In der Agenturbranche werden oftmals, je nach Projektart, verschiedene Formen der Vergütung eingesetzt, so auch der Retainer. Diese Art der Bezahlung variiert je nach Segment, in dem die Agentur tätig ist, und wechselt mit anderen Zahlungsmethoden, wie z.B. der erfolgsorientierten Vergütung.

Der Retainer ist dabei eine fixe monatliche Pauschale, die auf Basis des vorher kalkulierten Aufwandes von der Agentur berechnet und vom Auftraggeber meist im Folgemonat bezahlt wird. Zunächst werden mit dem Kunden die genau geplanten Aufgaben besprochen. Daraufhin berechnet die Agentur den Umfang und die Höhe des Retainers, basierend auf den geschätzten erforderlichen Stunden multipliziert mit den jeweiligen Stundensätzen der Agentur für unterschiedliche Tätigkeiten. Für den Retainer wird also ein Paket an Grundleistungen geschnürt, die von der Agentur jeden Monat regelmäßig erbracht werden (z.B. Beratung, Kreation, Programmierung, Planung, Reporting etc.).

Je nachdem in welchem Segment die Agentur tätig ist, wird der Retainer selten bis häufig als Abrechnungsmodell verwendet. Während bei klassischen Werbeagenturen immer öfter Projektetats für einzelne Services vereinbart werden, sind in der PR oder im Content Marketing Monatspauschalen eher die Regel. Eine Abrechnung auf Retainerbasis empfiehlt sich, wenn Agenturen für Kunden weitgehend gleichbleibende Leistungspakete über einen längeren Zeitraum erbringen. Unternehmen als auch Agenturen können so ihr Budget langfristig planen. Schwankungen nach oben oder unten können über mehrere Monate ausgeglichen werden.

Eine Agentursoftware ist dabei zwingend notwendig, um während eines Projektes zu überblicken, wie viel Budget innerhalb des Retainers jeweils noch zur Verfügung steht. Mit ihr lassen sich unkompliziert alle geleisteten Stunden und Tätigkeiten erfassen und addieren, um sicherzustellen, dass die Budgetkalkulation für beide Seiten stimmt.