Die Ressourcenplanung ist ein großer und wichtiger Teil der Projektplanung. Doch genau hierbei haben viele Agenturen die meisten Schwierigkeiten. Sie planen die Zeiteinteilung ihrer Teammitglieder entweder zu realitätsfern oder fokussieren sich bei der Organisation zu sehr auf andere Bereiche, wie beispielsweise das Budget.
Im Folgenden erfahrt ihr, welche Aspekte eines Projekts wichtig für die Ressourcenplanung sind und wie ihr diese optimal bei der Gesamtorganisation berücksichtigen könnt.
Wie funktioniert erfolgreiche Projektplanung?
Projekt- und Ressourcenplanung gehören zusammen und ergänzen sich. Ihr solltet sie nie getrennt voneinander koordinieren, sondern immer aufeinander abstimmen. Ansonsten kann ein Terminchaos entstehen oder ihr verliert ganz einfach den Überblick über eure Kapazitäten und eure Aufträge.
Einen guten Arbeitsplan erstellt ihr am besten schon vor Beginn des Projekts, damit ihr so strukturiert und organisiert wie möglich arbeiten könnt. Bei der Projektplanung sind unter anderem das verfügbare Budget, Deadlines sowie alle verfügbaren Ressourcen zu berücksichtigen. Zudem sollte das Hauptziel eines jeden Projekts immer im Fokus eurer Arbeit stehen: die Kund*innen zufriedenzustellen.
Am Anfang nimmt die Projektplanung relativ viel Zeit in Anspruch. Doch wenn ihr euch zu Beginn ein wenig mehr Zeit für die genaue Planung eurer Arbeit nehmt, spart ihr euch im Laufe des Projekts unnötige Unterbrechungen. Durch regelmäßige Zwischen-Meetings könnt ihr außerdem feststellen, ob ihr bei der Planung alle Aspekte genau berücksichtigt habt.
Wichtige Aspekte bei der Planung eines Projekts sind: verfügbares Budget, festgelegte Deadlines sowie vorhandene Ressourcen
Was gehört alles zur Ressourcenplanung?
Als Ressourcen zählen alle Teammitglieder sowie alle möglichen Hilfsmittel, die für das Projekt zur Verfügung stehen. Dazu gehören unter anderem Arbeitsräume, Maschinen oder bestimmte Programme, welche für einen reibungslosen Arbeitsablauf nötig sind.
Bei der Ressourcenplanung liegt der Fokus besonders auf der zeitlichen Verfügbarkeit der Ressourcen, z.B. welche Mitarbeiter*innen gerade im Urlaub sind oder ob einer der Arbeitsräume nur für bestimmte Zeiten buchbar ist. Die verfügbare Zeit einer Ressource bezeichnet man in der Projektplanung auch oft als Kapazität.
Ein weiterer Punkt, der bei der Ressourcenplanung eine wichtige Rolle spielt, ist eine effektive Nutzung der vorhandenen Ressourcen. Häufig berücksichtigen Agenturen nicht alle verfügbaren Ressourcen oder planen zu viele mit ein. Dadurch kann unnötig viel Zeit bei einem Projekt verloren gehen, da die Firma die verfügbare Arbeitszeit nicht effektiv genug nutzt.
Berücksichtigt bei der Ressourcenplanung alle möglichen Ressourcen, aber beschränkt euch auf das Nötigste. Manchmal sind weniger, aber dafür effektive, Ressourcen sinnvoller.
Planung der Kapazitäten
Einen Großteil erfolgreicher Ressourcenplanung macht die richtige Verteilung der Kapazitäten aus. Wie die Kapazitäten genau funktionieren, soll euch das folgende Beispiel verdeutlichen:
Eure Kollegin Nadine arbeitet insgesamt 40 Stunden pro Woche. Das heißt, sie hat bei einer 5-Tage-Woche jeweils acht Stunden Kapazität pro Tag zur Verfügung.
Im Rahmen der Ressourcenplanung gibt es zwei Modelle zur Erfüllung dieser Kapazitäten:
- Homogene Verteilung: Belastung der Kapazitäten erfolgt gleichmäßig verteilt für den Zeitraum einer zugeteilten Aufgabe
- Nicht-homogene Verteilung: Vorhandene Kapazitäten werden von Anfang an komplett aufgefüllt
Um euch das Ganze an einem Beispiel genauer zu erläutern, kehren wir nun zu Nadine zurück:
Sie bekommt eine Aufgabe zugeteilt, die insgesamt drei Stunden ihrer Kapazitäten in Anspruch nimmt. Die Deadline ist in drei Tagen. Bei der homogenen Verteilung würde sie jeden der drei Tage eine Stunde an dem Projekt arbeiten. Sie hätte dementsprechend noch an allen drei Tagen sieben Stunden an Kapazität für andere Aufträge zur Verfügung.
Bei der nicht-homogen Verteilung dagegen wird ihre Kapazität vom ersten Tag an mit der Aufgabe gefüllt und sie arbeitet bereits am ersten Tag drei Stunden am Stück.
Arten der Projektplanung
Neben der Verteilung der Kapazitäten spielt auch die Art der Projektplanung eine Rolle für den Erfolg eines Projekts. Dabei gibt es zwei Varianten:
- Klassische Projektplanung: Es stehen klare Deadlines für alle Zwischenschritte fest, z.B. jeden Freitag. Die Aufträge werden bis ins kleinste Detail besprochen sowie auf jedes Teammitglied und deren verfügbare Kapazitäten verteilt
- Agile Projektplanung: Hierbei stehen am Anfang des Projekts alle Aufgaben bereits fest und sind verteilt. Es gibt einen bestimmten Zeitraum, z.B. drei Wochen, in dem die Aufgaben erledigt sein sollen, aber keine festen Deadlines. Die Teammitglieder dürfen sich selbst aussuchen, wann sie welchen Auftrag erledigen wollen.
Tipp: Ihr solltet beim Zeitplan auf jeden Fall einen kleinen Puffer von ca. einer Stunde pro Tag bei euren Kapazitäten freilassen. Dadurch könnt ihr eventuelle Leistungsschwankungen und unterschiedliche Arbeitsgeschwindigkeiten ausgleichen
Kapazitätsplanung mithilfe von Zeiterfassung
Um immer genau zu wissen, welche Kapazitäten eure Teammitglieder noch zur Verfügung haben, könnt ihr mit einer Zeiterfassungs-Software arbeiten. Dadurch habt ihr zum einen die Möglichkeit, das bereits erfüllte Arbeitspensum zu erkennen und zum anderen könnt ihr diese mit einem Ressourcen-Controlling-Tool verbinden. Damit lässt sich vergleichen, wie viel der ursprünglich geplanten Zeit eure Mitarbeiter*innen tatsächlich für die Aufgaben benötigen.
Klaus arbeitet beispielsweise, ähnlich wie seine Kollegin Nadine, eine 40-Stunden-Woche. Diese Woche soll er ein neues Projekt betreuen, für das er insgesamt drei volle Arbeitstage Zeit zur Verfügung hat. Von diesen ursprünglich geplanten 24 Stunden benötigt er insgesamt 20 Stunden für die Aufgabe. Er hat also noch vier Stunden an Kapazität, die er in andere Projekte investieren kann.
Dank des Tools erkennt die Projektleitung, dass Klaus vier Stunden an freier Kapazität für weitere Aufträge hat. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass Klaus seine Zeiten dort auch einträgt und die tatsächliche Arbeitszeit richtig eingeschätzt hat. Für eine effektive Zeitplanung ist nämlich eine gute Kommunikation sowie die richtige Einschätzung der tatsächlichen Arbeitszeit essenziell.
Tipp: Haben eure Teammitglieder öfter freie Kapazitäten, solltet ihr den Zeitplan eurer Projekte noch einmal überarbeiten. Achtet aber trotzdem darauf, dass immer ein wenig Puffer bei den Kapazitäten vorhanden ist
Ressourcenplanung mithilfe einer Software
Eine Agentursoftware wie helloHQ könnt ihr nicht nur für die Zeiterfassung verwenden, sondern auch für andere Aspekte der Projektplanung. Neben der Zeiterfassung bietet euch eine Software ebenfalls Tools für die Ressourcenplanung sowie die Verteilung der Aufgaben. Dadurch spart ihr euch unzählige Excel-Tabellen und Lizenzen für Programme, da ihr alle wichtigen Informationen über eure Teammitglieder an einem Ort findet.
Eine erfolgreiche Planung mit einer solchen Software ist jedoch nur bei richtiger Anwendung sinnvoll. Bei der Aufgabenerstellung beispielsweise ist es wichtig, alle relevanten Informationen in der Aufgabe mitanzugeben. Dazu zählen unter anderem die Kund*innen, bis wann der Auftrag erledigt werden muss sowie welches Teammitglied gerade daran arbeitet. Der Projektplan sowie die einzelnen Teams sind hier ebenfalls repräsentiert.
Dadurch könnt ihr feststellen, ob die internen Ressourcen ausreichend sind oder eventuell externe Ressourcen wie Freelancer hinzugezogen werden müssen. Ein weiterer Vorteil solcher Tools ist zudem, dass ihr euch Vorlagen erstellen und somit in Zukunft Zeit sparen könnt. Das ist besonders dann praktisch, wenn ihr beispielsweise mehrere Aufträge von denselben Kund*innen habt.
Tipp: Ihr könnt euch mit helloHQ auch die Arbeitszeiten eurer Teammitglieder als Grafik darstellen lassen oder einzelne Teams mit verschiedenen Farben markieren. Dadurch behaltet ihr einen besseren Überblick darüber, wer gerade verfügbar ist
Häufige Probleme bei der Ressourcenplanung
Falsche Ressourcenplanung kann auf lange Sicht zu einem enormen wirtschaftlichen Schaden führen. Dies passiert beispielsweise dann, wenn Agenturen die tatsächlich gebrauchte Arbeitszeit falsch einschätzen oder nach Gefühl planen. Sie planen entweder zu wenig oder zu viel Arbeitszeit für ein Projekt ein und schaffen es nicht mehr, die Deadlines einzuhalten.
Andere hingegen schöpfen die verfügbaren Ressourcen nicht gut genug aus, z.B. Arbeitsplätze mit Computer oder eine modernere Planungssoftware. Einige Firmen arbeiten unter anderem noch mit Excel-Tabellen, um Arbeitszeiten einzutragen und Projektlisten zu erstellen. Diese Arbeitsmethode ist jedoch veraltet und chaotisch, da keine Vergleichsdaten zu anderen Projekten verfügbar sind, die auch für neue Aufgaben nützlich sein könnten.
Auch falsche Zeiterfassung und -einteilung führt bei der Ressourcenplanung häufig zu Problemen. Viele Angestellte überschätzen die tatsächliche Arbeitszeit nämlich enorm und tragen deshalb am Ende des Tages eine zu hohe Stundenzahl ein. Bei jedem Projekt solltet ihr allerdings immer einen Teil der Kapazitäten als Puffer für die Planung sowie Lösung möglicher Probleme berücksichtigen.
Folgen falscher Ressourcenplanung
Durch falsche Ressourcenplanung entstehen nicht nur große wirtschaftliche Verluste, sondern auch Zeitverlust. Teammitglieder könnten in der überschüssigen Zeit produktiv sein, sind dies aber nicht, da der Zeitplan ihnen mehr Zeit für eine Aufgabe einräumt, als tatsächlich nötig ist. Mögliche weitere Aufträge bleiben liegen, da für deren Bearbeitung noch kein Teammitglied zugeteilt ist.
Ist für einen Auftrag zu wenig Zeit eingeplant, leidet mitunter die Qualität der Arbeit, da das gesamte Team so schnell wie möglich Ergebnisse liefern soll, um überhaupt etwas zur Deadline vorweisen zu können. Wird ein Projekt von vornherein falsch geplant, hängt zudem irgendwann die ganze Arbeit hinterher und gegen Ende der Deadline muss das gesamte Team Überstunden schieben.
Dadurch entstehen gleichzeitig auch Nachwuchsprobleme in der Agenturbranche: Potenzielle neue Mitarbeitende hören von diesem demotivierendem Arbeitsumfeld und wollen erst gar nicht in die Branche einsteigen. Bereits eingestellte Teammitglieder kündigen eventuell, da sie mit dem Leistungsdruck nicht mehr klarkommen und deswegen teilweise sogar an einem Burnout leiden.
Falsche Projektplanung führt auf lange Sicht nicht nur zu wirtschaftlichen Verlusten, sondern wirkt zudem demotivierend auf eure Teammitglieder und führt zu Qualitätsverlust eurer Arbeit.
Tipps für eine erfolgreiche Ressourcenplanung
Die Grundregel für eine erfolgreiche Planung der Kapazitäten lautet: je einfacher der Ressourcenplan, desto erfolgreicher die Umsetzung. Das bedeutet, dass die Ausführung so einfach wie möglich sein sollte und Genauigkeit hier eher zu Problemen führt. Ein zu detaillierter Plan ergibt nur weitere Zeitverschwendung, z.B. wenn die einzelnen Arbeitsschritte nochmals in Unteraufgaben gegliedert sind.
Um eine möglichst effektive Ressourcenplanung durchführen zu können, solltet ihr euch zunächst über die folgenden Punkte Gedanken machen:
- Kapazitäten: Wie viel Kapazität hat ein Teammitglied bzw. das benötigte Team für den Zeitraum des Projekts zur Verfügung?
- Aufgaben: Welche Ressource ist für welchen Auftrag eingeteilt? Sind weitere interne oder externe Ressourcen nötig?
- Zeitplan: Welchen Zeitraum gibt der Plan vor? Sind Änderungen, z.B. andere Verteilung der Kapazitäten, nötig?
- Vergleich: Stimmt die tatsächliche Arbeitszeit mit dem ursprünglichen Zeitplan überein?
Zusätzlich dazu lohnt es sich, bei größeren Projekten die einzelnen Ressourcen in Gruppen einzuteilen, um einen guten Überblick zu behalten. Dies kann beispielsweise nach Kategorien (Teammitglieder, Räume, Maschinen …) oder nach Abteilung (Grafiker, Texter, Programmierer …) erfolgen.
In besonders großen Agenturen ist es außerdem von Vorteil, neben der Projektleitung noch einen Ressourcenplanenden einzustellen. Dieser kann sich dann genauestens mit der Zeiterfassung und dem Erstellen effektiver Arbeitspläne befassen, um eine möglichst produktive und motivierende Arbeitsumgebung zu gestalten.
Gute Ressourcenplanung und motivierte Mitarbeitende sind das A und O für eine erfolgreiche Agentur!
Tipps für einen reibungslosen Ablauf
Im Folgenden findet ihr zusätzlich noch einige Tipps, wie ihr für einen reibungslosen Ablauf in eurem Arbeitsalltag sorgen könnt:
Erstellt den gesamten Projektplan schon VOR Beginn des Projekts! Das Erstellen dauert zwar anfangs immer ein wenig länger, dafür spart ihr euch aber anschließend bei der Durchführung wertvolle Arbeitszeit.
- Berücksichtigt auch die Kund*innen bei eurer Planung! Lasst euch detaillierte Informationen zu den Aufträgen geben, um den Wunsch der Kund*innen so gut wie möglich erfüllen zu können.
- Setzt realistische Deadlines und Zwischenziele! Plant nicht zu eng, aber auch nicht zu viel Zeit mit ein. Vereinbart außerdem, in welchen Abständen ihr Zwischenergebnisse liefern wollt.
- Up to date bleiben und Teammeetings vereinbaren! Holt euch täglich ein kurzes Update von euren Teammitgliedern und trefft euch regelmäßig zu einer Besprechung. Dadurch könnt ihr eventuelle Probleme entweder ganz vermeiden oder so schnell wie möglich lösen.
- Holt euch technische Unterstützung! In einer Agentursoftware wie helloHQ mit Planungstool sowie Zeiterfassung habt ihr alle relevanten Informationen an einem Ort.
- Seid auf alles vorbereitet! Selbst bei guter Projektplanung gehen manchmal einige Sachen schief, die niemand voraussehen kann. Deshalb ist es besonders wichtig, dass ihr etwas Flexibilität im Plan habt, wenn z.B. auf einmal das halbe Team erkrankt.
Fazit
Gute Ressourcenplanung hängt von verschiedenen Faktoren ab. Neben realistischen Deadlines, effektiver Nutzung der verfügbaren Ressourcen sowie sinnvoller Planung der Kapazitäten, spielt besonders die korrekte Zeiterfassung eine große Rolle. Davon profitiert schlussendlich nicht nur eure Agentur und eure Angestellten, sondern auch die Kund*innen.
Mit einer Agentursoftware wie helloHQ und anderen Projektmanagement-Tools könnt ihr euch die gesamte Organisation eurer Arbeit, inklusive der Ressourcenplanung, erleichtern.
