Noch nie war New Work so relevant wie jetzt. Viele Unternehmen haben ihre Beschäftigten ins Home Office geschickt – das Agenturteam arbeitet plötzlich remote. Die Corona-Krise zeigt, dass es längst möglich ist, ortsunabhängig zusammenzuarbeiten. Statt in einem Meetingraum treffen sich Teams im Video-Call.
Wenn die Infrastruktur stimmt und passende Projektmanagement-Tools vorhanden sind, sollte die digitale Zusammenarbeit gar kein Problem sein. Zumindest in den Branchen, in denen sowieso die meiste Zeit am PC gearbeitet wird, wie beispielsweise in vielen Agenturen.
Ortsunabhängiges Arbeiten – für viele Freiberufler*innen ist das oft Realität. Und auch in einigen Agenturen war Remote Work schon vor Corona auf dem Vormarsch. In der Vergangenheit haben wir von Vätern berichtet, die im Home Office arbeiten, um ihre Kinder betreuen zu können oder von Beschäftigten, die um die Welt reisen, während sie einem ganz normalen Job in Deutschland nachgehen.
Je häufiger wir die Frage nach der Arbeitsform stellen, desto öfter stellen wir fest: Remote Work ist in viel mehr Unternehmen an der Tagesordnung als gedacht.
Schon in den letzten Jahren wurde immer wieder diskutiert, welche Rolle heutzutage eigentlich ein hohes Gehalt oder die 40-Stunden-Woche bei der Jobsuche spielen. Studien haben gezeigt, dass es vielen oftmals eher um die optimale Vereinbarkeit von Freizeit und Beruf und die eigene Selbstverwirklichung geht. Einen ausführlichen Bericht zum Thema Arbeiten in der Agentur im Zeitalter der Generation Z könnt ihr hier nachlesen.
Wir glauben: In Zukunft wird freies und selbstbestimmtes Arbeiten eine wichtige Rolle spielen – auch oder gerade in Agenturen. Wer gutes Personal halten und neue, qualifizierte Teammitglieder finden will, muss die entsprechenden Rahmenbedingungen sicherstellen. Und dazu gehört die Arbeit im Home Office und die Möglichkeit – zumindest zeitweise – als digital nomad auch mit einer Festanstellung arbeiten zu können.
Heute zeigen wir euch deshalb, wie Remote Work zum Erfolgsmodell in eurer Agentur werden kann – Tipps und Tools für die Umsetzung inklusive. Vielleicht ist die ein oder andere Idee dabei, die ihr nach Corona ausprobieren möchtet.
Arbeiten von überall auf der Welt - diese Möglichkeiten bietet euch Remote Work
Arbeiten im Home Office oder im Lieblingscafé um die Ecke
Im Prinzip könnten rund 30 % der Beschäftigten in Deutschland von Zuhause aus arbeiten und würden dies auch tun. Dies belegt eine Studie des Deutschen Instituts für Wirtschaftsforschung (DIW). In der Praxis arbeiten aber nur 12 Prozent der Arbeitnehmer*innen aus dem Home Office. Und das, obwohl ihre Arbeit problemlos aus dem heimischen Büro verrichtet werden könnte.
Woran liegt das? Das DIW geht davon aus, dass es vorrangig Arbeitgebende sind, die den Schritt in Richtung neue Arbeitsmodelle scheuen.
Dabei lohnt es sich, Abstand von festen Arbeitszeiten und vorgeschriebenen Handlungsabläufen zu nehmen. Die Stanford University hat herausgefunden, dass Remote Work die Produktivität von Mitarbeiter*innen steigert. Die Studienergebnisse belegen, dass Beschäftigte im Home Office seltener krank werden, zufriedener sind und bis zu 13 % produktiver arbeiten.
Noch dazu arbeiten Teammitglieder im privaten Büro vergleichsweise lange an beruflichen Projekten. Obwohl die meisten Überstunden nur teilweise durch Lohn oder Freizeit ausgeglichen werden, kommen Home Office-Mitarbeiter*innen im Schnitt auf 46 Wochenstunden, so die eingangs erwähnte DIW-Studie. Unglücklicher sind sie dadurch nicht, ganz im Gegenteil.
Warum die Arbeit im Home Office trotz all dieser Vorteile noch kein fester Bestandteil in den meisten Agenturen ist? Vermutlich, weil viele Arbeitgebende befürchten, dass auf einmal alle Angestellten von Zuhause aus arbeiten wollen und ein Schneeballeffekt im Unternehmen ausgelöst wird.
Nadja Mütterlein, Co-Gründerin von Remote Talents betont, dass dies keineswegs der Fall sei. Schließlich müssten Beschäftigte, die remote arbeiten, viel mehr Disziplin und Organisationsgeschick an den Tag legen. Darauf haben gar nicht alle Teammitglieder Lust.
Wer komplett unabhängig arbeitet und sich die Arbeitszeit selbst einteilt, musss sehr organisiert und diszipliniert sein. Das wollen gar nicht alle Beschäftigten.
Arbeiten vom anderen Ende der Welt? Digitale Nomad*innen
Die Arbeit aus den eigenen vier Wänden oder aus dem Lieblingscafé um die Ecke – das allein klingt für viele schon nach einer absoluten Traumvorstellung. Allzu schwierig umzusetzen ist diese „Wunschvorstellung“ eigentlich nicht. Haben es die meisten Home Office-Mitarbeitenden oft gar nicht so weit bis ins Büro der Agentur, so sind Präsenzmeetings und Anwesenheitszeiten bei Bedarf leicht realisierbar.
Schwieriger wird es, wenn die Mitarbeitenden am anderen Ende der Welt arbeiten und dann in den Tag starten, wenn das Office in Deutschland die Türen schließt. Digitale Nomad*innen oder digital nomad heißen all diejenigen, die den Traum vom unabhängigen Arbeiten besonders intensiv ausleben und sich das improvisierte Büro an den schönsten Stränden dieser Welt einrichten.
Digital nomad trotz Festanstellung? Da sich das Arbeitsmodell auch zeitweise (meist für ein bis drei Monate) umsetzen lässt, muss man nicht zwangsläufig Freelancer*in sein, um Arbeit und Reisen zu verbinden. Vor allem projektbasierte Arbeiten und all jene Tätigkeiten, die nicht zwingend Präsenz erfordern (z.B. Webentwicklung, Marketing), können auch von unterwegs aus erledigt werden.
Inzwischen gibt es schon Unternehmen, die sich darauf spezialisiert haben, Festangestellten den Weg in das digitale Nomadentum zu vereinfachen. Organisation und Durchführung der „Arbeitsreise“ übernehmen diese Firmen, die Agentur muss nichts weiter tun, als die Mitarbeiter*innen in die Obhut der Remote-Experten zu entlassen. Nadja Mütterlein, Gründerin von Remote Talents, betont die Vorteile für beide Seiten:
„Man kann sich gar nicht vorstellen, wie vielfältig die Möglichkeiten sind, bis man es selbst erlebt hat. Die Impulse, die durch interessante Vorträge oder verschiedenen Workshops gegeben werden, sind unglaublich. Vor allem an den Hotspots der digitalen Nomad*innen, wie z.B. in Chiang Mai, ballt sich das Wissen aus den unterschiedlichsten Bereichen. Das muss man einfach selbst erleben!“, Nadja Mütterlein
Workations für die ganze Agentur
Wer das eigene Unternehmen für Denkanstöße öffnen möchte oder einfach mal Bock auf einen Tapetenwechsel hat, kann auch das ganze Büro für einen begrenzten Zeitraum an einen fremden Ort verlegen. Was total verrückt klingt, nennt sich Workation und ist ein moderner Lösungsansatz für besonders mutige Firmen. Eine Workation kann dabei wenige Tage oder eine ganze Woche andauern und theoretisch überall stattfinden. Auch hier gibt es Firmen, die beratend und organisatorisch zur Seite stehen.
Die Vorteile bleiben die gleichen: Frischer Wind und neue Motivation werden in die Agentur getragen. Noch dazu können alle Teammitglieder austesten, ob ihnen das Modell Remote Work überhaupt zusagt. Und da eine Workation in einem klar abgesteckten Zeitraum stattfindet, lohnt es sich, in diesem Rahmen ein eigenes Projekt anzugehen. Dies kann ein neues Produkt, ein Relaunch, oder die Ausarbeitung eines bestimmten Konzepts sein.
Remote Work in der Praxis: Diese Agenturen machen es vor
Kritische Stimmen bemängeln, dass Remote Work in der Theorie super klingt, aber nur selten darüber gesprochen wird, wie diese neue Arbeitsform nun konkret in Agenturen (Freiberufler*innen ausgenommen) umgesetzt wird. Ein Vorwurf liegt vor allem darin begründet, dass es nur wenige Erfahrungswerte gibt, auf die zurückgegriffen werden kann. Eine Best Practice gibt es einfach noch nicht.
Agenturen, die sich für Remote Work als Arbeitsmodell entscheiden, müssen es selbst ausprobieren, dazulernen und mit gutem Beispiel voranschreiten.
“Während es meist Freelancer sind, die von unterwegs arbeiten, gibt es für Festangestellte keine Best Practice, an der man sich orientieren könnte. Die Unternehmen müssen den Mut aufbringen, etwas Neues und Unbekanntes zu wagen und aus der eigenen Erfahrung lernen. Das kostet erst einmal Überwindung”, sagt Anna Schüler
Natürlich sind inzwischen schon einige Arbeitgebende bekannt, die Remote Working zu einem festen Bestandteil des Arbeitsalltags gemacht haben. Zu nennen ist hier u.a. die Agentur undpaul aus Hannover (mit weiterem Standort in München). Die Väter des Teams arbeiten zu einem Großteil in Vollzeit und aus dem heimischen Büro. Co-Geschäftsführer Johannes Haseitl ist selbst Vater und weiß, wie wertvoll die Flexibilität ist, die Remote Work bietet.
Auch bei Pier2Port setzt man seit Jahren auf die Integration des Home Office, national wie international. Was aus Platzmangel entstand, entwickelte sich zu einer vorteilhaften Arbeitsform.
Auch das Team von Leankoala aus Hamburg arbeitet größtenteils remote.
Checkliste: Remote Work in der eigenen Agentur etablieren? So klappt es!
Fragt man andere Agenturen oder uns nach dem Erfolgsgeheimnis von Remote Work, so lautet die Antwort in den allermeisten Fällen: Learning by Doing. Wer seine Mitarbeitenden als digitale Nomad*innen auf die Reise schicken will oder Home Office zu einem konstanten Bestandteil des Berufsalltags machen möchte, muss dies zwangläufig selbst ausprobieren und aus den eigenen Erfahrungen lernen.
Nichtsdestotrotz gibt es viele Tipps und Ratschläge, die man mit auf den Weg nehmen kann und die dabei helfen, Remote Working zu organisieren. Ratsam ist es, alle Tipps und Erfahrungswerte innerhalb der Agentur zu dokumentieren. Das hilft, wenn ein anderes Teammitglied ins Home Office geht oder zeitweise zum digital nomad wird. Bestenfalls entsteht intern ein kleiner Guide.
Projekte im Vorfeld so detailliert wie möglich abstecken
Wenn ein*e Mitarbeiter*in im Homeoffice sitzt oder dank Zeitverschiebung dann arbeitet, wenn der oder die Projektverantwortliche schläft, fallen kurzfristige Abstimmungen weg. Gemeinsam einen Kaffee schlürfen und über das aktuelle Projekt plaudern? Das gibt es beim Remote Working nicht. Daher ist es besonders wichtig, Projekte und Aufgaben intensiv zu briefen und genau abzustimmen, was zu tun ist.
Wir haben die Erfahrung gemacht, dass es hilfreich ist, wenn das jeweilige Teammitglied an verschiedenen Projekten arbeitet. Und auch an solchen, die ohne kurzfristige Abstimmung oder offline weiterbearbeitet werden können. Vor allem Digitale Nomad*innen, die am anderen Ende der Welt sitzen und kurzfristig keine funktionsfähige Internetverbindung aufbauen können, haben dann immer noch eine Aufgabe, an der sie weiterarbeiten können.
Vertrauen geben und verantwortungsvoll damit umgehen
Zu arbeiten, wann und wo man möchte, ist ein sehr komfortabler Zustand. Trotzdem vertraut die Agentur darauf, dass der oder die Kreative die Arbeit erledigt und rechtzeitig fertigstellt. Ob und inwieweit man den Arbeitsfortschritt dokumentiert, bleibt dabei jeder Agentur selbst überlassen.
Am Anfang mag es ungewohnt sein, nicht jeden Arbeitsschritt zu kontrollieren und den Mitarbeiter*innen größere Freiheiten zu geben. So vertraut man ganz allein darauf, dass die Angestellten selbstständig eine Lösung finden, um ihre Arbeit bestmöglich zu erledigen.
Geeignete Arbeitsräume finden und flexibel mit technischen Umständen umgehen
Wer remote arbeitet, kann theoretisch von überall arbeiten: Im Schlafanzug aus dem Bett, eingekuschelt auf dem Sofa, im belebten Café drei Straßen weiter oder im Wohnzimmer bei Freund*innen, die man spontan besucht. Trotz all dieser Freiheiten ist es ratsam, eine mehr oder weniger feste Arbeitsroutine zu entwickeln und geeignete Arbeitsplätze zu finden, an denen man auch wirklich produktiv arbeiten kann (z.B. drei feste Orte, die dem Arbeiten dienen und auch überwiegend für diesen Zweck genutzt werden).
Diese Trennung hilft Teammitgliedern u.a. auch dabei, Freizeit und Beruf zu trennen und nicht vollends zu vermischen. Denn die Erfahrung zeigt: Oft ist es für Remote Worker schwierig, diese Trennlinie zu ziehen und festzulegen, wo Arbeit aufhört und Freizeit anfängt.
Feste Arbeitszeiten einrichten
Dass viele Kreative theoretisch auch erst am Mittag anfangen könnten zu arbeiten, bedeutet keinesfalls, dass man am Ende weniger Arbeit zu erledigen hätte. Ähnlich wie bei den festen Arbeitsräumen, sollte man daher feste Kernarbeitszeiten festlegen, abgestimmt auf die individuellen Konzentrationsphasen (einige sind z.B. am Abend nochmal besonders produktiv) und persönliche Bedürfnisse und Termine (Kinder, Mittagessen, Ruhephasen etc.). Denkbar wären z.B. zwei Stunden am Morgen und sechs am Nachmittag.
Darüber hinaus gibt es feste Termine und Meetings, bei denen auch der oder die Remote-Mitarbeiter*in anwesend sein muss. Hier gilt für Agentur und Mitarbeitende gleichermaßen: Vorab entscheiden, wann Abstimmungen stattfinden, Feedback eingeholt wird und Termine mit anderen Teammitgliedern notwendig sind. Ein Lösungsansatz ist ein fester Office-Tag, den das digitale Teammitglied einhält.
Arbeiten im Home Office: helloHQ macht's möglich!
Ganz gleich, ob es sich im Home Office um Freiberufler*innen oder Festangestellte handelt, um einen oder um alle Mitarbeitenden – damit Remote Work klappt, muss neben der Einstellung vor allem eines stimmen: die Infrastruktur. Tools, welche euch im Arbeitsalltag unterstützen und hybrides Arbeiten erleichtern, sind unablässig.
helloHQ ist eine moderne Agentursoftware, die euch bei der Verwaltung eurer Projekte hilft und eure Daten sicher an einem Ort speichert. Durch die Digitalisierung der verschiedenen Prozesse ist die Software hochaktuell und an Remote-Arbeit angepasst.
Die cloud-basierte All-in-One Agentursoftware eignet sich für jegliche Projekte und Jobs eurer Agentur und kann individuell an eure Bedürfnisse angepasst werden.
Die wichtigsten Funktionen der All-in-One Agentursoftware im Blick
- Individuelles Dashboard
- Über das individuell anpassbare Dashboard könnt ihr auf aktuelle Projekte und jegliche Informationen zugreifen
- Customer Relationship Management (CRM)
- Über das effiziente Kundenmanagement werden sämtliche Kundenkontakte an einem Ort zusammengeführt. Die integrierte Kommunikationsverwaltung und der Sales-Forecast helfen euch, jeden Kundenkontakt im Blick zu behalten.
- Zeiterfassung
- Mithilfe von Zeiterfassung per Stoppuhr, Stundenbuchung und automatische Zeiterfassung mit timeBro könnt ihr Zeiten ganz einfach erfassen. Erstellt Abwesenheits- und Arbeitszeitkonten von Zuhause, unterwegs oder im Büro.
- Projektplanung
- Erstellt übersichtliche Zeitpläne, stellt Projekte als Gantt-Chart oder Kanban Boards dar und gestaltet die Gesamtansicht eurer Projekte so individuell wie möglich.
- Ressourcenplanung
- Mit dem integrierten Kalender behaltet ihr stets den Überblick über die Auslastung und Kapazität bzw. Verfügbarkeit eures Teams. Berücksichtigt Arbeits- und Urlaubszeiten und identifiziert und behebt Engpässe rechtzeitig.
- Abrechnung und Budgets
- Bei der Agentursoftware helloHQ könnt ihr eure Abrechnung je nach Projekt unterschiedlich gestalten und habt so eure Marge und den Stand eurer Projektbudgets immer im Blick. Erstellt Budgets aus Angeboten und Vorlagen, erfasst Fremd- und Zusatzkosten und vollzieht direkte Abrechnungen.
Durch die vielen Konfigurationsmöglichkeiten und Funktionalitäten ist helloHQ eine besonders flexible Software, die ihr individuell an eure Agentur anpassen könnt. Je nachdem, wie viele Teammitglieder diese nutzen, könnt ihr einfach einen für euch passenden Plan auswählen, die Agentursoftware nutzen und in eure vorhandenen Tools integrieren.
So gewährleistet ihr einen optimalen Workflow, habt eure Projekte und Ressourcen stets im Blick und seid gut an die sich stetig wandelnden Arbeitsmethoden angepasst.
Fazit
Im Laufe der letzten Jahre hat sich immer deutlicher gezeigt, wie wertvoll und auch notwendig Remote Work für den modernen Arbeitsalltag ist. Die Welt wird digitaler, Kommunikation verläuft schneller, Connections über große Entfernungen werden möglich und die Menschen flexibler.
Verschiedenste Tools ermöglichen die Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern aus dem Office und Teammitgliedern zu Hause, am Strand, in der S-Bahn und überall sonst auf der ganzen Welt.
Vertrauen, Selbstdisziplin und regelmäßige Kommunikation haben oberste Priorität für funktionierendes Remote Working. Werden diese Punkte befolgt, steht der flexiblen Arbeit neben genügend Freizeit und „normalem“ Alltag nichts mehr im Weg.
