Was ist Kanban?

Jeder kennt die Kühlschränke an Tankstellen: Nimmt man eine Dose Cola aus dem Fach, rutscht die nächste Cola nach. Ist das Fach leer erscheint ein Infotäfelchen und der Mitarbeiter der Tankstelle holt im Lager neue Cola. Er füllt den Kühlschrank wieder auf und bestellt. Bis die Lieferung kommt, reicht die Cola im Kühlschrank. Ein System, das einen Kreislauf bildet. Und dieses System ist Kanban.

Kanban = Karten.

Kanban war zunächst eine Methode zur Produktionssteuerung, die in den 1950er Jahren von dem Japaner Taiichi Ohno erfunden wurde. Der ehemalige Ingenieur bei Toyota suchte nach einer Lösung die Produktion bei gleicher oder besserer Qualität zu verkürzen und zusätzlich Engpässe zu vermeiden.
Das simple Resultat: Karten.
Oder wie er auf Japanisch sagen würde: Kanban.

Klassischerweise wurden an Produkten Karten befestigt, auf denen die wichtigsten Informationen stehen wie zum Beispiel, um welches Teil es sich handelt, in welcher Phase es sich befindet und was als nächstes zum Einsatz kommt. Dadurch wurde immer nur so viel produziert, wie benötigt wurde.

Seit 2007 wird Kanban zusätzlich zur Produktionssteuerung aber auch im Projektmanagement verwendet. Denn David Anderson übertrug die Prinzipien, indem er sie bei Projekten zur Koordination von Aufgaben an Teammitglieder anwendete. Mit Erfolg. Heutzutage ist Kanban im Projektmangement fest etabliert.

Wie funktioniert Kanban im Projektmanagement?

Bei dem Start eines Projekts entstehen mehrere Aufgaben, die es zu bewältigen gilt. Mit Kanban werden diese Aufgaben auf Karten aufgeschrieben und können auf einem Board visualisiert und geordnet werden.

Der grundlegende Aufbau eines Kanban-Boards besteht aus drei Spalten:

1. To-Do: In der linken Spalte trägt man neue Aufgaben ein, die noch nicht bearbeitet wurden.
2. Work-In-Progress: Bearbeitet man eine der Aufgaben, verschiebt man sie in die mittlere Spalte.
3. Done: Sobald eine Aufgabe vollständig erledigt wurde wird sie wiederum in die rechte Spalte verschoben.

Je nach Projekt können verschiedene Projektstufen entstehen. So ist es möglich, dass man das Kanban-Board auch auf seine individuellen Bedürfnisse anpasst.

Beispiel Videoproduktion

SO WÜRDE EIN KANBAN-BOARD BEI EINER KREATIVAGENTUR AUSSEHEN:

Ein Video wird in 7 Phasen produziert - Idee, Drehbuch, Pre-Produktion, Produktion, Post-Produktion, Sound-Design bis zum finalen Video. Diese 7 Phasen sind auf dem Kanban-Board somit 7 Spalten. Je nachdem welche Phase im Videoproduktionsprozess erledigt wurde, so wird die jeweilige Projektkarte in die nächste Phase verschoben.

Ob man diesen Prozess analog oder digital gestaltet, ist dem Nutzer überlassen. In Zeiten von Computer und Internet nehmen digitale Tools wie Trello, Kanbanize oder Proad jedoch zu. Der analoge Weg ein Kanban-Board zu gestalten wäre mit Hilfe eines Whiteboards, auf denen die Phasen in Spalten eingezeichnet sind, und Klebezetteln in verschiedenen Farben, die den Projekten zugeordnet werden. Diesen Aufbau haben auch die digitalen Boards übernommen und je nach Tool unterschiedlich dargestellt. Bevor man sich jedoch mit dem richtigen Tool beschäftigt, muss man bei Kanban noch ein paar Regeln einhalten, damit die Methode funktioniert.

6 Regeln von Kanban

Als David Anderson das klassische Kanban-Modell für das Projektmanagement umstellte, prägte er 6 Prinzipien, die beachtet werden müssen, damit Kanban funktioniert.

1. Klare Regeln aufstellen:

Jede einzelne Phase auf dem Kanban-Board muss fest definiert sein. Was ist unter jeder Phase zu verstehen? Ab wann zählt ein Projekt als done? Und wie mache ich die verschiedenen Projekte kenntlich?

2. Aufgabenlimit:

Die Anzahl der Karten sollte auf dem Board limitiert sein. So arbeitet man fokussiert und beginnt nicht mehrere Aufgaben auf einmal. Das gleiche gilt für die verschiedenen Kartenstationen - auch hier sollten Kartenlimits pro Phase festgelegt werden.

3. Workflow:

Damit das Kanban-Board funktioniert, muss das Board immer regelmäßig aktualisiert und gepflegt werden. Sorgt also dafür, dass ein stetiger Workflow entsteht.

4. Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (Kaizen):

Analysiert eure Kanban-Prozesse und optimiert sie zu jeder Zeit. Nur so könnt ihr noch besser werden und eure Arbeit effizienter machen.

Tipp: BAUT IN EUER PROJEKTMANAGEMENT TÄGLICHE STATUSMEETINGS EIN! Dazu trifft sich euer Team jeden Tag und bespricht das Kanban-Board. Begrenzt das Meeting auf 15 Minuten. So seid ihr maximal effektiv und verliert nicht den Überblick.

5. Selbstorganisation:

Alle Teammitglieder müssen eigenständig Verantwortung übernehmen können. Dazu gehört sich nicht nur vollständig auf das Projekt, sondern vor allem auf die Projektmanagement-Methode einzulassen.

6. Modelle:

Wendet verschiedene Modelle an und erweitert das Kanban-Board. Passt es auf eure Bedürfnisse an, kombiniert es mit anderen Methoden und seid dadurch produktiv.

Vorteile und Nachteile von Kanban

VORTEILE

• verständlich, durch sehr leichtes Prinzip
• nur 6 Regeln
• führt zu höherer Prozessgeschwindigkeit
• Fehler und Fehlentwicklungen in Prozessen werden schneller auffallen
• transparente Struktur
• Koordination der Aufgaben an Fachleute mit entsprechenden Kompetenzen durch das Hol-Prinzip
• kann einfach mit anderen Managementmethoden kombiniert werden
• keine einzelne Rollenverteilung

NACHTEILE

• Selbstorganisation: Team muss eigenständig arbeiten können
• Funktioniert nur wenn man klare Grenzen in Prozesse ziehen kann
• Komplexe Projekte können nicht abgebildet werden, weil Details zu viel werden (ist nur Basic)

Die Vor- und Nachteile von Kanban sind generell abhängigvomindividuellenEinsatz der Projektmanagementmethode. Ein Vorteil, der jedoch gegenüber anderen Argumenten für das Modell überwiegt ist, dass die Methode sehr simpel mit anderen Managementsystemen zu verknüpfen ist. Falls man beispielsweise ein detaillierteres Projektmanagement benötigt, kann man Kanban mit Scrum verbinden. Beide Methoden sind sich ähnlich und haben das gleiche Ziel. Scrum ist jedoch ausschließlich auf Projekte spezialisiert, hat feste Rollen der Teammitglieder und besitzt ein komplexeres Regelwerk, das ein Projektvorgeschriebenorganisiert.

Was ist Scrum?

Scrum ist eine Projektmanagementmethode, die nach einem komplexen Regelwerk funktioniert und ein Projekt in mehrere Stufen einteilt. Die Methode ist detailverliebt und koordiniert ein Projekt nach festen Vorgaben. Mehr dazu erfahrt ihr in unserem Artikel zum Thema Scrum.

Kanban Tools: Auf was muss man achten?

Klebezettel und eine Wand hat jedes Unternehmen. Möchte man seine Prozesse jedoch der digitalen Transformation anpassen, sollte man auch zu digitalen Tools greifen. Diese sind nicht nur platzsparend, sondern funktionieren durch das Internet überall, zu jeder Zeit. Bei den Tools gibt es eine große Auswahl. Wir haben drei verschiedene Varianten miteinander verglichen:

1. Trello

Das wohl populärste Kanban-Tool spricht niemals von Kanban, ist aber Kanban. Trello ist minimalistisch, einfach und schnell zu verstehen. Meldet man sich mit seiner E-Mail-Adresse an, kann man verschiedene Boards aufmachen und darauf in verschiedenen Spalten Karten verschieben. Zusätzlich dazu kann man den Karten noch individuelle Tags geben oder Bilder hochladen. Andere Teammitglieder können ebenfalls per Mail eingeladen werden und mitwirken. Mehr geht jedoch auch nicht, denn das Tool hat sich zum Ziel gesetzt wirklich nur das Nötigste abzubilden.

VORTEILE

• minimalistisch
• einfach zu verstehen
• klassisches Kanban-Prinzip
• Drag-n- Drop-Funktion der Karten

NACHTEILE

• begrenzte Möglichkeiten
• Insellösung

2. Kanbanize

In Kanbanize steckt die Methode schon im Namen. Das Tool hat sich ebenfalls auf Kanban spezialisiert und bietet im Vergleich zu Trello noch mehr Funktionen an. Das Design der Software wirkt sehr klassisch und erinnert an ein Computerprogramm.Sein Board kann man umfangreich gestalten. Dabei können viele Details eingetragen und mit Mitgliedern, die sich per E-Mail angemeldet haben, zusammengearbeitet werden. Zusätzlich zu diesen Funktionen gibt es bei Kanbanize einen Bereich, um Ergebnisseauszuwerten. Durch die Analyse des Status könnt ihr jederzeit wissen wie erfolgreich eure letzten und aktuellen Projekte sind.

VORTEILE

• detailreiche Kartengestaltung
• Analysefunktion

NACHTEILE

• komplex zu verstehen
• Design von Standard-Computerprogrammen
• Insellösung

3. Proad

Mit Proad fokussiert ihr euch mehr auf das Projektmangement, als auf die Kanban-Methode. Man arbeitet mit einem klassischen Dashboard auf dem Aufgaben in Karten organisiert werden können. Informationen wie zuständige Teammitglieder, Status, Projekt, Deadline und Budget sind übersichtlich gespeichert. Ist man mit einer Aufgabe fertig, kann der Status per Mausklick einfach auf dem Dashboard angepasst werden.Dieses Tool hat den Vorteil, dass man zusätzlich zum individuellen Projektmanagement auf seine gesamten Daten zugreifen kann. So sind Kundendaten, Projektinformationen, Budgetverwaltung bis hin zum Rechnungswesen in der Software verankert. Und ihr könnt eure Projekte vom Angebot bis zur finalen Rechnungsstellung mit einer Lösung organisieren.

VORTEILE

• verschiedene Template-Karten: Aufgaben, Termine, Zeiten etc.
• detailreiche Kartengestaltung
• individuelle Dashboardgestaltung
• keine Insellösung: Kunden-/Projektdaten, Zahldaten und Termine sind gespeichert
• Analysefunktion
• klassisches & modernes Design

NACHTEILE

• umfangreiches Tool
• Teammitglieder können nicht per E-Mail eingeladen werden, sondern benötigen einen Account

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Proad kombiniert verschiedene Management-Methoden und kennt sich bestens mit wandelnden Geschäftsprozessen, Aufgabenmangement und ständigen Optimierungsmaßnahmen aus. Wir entwickeln unser Tool permanent weiter und arbeiten zusätzlich nicht nur an Funktionen, sondern auch an Design. Mit unserem neuen Dashboard BrainHub vereinen wir erstmals die Kompetenzen Analyse und Kreativität und bietet euch damit eine einzigartige Funktion auf dem großen Markt an Management-Methoden.