Das Thema Nachhaltigkeit und der richtige Umgang mit Ressourcen haben nicht nur in Sachen Umweltbewusstsein einen hohen Stellenwert. Die richtige Planung und Verwaltung von Ressourcen ist auch essentiell für den Erfolg einer Agentur – denn mit ihr wird die optimale Auslastung von Mitarbeitern, Räumen und Material sichergestellt. Die Ressourcenplanung ist Teil des Projektmanagements und -controllings – sie bietet einen Überblick, welche Ressourcen zu welcher Zeit benötigt werden und ob sie dann auch verfügbar sind.

Unter dem Überbegriff „Ressourcen“ versammeln sich verschiedene Unterkategorien: zum Beispiel Personal, Räume und Material. Die Verfügbarkeit dieser Ressourcen muss genau geplant werden, im Folgenden erläutern wir dies am Beispiel der Ressource „Personal“.

Die Ressourcenplanung läuft grob dreistufig ab, sprich: Analyse des Ist-Zustands, Vorbereitung relevanter Maßnahmen und die konkrete Umsetzung. In der Praxis bedeutet das: Zunächst müssen alle Ressourcen einer Agentur angelegt und die Kapazitäten festgehalten werden – bei Mitarbeitern z.B. vertragliche Arbeitszeiten und Urlaube. Dann geht es in die konkrete Planung für ein Projekt: Alle benötigten Ressourcen werden für die anfallenden Aufgaben eingeplant – jeder Aufgabe wird dann der geplante Arbeitsaufwand zugeordnet. Im dritten Schritt wird ein Belegungsplan erstellt: Hieraus ist ersichtlich, an welcher Aufgabe welcher Mitarbeiter in einem bestimmten Zeitfenster arbeitet – und ob er noch Kapazitäten für die weiteren geplanten Aufgaben hat. Während des laufenden Projekts muss dann regelmäßig kontrolliert werden, ob die Auslastung der Mitarbeiter stimmt – oder ob die Planung gegebenenfalls angepasst werden muss.

Die Auslastung der Mitarbeiter und alle sonstigen Ressourcen hat man mit Hilfe einer Agentursoftware immer im Blick – und kann so leicht eine Ressourcenplanung aufstellen und diese auch regelmäßig kontrollieren.