Aufgaben zu und erhaltet Informationen über mögliche Engpässe und Risiken.
In der Arbeitspensum-Übersicht könnt ihr eure Teamressourcen verwalten. Außerdem bietet euch monday vorgefertigte Projekt-Vorlagen, welche ihr individuell an jedes Projekt anpassen könnt.
Tasks können mit nur einem Klick angelegt und zugewiesen werden. Ihr spart viel Zeit, könnt all eure Aufgaben gebündelt managen und erhaltet einen Überblick über den Arbeitsstand der anderen Teammitglieder.
Integrationen: Für einen nahtlosen Prozess sorgt die Integrationsmöglichkeit der Projektmanagement-Software mit vielen verschiedenen Tools, darunter Jira-Server, Salesforce, Excel, Zoom oder Outlook. monday macht es möglich, alle Teams aufeinander abzustimmen. Somit gehen keine wichtigen Daten verloren und der Arbeitsprozess wird auch nicht unterbrochen.
5. awork
Über 2000 glücklichen Teams hat awork bereits beim Projektmanagement geholfen.
Zeitmanagement: Wenn es um Zeitmanagement geht, hat die Software viel zu bieten: Stoppuhren, Kalenderintegration, Auswertungen und Anbindungen an Rechnungstools. Ihr könnt eure Arbeitszeiten ganz einfach per App erfassen und auch Abwesenheiten hürdenlos per Drag-and-Drop nachtragen.
Die Software bietet euch viele verschiedene Möglichkeiten, Arbeitszeiten auszuwerten. So kann nach Zeitraum, User, Projekt, Aufgabentyp, Tag oder Abrechenbarkeit gefiltert werden. Mithilfe von Rechnungstools wie dem von helloHQ können Arbeitszeiten ganz einfach in Rechnung gestellt werden.
Habt eure Arbeitszeiten immer im Blick und bearbeitet sie schnell und einfach mit nur einem Klick, ganz ungebunden an einen Arbeitsort.
Kostenmanagement: Sämtliche Kosten werden mithilfe der bereits erwähnten Rechnungs-Tools bearbeitet.
Inhalts- und Umfangsmanagement: Ihr könnt eure Aufgaben ganz einfach in übersichtlichen Kanban-Boards darstellen. Die einzelnen Projektspalten sind individuell konfigurierbar, sodass ihr sie ganz euren Anforderungen anpassen könnt und in eurer Arbeitsweise nicht eingeschränkt seid.
Per Drag-and-Drop können Aufgaben kinderleicht und schnell verschoben werden. Die Live-Funktion zeigt alle Veränderungen in Echtzeit auf eurem Bildschirm an, sodass eure Übersicht stets aktuell bleibt und alle Teammitglieder mit den gleichen Informationen arbeiten können.
Außerdem könnt ihr bei awork To-Do-Listen erstellen, auf denen ihr anstehende Aufgaben zusammentragen und abhaken könnt. Diese simple Art der Planung gibt euch ein gutes Gefühl und zeigt euch in vereinfachter Weise alle Punkte auf, die ihr beachten müsst.
Auch die Auslastung von Teammitgliedern muss bei der Verteilung von Aufgaben stets berücksichtigt werden. Diese wird euch von der Projektmanagement-Software jederzeit angezeigt, sodass ihr die Aufgabenverteilung gerecht planen könnt und alle Tasks realisierbar sind.
Das automatische Projektmanagement stellt euch über 400 Automatisierungen zur Verfügung. Ihr könnt aus diesen Optionen wählen und ausgewählte Arbeitsschritte automatisch durchführen lassen. Dadurch spart ihr Zeit und kommt schneller voran.
Integrationen: Die Projektmanagement-Software lässt sich mithilfe der Zapier-Integration mit mehr als 1000 Anwendungen verbinden. Darunter fallen Anwendungen wie Slack, teams oder timeBro.
awork ermöglicht auch Gästen den Zugang und lässt sich sowohl mit iOS als auch mit Android Apps verbinden. Auf diesem Weg könnt ihr mit der Software komplett mobil von überall arbeiten.
6. stackfield
stackfield ist eine Projektmanagement-Software für Organisationen mit sensiblen Daten wie Behörden und Banken – Datenschutz und -sicherheit werden hier großgeschrieben.
Zeitmanagement: Stackfield stellt euch einen Kalender bereit, in dem ihr Termine eintragen und eure Stunden tracken könnt. So geht nichts verloren und alle wichtigen Arbeitszeiten sind an einem Ort gebündelt.
Kostenmanagement: Je nach Anzahl der User erhaltet ihr die Software in drei verschiedenen Angeboten: als Business Angebot, Premium Angebot oder Enterprise Angebot.
Inhalt und Umfang Management: Die Projektmanagement-Software verfügt über einen Teamchat, über den ihr jederzeit mit den anderen Teammitgliedern kommunizieren, Fragen über Tasks austauschen und wichtige Informationen weiterleiten könnt. So bleibt ihr auch über große Entfernungen hinweg in Kontakt.
Eure Projekte könnt ihr übersichtlich im Kalender festhalten, sodass durch eine Arbeitsplanung im Voraus Fristen eingehalten werden können. Auch Portfolios könnt ihr erstellen und threadbasierte Diskussionen festhalten.
Ihr erhaltet Übersichten über alle Aufgaben, in denen ihr ablesen könnt, ob sie abgeschlossen, fällig oder in Bearbeitung sind. So hat jedes Teammitglied Einsicht in die Aufgaben der anderen und kann seine eigene Arbeit gezielt ausrichten.
In Dokumenten können Richtlinien, Textvorlagen und Projektpläne bereitgestellt werden, auf die das gesamte Team Zugriff hat. So wird die Arbeit einheitlich und euer Content erhält beispielsweise eine einheitliche Tone of Voice.
Auch visuelles Feedback könnt ihr erstellen, das mit allen Teammitgliedern geteilt werden kann.
Integrationen: Mit stackfield könnt ihr API-Daten von anderen Systemen an die Projektmanagement-Software senden und erspart euch so den zähen und zeitintensiven Prozess der Synchronisierung einzelner Daten. Auch Informationen könnt ihr mithilfe von WebHooks an stackfield weiterleiten.
Die Software ist mit verschiedenen Endgeräten kompatibel, darunter iOS, Android, Tablets, Web, Windows und viele mehr. Dies macht euch mobil und flexibel.
7. MeisterTask
MeisterTask ist eure DSGVO-konforme EU-Software für Projektmanagement.
Zeitmanagement: Individuell anpassbare Kanban-Boards helfen euch dabei, Tasks anzulegen. Mithilfe eines Start- und Stopp-Timers könnt ihr eure Arbeitszeit tracken. MeisterTask stellt euch auch übersichtliche Zeitleisten zur Verfügung, um Arbeitszeiten einzusehen. Ihr könnt verschiedene Tasks anderen Mitgliedern zuweisen oder sie zeitlich verschieben. Ganz einfach mit nur einem Klick und sie sind für alle Teammitglieder einsehbar.
Verschiedene Automationen führen Arbeitsschritte automatisch durch, wodurch ihr Zeit sparen und schneller vorankommen könnt. Individuell anpassbare Checklisten unterstützen euch bei der Projektplanung.
Kostenmanagement: Regelmäßige aussagekräftige Berichte über das Arbeitspensum geben euch einen guten Überblick über eure Arbeitsweise und ermöglichen es, Prognosen aufzustellen und geplante Kosten zu berechnen.
Inhalts- und Umfangsmanagement: Mit MeisterTask könnt ihr sowohl Dashboards für eure Tasks individuell einrichten als auch Projekte in übersichtlichen Kanban-Boards erfassen. Persönliches Taskmanagement könnt ihr über die Agenda erledigen, die euch von der Software zur Verfügung gestellt wird.
Die Arbeit und die Kommunikation über MeisterTak erfolgt stets kontextbezogen innerhalb der Aufgaben durch Checklisten, Kommentare, Dokumente über Fälligkeiten und viele weitere nützliche Eigenschaften.
Die verschiedenen Aufgaben könnt ihr auf intuitiven Zeitleisten ganz einfach visualisieren. Die Software stellt euch außerdem bereits fertige Vorlagen für Routine-Aufgaben bereit, sodass diese nicht jedes Mal erneut erstellt werden müssen und Zeit gespart wird.
Verschiedene Animationen lassen Arbeitsschritte automatisiert ablaufen und nehmen euch diese ab. Dazu gehören beispielsweise:
- Aufgaben zuweisen und verschieben
- Zeiterfassung
- Checklisten
- Status aktualisieren
- Fälligkeiten aktualisieren
- E-Mail senden
- Slack-Nachrichten senden
Integrationen: Die Projektmanagement-Software ist nicht nur als Desktop-Programm, sondern auch per App auf iOS oder Android anwendbar und ermöglicht euch mobile Arbeit von unterwegs. Kompatibel ist MeisterTask mit den Services MeisterNote und MindMeister, die euch helfen, Brainstormings zu erstellen und Pläne, Kampagnen sowie Spezifikationen zu dokumentieren.
Die einzelnen Integrationen von MeisterTask sind unterteilt in
- E-Mail-Clients
- Kommunikation
- Development-Tools
- Zeiterfassung
- Customer Service
- Dateiablage
- Aufgaben importieren
- Automationen
Beispielhafte Tools sind Gmail, Outlook, Slack, Teams und Microsoft 365.
8. Asana
Mit Asana könnt ihr arbeiten, wann und wo ihr möchtet.
Zeitmanagement: Asana bietet verschiedene Ansichten zur effektiven Zeitplanung und -verwaltung. Ihr könnt eure Arbeit als Kanban-Board, Liste, Zeitleiste, Kalender oder Gantt-Diagramm organisieren. Diese Flexibilität ermöglicht eine schnelle Visualisierung von Arbeitsvorgängen und die Möglichkeit, Aufgaben per Drag-and-Drop zu verschieben, um die Projektzeitleiste sofort zu aktualisieren.
Zudem erlaubt Asana das Anlegen von Projektzeitleisten und Kalendern, um den Überblick über den Arbeitsfortschritt zu behalten und Anpassungen bei Planänderungen vorzunehmen. Mit der Möglichkeit, Aufgaben in Phasen wie "Neu", "In Bearbeitung" und "Erledigt" zu definieren, sowie der Anzeige von Deadlines, verantwortlichen Personen und Unteraufgaben auf jeder Karte, unterstützt Asana ein effektives Zeitmanagement.
Kostenmanagement: Asana bietet umfassende Dokumentationsmöglichkeiten, einschließlich Listenaufgaben, um jeden Schritt in einem Projekt festzuhalten. Ihr könnt euer Layout anpassen, Aufgaben in benutzerdefinierte Abschnitte ziehen und Spalten verwenden, um Zahlen automatisch zu berechnen. Das ermöglicht eine bessere Kontrolle über Projektbudgets und Ausgaben.
Inhalts- und Umfangsmanagement: Asana ermöglicht es, die Arbeit in Boards, To-do-Listen, Zeitplänen und Kalendern zu organisieren, um den Arbeitsprozess transparenter zu gestalten und den Überblick über Projekte, Zeitpläne und Abhängigkeiten zu behalten.
Die Features zur Verknüpfung von Arbeitsvorgängen mit Unternehmenszielen und zur Überwachung des Fortschritts helfen dabei, den Umfang von Projekten im Auge zu behalten.
Zudem ermöglicht Asana das Erstellen von Projekt-Updates und die Nutzung von Echtzeitdaten, um Arbeitsvorgänge und Abhängigkeitsketten zu visualisieren, was ein effektives Inhalts- und Umfangsmanagement unterstützt.
Integrationen: Mit Asana könnt ihr Tools integrieren, die euer Team täglich verwendet. Dazu zählen unter anderem:
- Microsoft Teams
- Slack
- Google Chat
- Google Kalender
- Gmail
- Adobe Creative Cloud
- Jira Cloud
- Clockwise
9. Trello
Mehr als 2 Mio. Teams weltweit vertrauen auf Trello und verwalten mit dieser Projektmanagement-Software ihre Projekte einfach und flexibel.
Zeitmanagement: Trello ermöglicht ein effektives Zeitmanagement durch verschiedene Ansichten, darunter die Zeitleisten- und Kalenderansicht. Mit der Zeitleistenansicht behaltet ihr den Überblick über Projekte und könnt Start- und Fälligkeitsdaten per Drag-and-drop anpassen.
Die Kalenderansicht bietet eine klare Vorstellung deiner Aufgaben und ermöglicht die Synchronisation externer Kalender. Ihr könnt jeden Tag ohne Überraschungen beginnen und sicherstellen, dass ihr eure Fristen einhaltet.
Kostenmanagement: Die Projektmanagement-Software bietet umfassende Funktionen zur Optimierung des Kostenmanagements und zur Unterstützung von Vertriebsaktivitäten. Die Sales-Pipeline kann mithilfe von Boards und Spalten übersichtlich dargestellt werden, wodurch Leads zentral verwaltet und überwacht werden können.
Kontakte lassen sich als Karten hinzufügen und mit wichtigen Details versehen, während Fortschritte durch das Verschieben in verschiedene Spalten und das Hinzufügen von Labels priorisiert werden können.
Erweiterte Checklisten, benutzerdefinierte Automatisierungen und vielfältige Visualisierungsoptionen wie die Kalender- und Tabellenansicht sind effiziente Werkzeuge zur Beschleunigung des Sales-Zyklus und zur Kostenkontrolle.
Inhalts- und Umfangsmanagement: Trello bietet verschiedene Ansichten, darunter die Tabellenansicht, die Landkartenansicht und die Dashboard-Ansicht, um Inhalts- und Umfangsmanagement zu unterstützen.
Die Tabellenansicht ermöglicht den Zugriff auf die gesamte Arbeit auf einem Board und die Filterung von Aufgaben. Die Landkartenansicht zeigt ortsbezogene Daten interaktiv an und ist ideal für Veranstaltungsplanung und Außendienstorganisation. Die Dashboard-Ansicht visualisiert wichtige Kennzahlen und hilft dabei, den Überblick über Projekte und Prozesse zu behalten.
Integrationen: Trello bringt eure Teammitglieder mit 200 Integrationen zusammen. Dazu zählen Entwickler-Tools wie GitHub, Board-Utilities wie Zapier oder Clockify und Management-Tools wie Dropbox oder Google Drive.
10. Wrike
Wrike bietet starke Funktionen für agile Teams – mehr als 20 000 Unternehmen vertrauen bereits auf diese Projektmanagement-Software.
Zeitmanagement: Wrike unterstützt ein effektives Zeitmanagement durch die Integration von Gantt-Diagrammen und personalisierten Kanban-Boards. Mit einem Klick lassen sich Gantt-Diagramme erstellen, um Fristen und Abhängigkeiten zu visualisieren und bei Bedarf anzupassen.
Die personalisierten Kanban-Boards bieten die Möglichkeit, Aufgaben zu priorisieren und einen klaren Überblick über die Arbeitsauslastung zu gewinnen. Die benutzerdefinierten Statusanzeigen für den Projektfortschritt sowie Burndown-Charts und Kapazitätsauslastungen tragen zur effizienten Aufgabenverteilung und zum Zeitmanagement bei.
Kostenmanagement: Mit Automatisierungen, Echtzeit-Transparenz, benutzerdefinierten Dashboards und Reports können Kosten effektiv überwacht und kontrolliert werden. Die innovative Integration von Proofing-Tools ermöglicht die Verkürzung des Freigabezyklus durch das Teilen und Bearbeiten von Dateien in Echtzeit. Dadurch wird die Kostenkontrolle optimiert und eine beschleunigte Projektabwicklung sichergestellt.
Inhalts- und Umfangsmanagement: Wrike ist eine zentrale Plattform zur Verbesserung des Inhalts- und Umfangsmanagements. Die Benutzeroberfläche mit Drag-and-Drop ermöglicht eine problemlose Anpassung von Projekten, egal ob agiles Projektmanagement oder Wasserfallmodell.
Die Integration von Boards, automatischen Arbeitsabläufen, benutzerdefinierten Anfrageformularen und vorkonfigurierten Vorlagen unterstützt die zentrale Kommunikation im Team und die Umsetzung von Diskussionen in Ergebnisse. Damit können Inhalte und Projekte effektiv koordiniert, klare Zuständigkeiten im Team festgelegt und eine optimale Zusammenarbeit gewährleistet werden.
Integrationen: Wrike zeigt seine Stärke in der Integration von den wichtigsten Tools und Apps für den Arbeitsalltag:
- Gmail
- Outlook
- HubSpot
- Google Sheets
- Zoom
- Google Kalender
- Google Drive
- Slack
- Salesforce
- etc.
Fazit
Der Vergleich der 10 besten Projektmanagement-Tools zeigt eine Vielfalt an Funktionen und Integrationen, die spezifisch auf die unterschiedlichen Bedürfnisse von Agenturen zugeschnitten sind. Jede Software hat ihre individuellen Stärken und Schwächen und die Wahl der passenden Lösung hängt stark von den spezifischen Anforderungen und Prioritäten des jeweiligen Teams ab.
Speziell überzeugend ist jedoch die All-in-One Agentursoftware helloHQ mit ihren vielseitigen Funktionen in allen vier untersuchten Kriterien.
Insgesamt zeigt der Vergleich von Projektmanagement-Software, dass alle genannten Softwarelösungen eine breite Palette von Funktionen bieten, die die Effizienz und Produktivität von Teams steigern können. Die Wahl der besten Software hängt von einer sorgfältigen Abwägung der spezifischen Anforderungen, Prioritäten und Ressourcen des jeweiligen Teams ab.
