Eure Agentur soll einwandfrei laufen? Dafür braucht es eine gute Planung der verfügbaren Ressourcen! Eine optimale Organisation von Teammitgliedern, Zeit und Budgets ist im Rahmen der Ressourcenplanung ausschlaggebend.

In diesem Artikel stellen wir euch unterschiedliche Software-Anbieter zur Ressourcenplanung vor, die euch dabei unterstützen, eure Ressourcen geschickt zu managen und Projekte erfolgreich abzuschließen. Wir machen den ultimativen Softwarevergleich für den Bereich Ressourcenplanung und helfen eurer Agentur bei der Entscheidungsfindung.

Was ist Ressourcenmanagement?

Ressourcenmanagement sorgt dafür, dass alle verfügbaren Ressourcen in eurer Agentur effektiv genutzt werden. Darunter gehören:

• Teammitglieder,
• Zeit,
• Finanzen,
• Software,
• Gegenstände (etwa Computer, Whiteboard, Fahrzeuge) und
• Räumlichkeiten.

Erfolgreiches Ressourcenmanagement umfasst:

Planung: Ihr legt mit Ressourcenplanung Ziele fest und identifiziert die dafür benötigten Ressourcen, um diese Ziele zu erreichen. Dazu gehört auch, Ressourcen zu den richtigen Projekten und Aufgaben zuzuordnen.

Organisation: Ressourcen müssen gut organisiert werden, damit sie leicht zugänglich sind, sobald sie benötigt werden. Ihr könnt beim Ressourcenmanagement Zeitpläne, Aufgabenlisten und Budgets erstellen.

Kontrolle: Die eingesetzten Ressourcen müssen während des Projektverlaufs überwacht und gesteuert werden.

Optimierung: Alle verfügbaren Ressourcen möglichst optimal einzusetzen – ohne Blockaden und Überschneidungen – ist das Hauptziel des Ressourcenmanagements. 

Methoden des Ressourcenmanagements

Ressourcenmanagement ist vielseitig. Deshalb gibt es keine Einheitslösung – vielmehr müsst ihr die Methoden finden, die am besten zu eurem Team und eurem Projekt passen.

Wichtige Methoden des Ressourcenmanagements sind:

• Aufgaben und Projekte priorisieren: Überlegt, welche Aufgaben wichtig und dringend sind und weist die Ressourcen entsprechend zu. Ihr könnt Prioritätslisten oder -kategorien nutzen, um einen Überblick über die Dringlichkeit von Projekten zu bekommen.
• Lastenausgleich und Teamzuweisung: Achtet darauf, dass jedes Teammitglied einen fairen Workload hat. Teilt die Aufgaben entsprechend den individuellen Stärken und Verfügbarkeiten ein, damit die Projekte ohne Probleme laufen.
• Prognostik und Forecasting: Anhand von bisherigen Projekten und aktuellen Trends könnt ihr Vorhersagen für zukünftige Projekte treffen. Das hilft euch, eure Ressourcen bestmöglich zu nutzen und Engpässe oder Überschüsse zu vermeiden.
• Risikomanagement: Für gutes Ressourcenmanagement ist es wichtig, dass ihr mögliche Risiken – wie unerwarteter Ressourcenverlust, Budgetüberschreitungen oder Personalausfall – im Kopf behaltet und die Ressourcen entsprechend verwaltet.
• Kommunikation und Zusammenarbeit: Effektive Kommunikation und Zusammenarbeit sind das Geheimrezept für erfolgreiches Ressourcenmanagement. Wenn das Team Informationen über das Projekt austauscht, sich regelmäßige Updates gibt und gemeinsam Lösungen für Probleme findet, steht einem effektiven Ressourcenmanagement nichts im Weg. 

Wenn ihr ohnehin mit euren eigenen Projekten beschäftigt seid, habt ihr wahrscheinlich wenig Zeit übrig, um euch zusätzlich um Ressourcenmanagement zu kümmern – zumal das aufwändig werden kann. Mit der richtigen Software zur Ressourcenplanung könnt ihr diese Prozesse erheblich vereinfachen und automatisieren. Dadurch können alle Teammitglieder effektiver arbeiten und ihr habt mehr Zeit für andere Aufgaben.

Vorteile von Software zur Ressourcenplanung

Eine Software zur Ressourcenplanung hilft euch dabei, die Ressourcen für eure Projekte zu organisieren und Engpässe zu vermeiden. Präzise Vorhersagen für Projekte lassen sich schnell und ohne großen Aufwand erstellen. 

Die Software erleichtert die Arbeit und hat viele Vorteile, da sie Planungskonflikte sofort zeigt. Ihr könnt mögliche Überschneidungen frühzeitig erkennen und rechtzeitig gegensteuern, damit eure Projekte ohne Probleme laufen.

Eine Software zur Ressourcenplanung gibt euch eine Kapazitätsübersicht, mit der ihr eure Ressourcen immer im Blick habt – ob Teammitglieder, Budgets oder Räumlichkeiten. Ihr könnt sehen, welche Ressourcen gerade frei und welche ausgelastet sind. Damit vermeidet ihr, dass Teammitglieder unter- oder überfordert werden.

Alle Teammitglieder können am selben Ort überprüfen, was wann getan werden muss. Es herrscht immer Klarheit über Rollen und Verantwortlichkeiten und Aufgaben werden nicht doppelt oder gar nicht bearbeitet.

Die Software erstellt für euch Prognosen für kommende Projekte und den geplanten Ressourceneinsatz, damit ihr strategische Entscheidungen treffen und langfristige Pläne machen könnt.

Wichtigste Funktionen einer Software zur Ressourcenplanung

Eine Software zur Ressourcenplanung hat zahlreiche Vorteile für eure Agentur. Hier sind die wichtigsten Funktionen:

• Zeiterfassung und -verwaltung: Behaltet die Arbeitszeiten von euch und eurem Team im Blick und vermeidet Überstunden.
• Projektplanung und -nachverfolgung: Plant eure Projekte und behaltet den Fortschritt im Auge.
• Kapazitätsplanung: Stellt sicher, dass niemand in eurem Team überlastet wird und die Arbeit gerecht aufgeteilt wird.
• Berichterstattung und Analyse: Optimiert eure Arbeitsprozesse, indem ihr eure Ressourcennutzung auswertet.
• Kalkulation von Arbeitsaufwand und Ausgaben: Berechnet den Arbeitsaufwand und die Kosten, die für eure Projekte anfallen.
• Kalenderfunktion: Behaltet alle kommenden Termine und Projekte im Blick.

‍

Worauf kommt es bei der Wahl einer Software zur Ressourcenplanung an?

Welche Software zur Ressourcenplanung passt am besten zu eurer Agentur? Bevor wir verschiedene Anbieter vorstellen, müssen wir erst einmal klären, worauf ihr bei der Wahl unbedingt achten solltet.

1. Passt die Software zu euren individuellen Bedürfnissen?

Wichtig ist, dass sich die Software an eure individuellen Anforderungen und Bedürfnisse anpassen lässt. Sie sollte die Funktionen haben, die ihr für eure Ressourcenplanung benötigt, ohne dass die Nutzung durch zu viele Tools unübersichtlich und kompliziert wird.

2. Weist die Software Schnittstellen zu den von euch verwendeten Programmen auf?

Damit das Onboarding leicht fälltleichtfällt und ihr nicht immer manuell die Daten zwischen Programmen eintragen und vergleichen müsst, sollten sich die von euch bereits verwendeten Programme in die Software zur Ressourcenplanung integrieren lassen.

3. Passen die Kosten für die Software in euer Budget?

Berücksichtigt die Kosten der Software – und zwar die Einmalkosten und laufende Kosten.

4. Gibt es einen zuverlässigen Support?

Guter Support ist nicht zu unterschätzen. Unterstützung beim Onboarding, Schulungen für einzelne Teams oder Hilfe bei Problemen und Fragen – wenn der Anbieter der Software guten und zuverlässigen Support bereitstellt, ist eine reibungslose Ressourcenplanung garantiert.

5. Ist es euch wichtig, dass ihr immer und überall auf die Software zugreifen könnt?

Wenn ja, dann sollte die Software cloud-basiert sein. Ihr könnt schnell von unterwegs auf Planänderungen reagieren, Ressourcen umverlagern und müsst dabei nicht auf Datensicherheit verzichten.

Tipp: Definiert vor der Wahl klare Kriterien, die eine Software zur Ressourcenplanung für eure Agentur erfüllen sollte. Wenn ihr euch bewusst seid, welche Features für euch unverzichtbar sind und welche Ziele ihr mit der Software erreichen wollt, fällt euch die Wahl leichter.

Jetzt, wo ihr wisst, worauf ihr bei der Wahl achten solltet, werden wir die gängigsten Software zur Ressourcenplanung miteinander vergleichen, damit ihr die passende Software für euch finden könnt.

Vergleich der 7 führenden Anbieter für Ressourcenplanungs-Software

1. helloHQ

helloHQ ist eine All-in-one-Software, die auf die Bedürfnisse von Agenturen jeder Größe zugeschnitten ist und euch auf dem gesamten Lebenszyklus eurer Projekte begleitet. Die Konfigurations- und Anpassungsmöglichkeiten sind besonders vielfältig. Die Software bietet eine Vielzahl an Funktionen, die euch bei der Ressourcenplanung unterstützen:

• Zeiterfassung und Urlaubsplanung,
• Kalenderfunktion mit integrierten Feiertagen,
• ein übersichtliches Dashboard,
• Auswertungs- und Controllingmöglichkeiten,
• individuelle Verfügbarkeit,
• Arbeitszeitmodelle und
• Ressourcenplanung per Drag-and-drop.

Die grafische Darstellung zeigt die aktuelle Auslastung und wo Anpassungen notwendig sind. Dank der intuitiven und präzisen Zeit- & Kostenerfassung behaltet ihr den Stand eurer Projektbudgets und Arbeitszeiten im Blick. So könnt ihr Aufgaben effektiver zuweisen und Engpässe vorbeugen.

helloHQ bietet eurem Team maximale Flexibilität mit Funktionen wie Urlaubsplanung, einem integrierten Feiertagskalender und individuellen Verfügbarkeits- und Arbeitszeitmodellen. Timings und Aufgabenpakete lassen sich direkt aus Angeboten generieren – für eine nahtlose Übersicht. Projekte bleiben im Zeitplan und Ressourcen werden bestmöglich genutzt.

Jede Agentur hat unterschiedliche Anforderungen und Bedürfnisse. Ihr könnt deshalb zusätzliche Onboarding-Pakete dazu buchen – vom S Paket für eine schnelle und unkomplizierte helloHQ-Konfiguration bis hin zum XXL Paket für größere Datenmigrationen und individuelle Schulungen.

Drei maßgeschneiderte Pakete sorgen dafür, dass helloHQ für Agenturen jeder Größe geeignet ist. Falls ihr euch von helloHQ selbst überzeugen wollt, könnt ihr eine Beratung buchen und die Software 14 Tage lang kostenlos und unverbindlich testen.

2. Deals&Projects

Deals&Projects ist eine All-in-one-Software, mit der ihr eure Ressourcen und Projekte effizient managen könnt. Perfekt geeignet für kleine Agenturen, bietet die Software eine breite Palette an Funktionen, die euch im Arbeitsalltag unterstützen:

• Zeiterfassung,
• Telefon- und Kalender-Anbindung,
• Kalenderfunktion,
• konfigurierbare Dashboards,
• Szenarienplanung,
• Deal-Pipeline mit Kanban-Ansicht und
• Anwesenheits-Widget.

Was macht Deals&Projects gerade im Bereich Ressourcenplanung so wertvoll? Eine detaillierte Zeiterfassung lässt die Teams ihre Kapazitäten besser einschätzen und Aufgaben entsprechend zuteilen. Planungsfehler werden somit reduziert. Die Software ermöglicht eine klare Sicht auf Ressourcenengpässe und hilft, Projekte rechtzeitig und im Rahmen des Budgets abzuschließen. 

Das Anwesenheits-Widget erleichtert die Überwachung der Verfügbarkeit jedes Teammitglieds und macht die Aufgabenverteilung einfacher und effizienter. Die Dashboards liefern alle notwendigen Informationen, um Projekte termingerecht und ressourcenschonend abzuwickeln.

Deals&Projects punktet mit einer Vielzahl an Schnittstellen zu anderen Programmen wie timeBro, Zapier und funnelforms. Die Software hat eine schicke und übersichtliche Benutzeroberfläche, auf der ihr alles Wichtige sofort findet – damit wird eure Arbeit so angenehm wie möglich gestaltet.

Wenn ihr neugierig seid, könnt ihr Deals&Projects unverbindlich testen. Nutzt die kostenlose Demo-Version und überprüft, wie gut sie zu eurer Agentur passt.

3. TEAMBOX

TEAMBOX ist die Lösung für große Agenturen, die nach maßgeschneiderter Effizienz suchen. Nutzt die individuellen Konfigurationsmöglichkeiten, um eure Agentur voranzutreiben und passt die Software genau an eure Bedürfnisse an. Ob ihr gerade eure Ressourcen durchplant oder das nächste große Projekt angeht – TEAMBOX bietet die Unterstützung, die ihr braucht:

• Leistungserfassung auf Arbeitspaketen und Aufgaben, 
• Personal-, Abwesenheits- und Urlaubsplanung,
• Kalenderintegration,
• Dokumentenmanagement,
• Zeiterfassung und
• Reporting.

TEAMBOX bietet Ressourcenplanung für das gesamte Team. Dank Balkenplan und Kanban-Board behaltet ihr den Überblick. Der integrierte Kalender, der unter anderem Ressourcen wie Meetingräume und Fahrzeuge berücksichtigt, vereinfacht die Planung.

Ob per Stoppuhr oder freier Zeiteintrag, die Zeiterfassung in TEAMBOX ist flexibel und intuitiv. Behaltet das Zeitkonto pro Kund*in und Projekt im Blick und profitiert von automatische Erinnerungsmeldungen und vielseitigen Auswertungsmöglichkeiten.

TEAMBOX ermöglicht Schnittstellen und Integrationen wie Microsoft 365, Zapier, Personio oder Mailchimp. Die Software bietet außerdem Support auf verschiedenen Ebenen: sei es in einem Helpcenter, auf dem Blog oder via Telefon bzw. E-Mail. 

Ihr bezahlt nur, was ihr wirklich braucht. Klingt spannend? Testet das Tool 14 Tage oder bucht einen Termin, um den perfekten Plan für euren Case zu finden.

4. Teamdeck

Teamdeck ist eine Software, mit der ihr eure Ressourcen effizient und umfassend verwalten könnt. Die Software ist einfach, übersichtlich und benutzerfreundlich. Sie ist nicht mit Funktionen überladen, sie bietet grundlegende Funktionen wie:

• Ressourcen verfolgen,
• Aufgaben zuweisen,
• Kalenderfunktion,
• Zeit- und Urlaubserfassung,
• Prognose zukünftiger Projektanforderungen und
• Vorlagen für Reporting.

Euch stehen zwei verschiedene Pakete mit unterschiedlichem Preis- und Funktionsumfang zur Verfügung. Die Software bietet eine mobile App für die Nutzung unterwegs und eine kostenlose Testversion, damit ihr Teamdeck ausprobieren könnt, bevor ihr euch für oder gegen einen Kauf entscheidet.

5. ActiveCollab

ActiveCollab ist eine All-in-one-Software für Ressourcenmanagement. Die Software erlaubt eine einfache Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern, der Teamleitung und der Kundschaft.

Sie verfügt über eine bedienungsfreundliche Oberfläche und verschiedene Funktionen zur Ressourcenverwaltung:

• Aufgabenzuweisung,
• automatisierte Aufgabenplanung,
• Reporting-Funktion,
• Zeit- und Urlaubserfassung,
• Kundenmanagement und
• Rentabilitätsanalysen.

Interaktive Gantt-Diagramme und ein Echtzeitüberblick über eure laufenden Projekte ermöglichen euch eine effektive Projektplanung und Ressourcenzuweisung.

ActiveCollab hat eine zugehörige mobile App und zahlreiche Integrationen zu anderen Programmen. Euch steht eine 14-tägige kostenlose Testversion zur Verfügung, damit ihr testen könnt, ob die Software zu eurer Agentur passt. Für kleine Projekte mit bis zu 3 Usern ist ActiveCollab kostenlos verfügbar.

‍

6. Forecast

Forecast ist eine cloud-basierte Ressourcenmanagement-Software, die euch mithilfe von Künstlicher Intelligenz bei der Ressourcenplanung unterstützt.

Die Software ist einfach zu bedienen. Sie zeigt euch eure Projekte anhand von roten Balken, die auf Doppelbuchungen oder Überschneidungen hinweisen. Weitere Funktionen sind:

• Aufgabenverwaltung,
• Kapazitätsmanagement,
• Nutzungsberichte,
• Prognosefunktion und
• Echtzeitansicht der Ressourcenauslastung.

Forecast ist attraktiv für Teams, die viele Projekte gleichzeitig bearbeiten müssen. Die Software eignet sich dafür, feste Arbeitsabläufe zu managen und passt weniger zu dynamischen und agilen Projekten.

Falls ihr Forecast in eurer Agentur ausprobieren wollt, könnt ihr 14 Tage lang die kostenlose Testversion nutzen.

7. Smartsheet

Smartsheet ist eine Online-Plattform für Agenturen, mit der ihr Ressourcen planen, verfolgen und automatisieren könnt. Die Software hat eine benutzerfreundliche Oberfläche mit Echtzeit-Gantt-Diagrammen und Dashboards, sodass ihr einen guten Überblick über eure aktuellen Projekte habt.

Smartsheet bietet Funktionen wie:

• Zeit- und Urlaubserfassung,
• detaillierte Projektübersichten,
• rollenbasierter Zugriff,
• Projektvorlagen und
• Berichterstattung.

Die Software zur Ressourcenplanung bietet drei verschiedene Pakete mit je unterschiedlichen Preisen und Funktionen an. Für Teams mit bis zu drei Personen ist die Software kostenlos. Smartsheet könnt ihr mit einer kostenlosen 14-tägigen Testversion unverbindlich ausprobieren, um herauszufinden, ob die Software zu euch passt.

‍

‍

Fazit

Ressourcenplanung ist wichtig für jede Agentur. Sie hilft euch dabei, komplexe Projekte im angedachten Zeit- und Kostenrahmen erfolgreich abzuschließen, ohne eure Teammitglieder zu überlasten.

Die vorgestellten Anbieter im Softwarevergleich bieten dabei viele hilfreiche Funktionen und Features für den Arbeitsalltag.

Wenn ihr euch für eine Software zur Ressourcenplanung entscheidet, achtet darauf, dass sie die individuellen Anforderungen und Bedürfnisse eurer Agentur erfüllt – sei es in Bezug auf Funktionen, Integration, Anpassbarkeit oder Kosten.

FAQ

Warum ist Ressourcenplanung wichtig?

Ressourcenplanung ist unverzichtbar für eure Agentur: Nur, wenn ihr begrenzte Ressourcen wir Teammitglieder, Zeit oder Geld effizient plant und einsetzt, läuft eure Projektarbeit problemlos.

Funktionen wie Zeiterfassung, Kapazitätsplanung oder Budgetprognosen helfen euch, immer den Überblick über eure Projekte zu behalten, Chaos und Konflikte zu vermeiden und eure Arbeitsprozesse zu optimieren.

Was versteht man unter Personalressourcen?

Personalressourcen bezeichnet die Teammitglieder in eurer Agentur. Sie werden als Ressource betrachtet, weil ohne sie Aufgaben und Projekte nicht erledigt werden können. Jedes Teammitglied bringt seine individuellen Kompetenzen, sein Wissen und seine Erfahrungen mit in eure Agentur ein.

Was ist eine Ressourcenprognose?

Bei einer Ressourcenprognose geht es darum, vorherzusagen und zu planen, welche Ressourcen – Personal, Budgets, Materialien etc. – für kommende Projekte oder Aufgaben gebraucht werden.

Dafür werden Daten von vergangenen Projekten, aktuelle Trends und Informationen über geplante Projekte einbezogen. Das Ziel einer Ressourcenprognose ist es, dass ihr genügend Ressourcen zur Hand habt, um eure Projekte fristgerecht und im Kostenrahmen abschließen zu können.

‍