Als Agentur stehen euch eine Vielzahl von Softwarelösungen zur Verfügung – von Ressourcenmanagement über Finanzplanung bis hin zur Angebotserstellung – die Auswahl ist groß und ein Vergleich von Agentursoftware lohnt sich.

Wir stellen in diesem Artikel die 12 beliebtesten Anbieter vor und vergleichen die Agentursoftware miteinander. Zunächst klären wir die Grundlagen: Was ist eine Agentursoftware und wofür wird sie verwendet? Worauf solltet ihr bei der Auswahl achten? Wir liefern die Antworten auf diese Fragen und helfen euch, die passende Agentursoftware zu finden! 

Was ist eine Agentursoftware?

Eine Agentursoftware hilft Agenturen bei der Verwaltung von Projekten, Aufgaben, betrieblichen Abläufen und bei der Kommunikation mit der Kundschaft. Eine gute Agentursoftware nimmt euch manuelle Arbeit ab, optimiert euren Arbeitsalltag und steigert eure Effizienz. 

Wichtigste Funktionen von Agentursoftware

Wir erklären euch die wichtigsten Funktionen einer Agentursoftware:

Projektmanagement

Eine Agentursoftware ermöglicht es euch, Projekte effizient zu planen, indem ihr Aufgaben organisieren, euren Fortschritt im Auge behalten und wichtige Termine einhalten könnt.

Ressourcenplanung

Die Ressourcenplanung als Funktion einer Agentursoftware erleichtert es euch, Ressourcen wie Teammitglieder, Kosten und Zeit optimal zu organisieren. Keine Überlastung mehr und alles ist zur richtigen Zeit an Bord!

Zeiterfassung

Nie wieder den Überblick über eure Zeit verlieren. Ihr könnt eure Arbeitszeiten einteilen, Stunden genau erfassen und euren Urlaub problemlos festlegen.

Terminverwaltung

Meetings, Deadlines und Veranstaltungen lassen sich übersichtlich planen. Eure Teammitglieder sind gut koordiniert und niemand verpasst wichtige Termine!

Task-Management

Ihr könnt Aufgaben an Teammitglieder zuweisen und Teams managen. Alle Teams können auf aktuelle Informationen zugreifen und sich untereinander austauschen. Das stärkt die Zusammenarbeit und beugt Silo-Denken vor.

Angebotserstellung und -bearbeitung

Mit einer Agentursoftware lassen sich Angebote und Aufträge einfacher erstellen und bearbeiten. Alle Angebote sind an einem Ort organisiert und ihr behaltet immer den Überblick über laufende Geschäfte.

Controlling

Eine Agentursoftware bietet euch Einblicke in Finanzdaten, Budgets und Projekte. Ihr habt die Übersicht, wo eure Agentur finanziell steht und wo es Optimierungspotenziale gibt.

Customer Relationship Management (CRM)

Besserer Kundenservice, Kundeninteraktionen im Fokus und immer up-to-date: Eine Agentursoftware ist die zentrale Plattform, um mit eurem Kundenstamm zu kommunizieren und Informationen zu verwalten.

Dokumentenverwaltung

Automatisierte Ablageprozesse sorgen dafür, dass alle Dokumente und Dateien an einem Ort sind. Kein langes Suchen mehr nach verlorenen Dokumenten – alles ist immer dort, wo es gebraucht wird. Zeit- und Kosteneinsparungen inklusive.

Vorteile von Agentursoftware

Eine Agentursoftware ist das Schlüsselinstrument zur Effizienzsteigerung: Sie erleichtert die Organisation von Aufgaben, reduziert die manuelle Tipparbeit und sorgt dafür, dass Ressourcen optimal genutzt werden. Das Ergebnis? Eine insgesamt effektivere Arbeitsweise, die euren Arbeitsalltag enorm erleichtert.

Das sind die größten Vorteile einer Agentursoftware:

• Weniger Arbeit für euch dank Prozesssteuerung und -automatisierung,
• leichtere Zusammenarbeit zwischen unterschiedlichen Abteilungen,
• einheitliche Prozesse und Daten, auf die jeder zugreifen kann,
• übersichtliches Datenmanagement,
• Aufgaben organisieren und priorisieren für einen optimalen Arbeitsfluss.

Eine Agentursoftware hat oft viele Schnittstellen zu anderen Programmen. Für euch heißt das, dass ihr die Daten nicht manuell übertragen müsst und viel Zeit spart.

Worauf kommt es bei der Wahl einer Agentursoftware an?

Die vielfältigen Funktionen und Vorteile einer Agentursoftware klingen vielversprechend, aber nicht jede Software ist für jede Agentur geeignet. Das erschwert den Vergleich von Agentursoftware. Jede Agentur hat unterschiedliche Anforderungen. Ihr solltet dementsprechend bei der Auswahl einer geeigneten Agentursoftware mehrere Faktoren berücksichtigen.

Es ist wichtig, dass die Agentursoftware zu euren individuellen Bedürfnissen passt. Überlegt, welche Tools und Systeme ihr bereits verwendet. Wählt eine Agentursoftware, die sich gut mit diesen Programmen verträgt, sodass ihr bei der Implementierung weniger Arbeit habt. Überprüft, ob die Software mit eurem bevorzugten Betriebssystem kompatibel ist.

Überlegt euch, welches Budget euch zur Verfügung steht und was wirtschaftlich sinnvoll ist. Achtet auf die einmaligen Lizenzkosten und auf die langfristigen Ausgaben.

Die Software sollte benutzerfreundlich sein, damit es keine lange Einarbeitung oder Verwirrung bei der Bedienung gibt.

Verschiedene Anbieter haben unterschiedliche Stärken und Spezialisierungen, die auf die individuellen Anforderungen von Agenturen zugeschnitten sind. Es ist ratsam, einen genaueren Blick auf die verfügbaren Optionen zu werfen, um die perfekte Software für eure Agentur zu finden.

Tipp: Prüft Bewertungen und Empfehlungen von anderen Agenturen und probiert – wenn möglich – eine Testversion oder Demo der Software aus, um zu testen, ob sie im realen Arbeitsalltag für euch funktioniert.

Vergleich der 12 führenden Agentursoftware-Anbieter auf dem Markt

Unter den zahlreichen Angeboten haben wir für euch die 12 beliebtesten Anbieter herausgesucht und die Agentursoftware miteinander verglichen. Nachfolgend findet ihr eine Übersicht über ihre Funktionen und Besonderheiten.

1. helloHQ

helloHQ ist die ultimative Komplettlösung für Agenturen jeder Größe. Ab Teams von 3 Personen stellt sie alles bereit, was ihr für den gesamten Arbeitsprozess benötigt: Projektmanagement, Zeiterfassung, Ressourcenverteilung, Dashboards & Controlling, CRM und vieles mehr – helloHQ steht euch zuverlässig zur Seite.

Das Projektmanagement wird effizient und strukturiert durch die einfache Planung und Überwachung von Zeitabläufen und Aufgabenpaketen. Ihr könnt eure Zeiten direkt per Stoppuhr erfassen, nachträglich eintragen oder unterwegs über die iOS und Android App im Blick behalten. 

HelloHQ unterstützt euch bei der Ressourcenplanung mit grafischen Darstellungen, praktischen Urlaubsplanungen und individuellen Arbeitszeitmodellen. Das Dashboard bietet euch zentralisierte und individuell anpassbare Übersichten mit zahlreichen Auswertungsmöglichkeiten. 

Im Bereich CRM & New Business profitiert ihr von einer zentralen Kontaktdatenbank, einem integrierten Sales-Forecast und der automatischen Ablage von E-Mails. 

Und für die Buchhaltung? Da macht helloHQ euch das Leben leichter, indem buchhaltungsrelevante Inhalte in gängige Formate, inklusive DATEV, übertragen werden können – selbstverständlich DSGVO-konform. Beim Belegwesen wird vom Angebot bis zur Rechnung alles abgedeckt – das Ganze ist anpassbar und kann automatisiert werden.

Die Komplettlösung lässt sich durch zahlreiche Schnittstellen nahtlos mit anderen Programmen wie Personio, Zapier und JIRA verbinden. 

Was helloHQ auszeichnet, sind die zahlreichen Konfigurations- und Anpassungsmöglichkeiten, mit denen ihr die Software genau auf eure Agentur zuschneiden könnt. 

Ihr habt die Wahl zwischen verschiedenen Onboarding-Paketen – je nach Größe eurer Agentur –, damit der Einstieg problemlos gelingt. Bei Fragen steht euch der umfassende Kundenservice von helloHQ zur Seite. Bevor ihr euch endgültig entscheidet, könnt ihr euch beraten lassen und helloHQ kostenlos testen – mit der 14-tägigen Probeversion.

2. TEAMBOX

TEAMBOX ist die flexible Allround-Software für große Agenturen im Enterprise-Segment und für besonders anspruchsvolle Anforderungen: Die Software besticht durch einen großen Funktionsumfang, einer hohen Individualisierbarkeit inklusive Mehrsprachigkeit und einen optionalen on-premise Betrieb.

Von agilen Projektmanagement-Tools, die das Erstellen und Verfolgen von Arbeitspaketen und Aufgaben vereinfachen, über Finanz- und Controlling-Tools, die einen klaren Überblick über alle wichtigen KPIs und finanziellen Aspekte bieten, bis hin zu umfangreichen Kommunikationsmöglichkeiten, die die Zusammenarbeit im Team optimieren – TEAMBOX bietet eine Vielzahl von Funktionen, die den Alltag einer großen Agentur enorm erleichtern.

Die Software bietet außerdem Funktionen im Bereich CRM, Produktion und Administration. Jeder Bereich eurer Agentur wird vollständig unterstützt. TEAMBOX vereinfacht etwa das Personalmanagement durch Personal-, Abwesenheits- oder Urlaubsplanung – mit der integrierten Ressourcenplanung behaltet ihr stets den Überblick. 

Damit eure Agentur das Beste aus TEAMBOX herausholt, bietet die Software umfassende Schulungs- und Support-Ressourcen. Das reicht von Use Cases über einen informativen Blog bis hin zu einem Helpcenter und Kontaktmöglichkeiten via Telefon oder E-Mail. 

Testet TEAMBOX bei Interesse unverbindlich. Nutzt die 14-tägige kostenlose Demo-Version und lasst euch vorab beraten.

3. MOCO

Bei MOCO wird der gesamte Agenturprozess vom ersten Kundenkontakt bis zur Rechnung und der Auswertung der entscheidenden Business-KPIs abgedeckt. Dabei ist der volle Funktionsumfang im Preis enthalten. Es entstehen also keine zusätzliche Kosten für bestimmte Features.

Benutzerfreundlichkeit und eine einfache und intuitive Bedienbarkeit stehen bei MOCO an oberster Stelle, was eine schnelle Einarbeitung ermöglicht. Eine Vielzahl von Schnittstellen zu Tools wie Click-Up, Zapier und Make integriert die Software nahtlos in eure bestehenden Arbeitsabläufe.

Für einen ersten Eindruck könnt ihr die Software 30 Tage lang kostenlos testen.

4. PROAD

PROAD ist eure Go-to-Software für Business Process Management (BPM). Mit ihr könnt ihr eure Geschäftsprozesse von Anfang bis Ende reibungslos organisieren. Die Module enthalten alle Funktionen für Management, Controlling, Projektsteuerung und Kommunikation. Ihr könnt beispielsweise die umfassende CRM-Funktion nutzen, um Kundenbeziehungen zu pflegen oder um auf den Kalender und Gantt-Diagramme für eine effiziente Projektsteuerung zurückgreifen. 

Im Bereich Controlling steht euch PROAD zur Seite: KPI-Dashboards, Budgetierung und Umsatzforecast ermöglichen euch, euer Business im Griff zu haben und proaktiv zu steuern.

Die Kommunikationsmodule – einschließlich Social-Media-Widgets und Webkonferenzen – garantieren, dass euer Team auf dem neuesten Stand bleibt und effektiv zusammenarbeitet. PROAD bietet außerdem Gamification-Funktionen wie interne Umfragen und eine Ideenbox, um den Arbeitsalltag aufzulockern.

Integration ist bei PROAD von zentraler Bedeutung. Schnittstellen zu gängigen Programmen wie Personio, Excel und PowerBI sorgen für eine nahtlose Integration in bestehende Systeme. Die Verknüpfung der Software mit euren E-Mails ermöglicht es, komplett in PROAD zu arbeiten und Insellösungen abzuschaffen. Zusätzlich unterstützt PROAD die tägliche Arbeit mit hilfreichen Tools wie einem Notiz-Widget oder einem Überblick über die täglichen Aufgaben

PROAD bietet die Freiheit, Module nach individuellen Bedürfnissen zu wählen. Ihr zahlt nur für das, was ihr braucht, und nutzt euer Agenturbudget optimal. Informiert euch bei einem kostenlosen Beratungstermin näher über die Funktionen der Software.

5. Deals&Projects

Deals&Projects ist eure intuitive und mächtige All-in-One-Software für effizientes Prozessmanagement. Sie bietet eine breite Palette an Funktionen, die euch im Arbeitsalltag unterstützen – vom ersten Kundenkontakt über Zeiterfassung und Monitoring bis hin zum Projektmanagement.

Die integrierte CRM-Software wurde speziell für kleine Agenturen entwickelt und macht das Kundenmanagement einfach und professionell. Die zentralen Kommunikationsfunktionen gestatten es, in Echtzeit mit dem Team zu kommunizieren und Projekte und Aufgaben reibungslos abzuwickeln.

Die Plattform ist äußerst anpassungsfähig. Die integrierte Deal-Pipeline in Kanban-Ansicht ermöglicht ein effizientes Akquise- und Angebotsmanagement, während umfassende Monitoring-Tools wie konfigurierbare Dashboards, Umsatzprognosen und ein Team-Präsenz-Widget für einen ständigen Überblick über die eigenen Aktivitäten sorgen.

Deals&Projects beinhaltet Funktionen für Budgetkontrolle, Ressourcenplanung und Retainer-Projekte. In der Zeiterfassung könnt ihr Arbeitszeiten direkt auf Projekte und Aufgaben erfassen und anschließend basierend auf individuellen Stundensätzen abrechnen.

Die Software macht den Einsatz mehrerer Einzelanwendungen überflüssig und ersetzt sie durch eine zentrale Lösung. Das benutzerfreundliche Design und die intuitive Oberfläche machen es neuen Teammitgliedern leicht, sich schnell einzuarbeiten. 

Zahlreiche Schnittstellen wie Freshdesk, REST API, Zapier und Funnelforms integrieren Deals&Projects problemlos in die bestehende Softwarelandschaft.

Für den Datenschutz ist ebenfalls gesorgt: Alle Daten werden DSGVO-konform gespeichert und verschlüsselt übertragen. Ihr könnt mit dem Rundum-sorglos-Onboarding-Paket mit Schulung, Konfiguration und Prozess-Analyse stressfrei in Deals&Projects starten und von Anfang an die vielen Vorteile nutzen. Lasst euch beraten, testet die Agentursoftware kostenlos und überzeugt euch selbst!

6. Revolver

Revolver bietet mit verschiedenen Paketen für große und kleinere Agenturen vielfältige Funktionen, zu denen Zeiterfassung, CRM, Auftragsmanagement, Mitarbeiterverwaltung und Reporterstellung gehören.

Ihr könnt die Software herunterladen und lokal nutzen, um eure Daten und Projekte immer unter Kontrolle zu haben. Dabei könnt ihr auf eine breite Palette voreingestellter Vorlagen zugreifen, die euch die Arbeit erleichtern und wertvolle Zeit sparen.

Mit Revolver könnt ihr eure Agenturprozesse optimal steuern und die Effizienz steigern – einfach und flexibel.

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7. Troi

Troi ist eine All-in-one-Lösung für Projektmanagement. Die Software begleitet den gesamten Projektverlauf – von der Kalkulation über Ressourcenmanagement und Zeiterfassung bis hin zur Buchhaltung – und nutzt dabei Künstliche Intelligenz. Ihr könnt auf Wunsch zusätzliche Module und Funktionen wie eine praktische Live App und Schnittstellen zu Personio oder Asana zum Grundpaket hinzufügen.

Es sind verschiedene Abo-Möglichkeiten verfügbar, die sich in ihrem Preis und ihrem Funktionsumfang unterscheiden. Um die Software zu testen, könnt ihr kostenlos ein Demo-Webinar buchen.

8. Because Software

Because Software bietet eine Komplettlösung für eure Agentur-Bedürfnisse an. Eure individuellen Anforderungen stehen im Fokus. Sie bringt diverse Schnittstellen mit, damit ihr sie in bestehende Systeme wie Jira, Personio oder DATEV integrieren könnt.

Because Software zeichnet sich zudem durch ihre Skalierbarkeit aus. Das heißt, wenn eure Agentur wächst, wächst die Software mit euch. Ein persönlicher Support steht euch bei speziellen Anforderungen oder bei der Implementierung der Software zur Verfügung.

9. awork

awork unterstützt euch hauptsächlich beim Task-Management. Die Software verfügt dazu über umfangreiche Funktionen wie eine automatisierte Zeiterfassung und ein übersichtliches Projektmanagement mit Listen, Timelines und Boards.

Die Benutzeroberfläche ist verständlich und leicht zu bedienen – auch ohne langes Onboarding. awork bietet externe Schnittstellen zu verschiedenen Programmen wie Microsoft Teams, helloHQ, Personio und viele weitere.

Die Agentursoftware ist eine gute Lösung für Agenturen, die eine reibungslose Aufgabenverwaltung und einfache Integration wollen, ohne dabei Kompromisse bei der Benutzerfreundlichkeit einzugehen.

10. KBMpro

KBMpro überzeugt mit ihrem umfangreichen Funktionsumfang, der viele Kombinationsmöglichkeiten bietet und so individuelle Anforderungen eurer Agentur erfüllen kann.

Neben den klassischen Agenturtools wie Projekt- und Dokumentenmanagement und Zeiterfassung hat KBMpro einige zusätzliche Features im Gepäck – darunter Passwortverwaltung, Reisekostenabrechnung und ein interaktives Whiteboard.

Die Einarbeitung kann etwas länger dauern, da die User die verschiedenen Funktionen erst kennenlernen und verstehen müssen. Damit alles reibungslos klappt, bietet KBMpro Schulungen und Workshops an.

Wer die Software vor dem Kauf testen möchte, kann eine kostenlose Demo anfordern und ausprobieren.

11. active.AGENCY

active.AGENCY ist besonders für Agenturen im kreativen Bereich wie Werbe- oder Eventagenturen geeignet und legt einen starken Fokus auf Individualisierung. Die modulare Lösung ermöglicht es Agenturen, die Software an ihre individuellen Bedürfnisse anzupassen und zu personalisieren.

active.AGENCY zeichnet sich durch zahlreiche Schnittstellen zu anderen Programmen aus, was die Integration in bestehende Systeme erleichtert.

In den Grundmodulen findet ihr alles, was ihr unbedingt benötigt: CRM, Zeiterfassung und Rechnungswesen. Wenn ihr noch mehr wollt, kein Problem – ihr könnt zusätzliche Funktionen wie E-Banking oder eine FiBu-Schnittstelle nach Bedarf hinzufügen. So könnt ihr für euch das optimale Paket aus Grundmodulen und Erweiterungsfeatures zusammenbasteln.

12. poool

poool ist eine branchenspezifische und cloudbasierte Agentursoftware, die ihr individuell auf eure Agentur anpassen könnt.

Je nach Funktionsumfang könnt ihr aus drei Paketen genau wählen, was ihr braucht. Das Standardmodul beinhaltet die Must-Haves: Zeiterfassung, Projektmanagement und Kundenverwaltung. Zusätzlich bietet poool weitere Features wie Ressourcenplanung, Budgetauswertung und Mitarbeiterverwaltung.

Wenn ihr euch noch unsicher seid, ob poool die richtige Software für eure Agentur ist, gibt es einen Demo-Zugang.

Fazit

Die passende Agentursoftware kann den Arbeitsalltag in eurer Agentur erheblich erleichtern.  Es gibt jedoch keine Software, die für alle Agenturen passt. Denn genau wie eure Agentur einzigartig ist, sollten es auch eure Tools sein. Deswegen lohnt sich ein Vergleich von Agentursoftware.

Überlegt euch vor der Wahl Folgendes:

• Ist euch leichte Bedienbarkeit und eine schnelle Einarbeitung wichtig? Oder eine große Anzahl an Funktionen?
• Welche Features sind für euch unverzichtbar?
• Und wie steht’s um den Support – benötigt ihr direkten Draht zu einem hilfsbereiten Team?

Egal, welche Bedürfnisse ihr habt, es gibt eine Agentursoftware, die perfekt zu euch passt. Am besten, ihr testet verschiedene Software aus und findet heraus, welche Features für euch besonders wichtig sind.

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FAQ

Was sollte eine All-in-One-Agentursoftware-Lösung können?

Eine Agentursoftware begleitet euch in eurem Agenturalltag und unterstützt euch bei eurer Arbeit. Eine gute All-in-One-Agentursoftware sollte daher die folgenden Funktionen bieten:

• Projektmanagement
• Zeiterfassung
• Ressourcenplanung
• CRM
• Dokumentenmanagement
• Kommunikationstools
• externe Schnittstellen

Kann ich bestehende Daten in eine Agentursoftware importieren?

Ja, meistens lassen sich Daten in eine Agentursoftware importieren. Das geht entweder manuell oder über externe Schnittstellen.

Bei dem manuellen Datenimport müssen die Daten in ein für die Software verständliches Format umgewandelt werden. Häufig werden CSV- oder Excel-Dateien verwendet, da diese Formate weitverbreitet und kompatibel sind.

Wenn die Agentursoftware eine Schnittstelle zu einem anderen Programm aufweist, gestaltet sich der Import leichter, weil das Format nicht erst manuell angepasst werden muss. Viele Softwarelösungen bieten externe Schnittstellen zu Programmen wie Zapier, DATEV, Microsoft Teams oder Personio.

Gibt es eine Demo oder eine Testversion von Agentursoftware?

Bevor ihr euch für eine Agentursoftware entscheidet, ist es sinnvoll, sie erst einmal unverbindlich zu testen. Viele Anbieter stellen daher kostenlose Testversionen zur Verfügung. Meistens könnt ihr sie 14 bis 30 Tage lang nutzen, um in aller Ruhe alle Funktionen auszuprobieren und herauszufinden, ob sie zu eurer Agentur passt.