Wer den Erfolg seiner Agentur bestimmen will, muss zunächst zwei Kostenarten sauber trennen und analysieren: die Einzelkosten und die Gemeinkosten. Während die Einzelkosten (beispielsweise für Freelancer) den Kostenträgern – also den Kunden-Etats und -Projekten – direkt zurechenbar sind, ist dies bei den Gemeinkosten nur indirekt möglich. Hierzu zählen beispielsweise die Miete für Räume und Equipment ebenso wie Leasingverträge für Fahrzeuge, Leistungen wie Eigen-PR sowie auch die Gehälter im administrativen Bereich und häufig auch in der Geschäftsführung – sofern sie Kunden nicht direkt zuzuordnen sind. Die Verteilung erfolgt jeweils über einen individuellen Schlüssel. Eine Agentursoftware hilft, die Gemeinkosten zu erfassen, sie den Kostenträgern zuzuordnen und sie auch in Echtzeit darzustellen. Grundsätzlich gilt: Da die Gemeinkosten nicht bzw. nur indirekt das operative Geschäft betreffen, sollten Agenturen ihren Anteil so gering wie möglich halten.