Die besten Produkte oder Dienstleistungen benötigen einen entscheidenden Schritt, um den Weg zur Kundschaft zu finden: das Angebot. Ohne ein gutes und professionelles Angebot gibt es keine Aufträge. Das macht eine fristgerechte und präzise Angebotserstellung so wichtig. Gute Angebote wirken professionell und können langfristig das Vertrauen von eurer Kundschaft in eure Agentur stärken.
Eine Software zur Angebotserstellung macht das Erstellen fehlerfreier und attraktiver Angebote zum Kinderspiel. Die passende Software aus der Vielzahl an verfügbaren Anbietern zu finden, kann eine echte Herausforderung sein. In diesem Artikel machen wir den ultimativen Softwarevergleich für den Bereich der Angebotserstellung, um euch die Wahl zu erleichtern!
Wie erstelle ich Angebote?
Attraktive und überzeugende Angebote sind ausschlaggebend für eine erfolgreiche Agentur. Hier findet ihr eine Step-by-Step-Anleitung:
- Informationen über die Kundschaft sammeln: Sammelt vor Beginn der Angebotserstellung so viele relevante Informationen über eure Kundschaft wie möglich. Darunter fallen neben grundlegenden Kontaktdaten auch spezielle Wünsche oder Anforderungen, die das Angebot beeinflussen können. Je besser ihr eure Kundschaft kennt, desto gezielter und überzeugender könnt ihr das Angebot gestalten.
- Angebot in einem Textprogramm anlegen: Als Nächstes müsst ihr mithilfe von Textprogrammen wie Word oder Google Docs euer Dokument anlegen und formatieren. Achtet darauf, dass das Format euren bisherigen Angeboten entspricht und passt das Design an eure Corporate Identity an, inklusive Schriftart, Farben und Logo.
- Kontaktinformationen hinzufügen: Schreibt die vollständigen und korrekten Kontaktinformationen von euch und von eurer Kundschaft in das Angebot.
- Schriftliches Angebot erstellen: Das Angebot soll alle wichtigen Infos zu euren Produkten oder Dienstleistungen, Kosten und Zahlungsmöglichkeiten umfassen. – und zwar so, dass keine Fragen offenbleiben.
- Proofreading: Die manuelle Erstellung von Angeboten kann leicht zu Fehlern führen. Es ist wichtig, das Angebot sorgfältig durchzulesen und sicherzustellen, dass es fehlerfrei ist. Ein fehlerhaftes Angebot macht keinen guten Eindruck.
- Angebot versenden: Wenn ihr das Angebot erstellt habt, müsst ihr es nur noch versenden. Das geht in der Regel schnell und sicher per E-Mail oder in anderen Fällen per Post.
- Angebot nachverfolgen: Damit ist die Arbeit noch nicht getan: Kontrolliert, ob das Angebot angekommen ist und ob es gelesen wurde.
Ihr wisst jetzt, wie ihr ein Angebot erstellen könnt, aber ihr habt sicher schon gemerkt, dass es sehr zeitaufwendig ist. Manuell erstellte Angebote benötigen Zeit und bergen das Risiko von Fehlern.
Softwaregestützte Angebotserstellung spart euch enorm viel Zeit und Mühe. Der Angebotserstellungsprozess kann automatisiert und optimiert werden, damit ihr nicht jedes Mal von vorn anfangen müsst.
Eine Software zur Angebotserstellung verkürzt den Arbeitsaufwand für euch enorm. Wenn ihr eine Software verwendet, besteht die Angebotserstellung lediglich aus 3 Schritten:
- Informationen über die Kundschaft sammeln: Je mehr ihr über eure Kundschaft wisst, desto überzeugender ist euer Angebot.
- Vorlage auswählen: Die Software stellt euch fertig formatierte Angebotsdokumente zur Verfügung. Ihr müsst nur die passende Vorlage auswählen.
- An das Produkt und die Kundschaft anpassen: Fügt die individuellen Informationen manuell hinzu oder wählt aus einer Kunden- und Produktdatenbank aus.
Tipp: Viele Anbieter von Software zur Angebotserstellung ermöglichen es, vorhandene Vorlagen in die Software einzufügen. Wenn ihr bereits ein bestimmtes Design verwendet, könnt ihr das mit einer Software zur Angebotserstellung weiterhin tun.
Fertig! Die Software zur Angebotserstellung übernimmt für euch den Rest. Das Verfassen, das Formatieren, die Nachverfolgung – all das läuft automatisch.
Vorteile, Angebote mit einer Software zu schreiben
Angebote mit einer Software zur Angebotserstellung zu schreiben, ist sehr viel effizienter, als es manuell zu machen. Vorlagen und Automatisierungsfunktionen unterstützen euch dabei.
Die Software sorgt für Konsistenz bei euren Angeboten. Eure Agentur wirkt professioneller, wenn Dokumente einheitlich formatiert und gebrandet sind. Das stärkt das Vertrauen eurer Kundschaft.
Menschliche Fehler werden minimiert – ob Tippfehler, Verwechslungen oder falsche Rechnungen: Eine Software zur Angebotserstellung prüft eure Angebote und sorgt dafür, dass sie möglichst fehlerfrei und zuverlässig sind.
Die Software kann nahtlos in CRM- und Buchhaltungssysteme integriert werden. Informationen über die Kundschaft werden automatisch ins Angebot eingefügt und abgeschlossene Deals landen ohne Umweg und manuellem Aufwand direkt in der Buchhaltung.
Alle erstellten Angebote können zentral in der Software gespeichert werden. Wenn ihr auf früher erstellte Angebote zurückgreifen müsst, ist das kein Problem – mit einer Software zur Angebotserstellung habt ihr immer schnellen Zugang dazu.
Ihr seid international tätig? Eine passende Software ermöglicht euch, Angebote in verschiedenen Sprachen zu erstellen. Ihr könnt eure Kundschaft in der von ihnen bevorzugten Sprache ansprechen und die Kundenbeziehung verbessern.
Eine Software zur Angebotserstellung erleichtert euch den gesamten Angebotsprozess erheblich: Sie spart Zeit, reduziert Fehler und erhöht das Vertrauen der Kundschaft in euch. Eure Agentur kann mithilfe der Software professionelle und effektive Angebote erstellen.
Wichtigste Funktionen von Software zur Angebotserstellung
Angebotsvorbereitung
Eine Software zur Angebotserstellung sorgt für einen reibungslosen Angebotserstellungsprozess. Die wichtigsten Funktionen im Überblick:
- Behaltet dank Kundendatenmanagement und -historie den Überblick über eure Kundschaft.
- Nutzt anpassbare Vorlagen für maximale Zeiteffizienz und ein einheitliches Layout.
- Bleibt auf dem neuesten Stand mit Integrationen von Produkt- oder Dienstleistungsdatenbanken.
- Stellt mit der automatisierten Kontaktaufnahme sicher, dass eure Angebote bei den richtigen Leuten ankommen.
Angebotsoptimierung
Eine Software zur Angebotserstellung unterstützt euch mit verschiedenen Features dabei, eure Angebote zu optimieren:
- Automatisierte Berechnungen lösen selbst komplexe Gleichungen – Preise, Steuern und Rabatte werden immer korrekt angegeben.
- Eine Software ermöglicht euch eine dynamische Preisgestaltung, die sich an die Bedürfnisse eurer Kundschaft anpasst.
- Eine Versionskontrolle stellt sicher, dass immer die aktuellste Version verschickt wird.
Worauf kommt es bei der Wahl einer Software zur Angebotserstellung an?
Eine Software zur Angebotserstellung in eurer Agentur lohnt sich. Wir erklären euch, worauf ihr bei der Auswahl einer Software achten solltet.
Die Software zur Angebotserstellung sollte …
1. … eure individuellen Anforderungen erfüllen.
Das Wichtigste ist, dass die Software genau zu den Bedürfnissen eurer Agentur passt. Ob ihr nur die grundlegenden Funktionen benötigt oder zusätzliche Features wünscht – stellt sicher, dass die Software genau das bietet, wonach ihr sucht.
2. … Schnittstellen zu den von euch verwendeten Programmen haben.
Integrationen mit anderen Programmen wie CRM- oder Buchhaltungssysteme sind wichtig, damit der Prozess der Angebotserstellung möglichst reibungslos und automatisch abläuft.
3. … in euer Budget passen.
Die Kosten für die Software zur Angebotserstellung sollten dem Nutzen für eure Agentur entsprechen. Haltet neben den Einmalkosten die laufenden Kosten im Blick.
4. … von einem zuverlässigen Support begleitet werden.
Der Anbieter sollte einen zuverlässigen Support ohne zusätzliche Kosten anbieten, damit Probleme schnell gelöst und Fragen direkt beantwortet werden können.
Verschiedene Anbieter erfüllen je unterschiedliche Anforderungen. Um herauszufinden, welcher Anbieter am besten zu eurer Agentur passt, lohnt sich ein Softwarevergleich für den Bereich der Angebotserstellung zu machen.
Vergleich der 7 führenden Anbieter von Software zur Angebotserstellung auf dem Markt
1. helloHQ
helloHQ ist die All-in-one-Lösung für Teams ab 3 Personen und bietet genau das, was ihr für eine effiziente und professionelle Angebotserstellung benötigt:
- zentrale Kontaktdatenbank für Agenturen und Ansprechpartner*innen,
- Angebotskalkulation,
- Kontaktsynchronisation mit Microsoft Exchange,
- Leadpipeline zur Nachverfolgung neuer Projekte von Anfang an,
- integrierter Sales-Forecast,
- anpassbares Design der Belege bis zur eigenen Schriftart,
- Erstellung der Projektaufgaben aus dem Angebot,
- lückenlose Verknüpfung vom Angebot bis zur Mahnung und
- beliebige Währungen und Steuersätze.
helloHQ bietet eine reibungslose Integration mit verschiedenen Programmen wie Personio, Zapier und JIRA. Je nach Größe eurer Agentur stehen euch verschiedene Onboarding-Pakete zur Verfügung. Der Einstieg gelingt in jedem Fall problemlos.
Datenschutz ist ein wichtiges Kriterium bei der Angebotserstellung. helloHQ garantiert die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen: Die Software ist DSGVO-konform und verfügt über Serverstandorte in Europa mit ISO-27001-Zertifizierung.
Bei Fragen könnt ihr euch auf den umfassenden Support von helloHQ verlassen, der euch ohne Zusatzkosten zur Verfügung steht. Um euch zu überzeugen, könnt ihr helloHQ 14 Tage lang kostenlos testen oder euch vorerst beraten lassen.
2. Deals&Projects
Deals&Projects ist eine All-in-one-Software speziell für keine Agenturen, die euren kompletten Agenturalltag erleichtert. Sie bietet verschiedene Funktionen, die bei der Angebotserstellung helfen:
- Deal-Pipeline mit Kanban-Ansicht,
- Wiedervorlagen und Erinnerungen,
- Angebote und Auftragsbestätigung in eigener Corporate Identity,
- starkes CRM für eine einfache Kontaktverwaltung,
- chronologischer Kommunikations- und Projektverlauf in der Historie,
- E-Mail-Integration und
- Umsatz-Prognosen.
Deals&Projects bietet euch vier wichtige Features, um die Arbeit mit der Software so einfach wie möglich zu gestalten:
- Die Software hat zahlreiche Integrationen in andere Programme wie timeBro, Zapier und funnelform.
- Die Software ist individuell anpassbar. Optimiert eure Abläufe und passt die Software an eure Bedürfnisse an. Sei es durch eigene Felder, anpassbare Kategorien oder Vorlagen.
- Ihr könnt euch ein Onboarding-Paket dazu buchen, in dem euch alles Wichtige – von Konfiguration bis zu Tipps und Tricks zur Optimierung – verständlich vermittelt wird.
- Daten sind sicher und DSGVO-konform verschlüsselt.
Wenn ihr neugierig seid, könnt ihr Deals&Projects unverbindlich testen und eine Beratung buchen. Nutzt die kostenlose Demo-Version und überprüft, wie gut die Software zu eurer Agentur passt.
3. TEAMBOX
TEAMBOX ist die All-in-one-Lösung für Agenturen mit großen Teams, speziell ausgerichtet darauf, euch bei einer effizienten und professionellen Angebotserstellung zu unterstützen:
- umfassendes Controlling,
- E-Mail-Anbindung,
- Dokumentenmanagement,
- Kommentarfunktionen,
- verschiedene Währungen für internationale Angebote,
- automatisierte Erinnerungsmeldungen und
- Angebote basierend auf realen Arbeitszeiten.
Einer der Hauptvorteile von TEAMBOX ist, dass die Angebotserstellung nahtlos in euren Arbeitsalltag integriert wird. Ihr könnt in nur wenigen Klicks professionelle und individuelle Angebote erstellen. Durch die E-Mail-Anbindung lassen sich die gesamte Kommunikation dokumentieren und Angebote direkt an eure Kundschaft senden, ohne die Plattform zu verlassen.
Fügt Anmerkungen zu Angeboten hinzu und bleibt dabei stets im Teamdialog. Ob es um Änderungsanfragen, Feedback oder interne Anmerkungen geht – alles ist zentralisiert und leicht zugänglich.
Bei Fragen steht euch der umfangreiche Support von TEAMBOX zur Seite. Bucht vorab ein Beratungsgespräch und testet die Software unverbindlich und kostenlos.
4. Bidsketch
Bidsketch ist eine Software zur Angebotserstellung, die besonders für Design- und Marketing-Agenturen geeignet ist. Die Software bietet viele Funktionen, die euch dabei helfen, professionelle Angebote zu erstellen:
- E-Signature-Feature,
- Angebotsvorlagen,
- webbasierte Angebotsanalysen,
- Client Landingpage und
- Daten wie Inhalte, Gebühren und Designs einfügen.
Die Software lässt sich mit vielen anderen Programmen verbinden, etwa Zapier, Harvest, SignWell und Salesforce. Sie bietet 3 verschiedene Pakete an, für Teams mit bis zu 8 Personen.
Bidsketch könnt ihr 14 Tage lang kostenlos ausprobieren, bevor ihr euch entscheidet.
5. GetAccept
GetAccept hat sich darauf spezialisiert, den Angebots- und Vertragsprozess zu optimieren und zu digitalisieren. Die Software bietet eine Vielzahl von Funktionen, um eure Agentur dabei zu unterstützen, eure Verkaufsprozesse zu verbessern. Die wichtigsten Features sind:
- E-Signature-Feature,
- Verfolgung von Dokumenten,
- Personalisierung von Dokumenten und Angeboten,
- Angebotsvorlagen,
- Einbauen von Videopräsentationen und
- Analyse und Berichterstattung.
GetAccept hat zahlreiche Schnittstellen zu anderen Programmen wie HubSpot, freshsales, pipedrive und Google Mail, um eine nahtlose Integration in eure Agentur zu gewährleisten. Für unterwegs gibt es eine mobile App.
Die Software bietet 4 verschiedene Pakete, die sich je nach Preis- und Funktionsumfang unterscheiden. Wenn ihr GetAccept ausprobieren möchtet, könnt ihr unverbindlich die 14-tägige kostenlose Demo-Version testen.
6. Loopio
Loopio ist eine Software, die speziell für das RFP- (Request for Proposal) und das RFQ- (Request for Quotation) Management entwickelt wurde. Sie bietet viele Funktionen, um diesen Prozess zu vereinfachen und zu optimieren:
- Angebotsdokumente erstellen und individualisieren,
- Inhalte und Angebote automatisch erstellen lassen und
- Analyse und Berichterstattung.
Loopio eignet sich hauptsächlich dafür, schnell und unkompliziert RFPs und RFQs zu erstellen. Ihr könnt kostenlos eine 15-minütige Beratung anfordern, um herauszufinden, ob Loopio sich für eure Agentur eignet.
Die Preise für Loopio hängen sehr stark von euren individuellen Anforderungen ab. Es gibt vier Pakete, die sich in ihrem Funktionsumfang unterscheiden. Eine Preisanfrage via E-Mail ist notwendig für eine genaue Preisauskunft
7. Nusii
Nusii ist spezialisiert auf Agenturen im kreativen Bereich, die Angebote erstellen und verwalten müssen. Die Software bietet verschiedene Funktionen zur Erstellung von professionellen und überzeugenden Angeboten:
- individualisierbare Angebotsvorlagen,
- Angebote verfolgen,
- E-Signature-Feature,
- Kundenprofile und -historien verwalten und
- Analyse und Berichterstattung.
Ein benutzerfreundliches Design und zahlreiche Schnittstellen mit Programmen wie HubSport, Pabbly, Slack und Stripe erleichtern den Umgang mit Nusii.
Nusii bietet drei Pakete in verschiedenen Größen, aus denen ihr das für euch passendste Angebot auswählen könnt. Unabhängig von der Wahl des Paketes spendet Nusii 1 % des Preises an nachhaltige Projekte.
Ihr könnt die 14-tägige Testversion unverbindlich nutzen, um herauszufinden, ob Nusii euch bei der Erstellung eurer Angebote unterstützen kann.
Software zur Angebotserstellung im Überblick
Fazit
Eine Software zur Angebotserstellung leistet einen entscheidenden Beitrag dafür, dass eure Agentur effizienter und professioneller agiert. Die Features dieser Software – von Vorlagenmanagement bis zu individualisierbaren Designs und automatisierten Berechnungen – unterstützen euch während des gesamten Angebotsprozesses.
Das breite Angebot an Software macht deutlich, dass es keine One-Size-Fits-All-Lösung gibt, die zu jeder Agentur passt. Es ist umso wichtiger, dass ihr bei der Wahl der passenden Software eure individuellen Bedürfnisse im Auge behaltet und verschiedene Software zur Angebotserstellung miteinander vergleicht.
FAQ
Wie unterscheidet sich die Software zur Angebotserstellung von einer klassischen Buchhaltungssoftware?
Eine Software zur Angebotserstellung erstellt professionelle Angebote für eure Kundschaft. Sie automatisiert und optimiert euren Angebotsprozess, inklusive Design, Preisgestaltung und Kundendatenmanagement.
Klassische Buchhaltungssoftware dagegen konzentriert sich darauf, die Finanzen zu verwalten. Sie kümmert sich um die Einnahmen, Ausgaben und das Steuermanagement eurer Agentur.
Kann ich vorhandene Angebotsvorlagen in die Software importieren?
Ja, die meisten Anbieter von Software zur Angebotserstellung ermöglichen es, vorhandene Vorlagen in die Software zu importieren. Das heißt, wenn eure Agentur schon eigene Vorlagen hat, könnt ihr euch eine Software zur Angebotserstellung holen, ohne eure bestehenden Angebotsdesigns aufgeben zu müssen.
Sind Software zur Angebotserstellung sicher für die Speicherung von Kundendaten?
Datenschutz ist ein wichtiges Kriterium für jede Software zur Angebotserstellung. Die meisten Anbieter sind DSGVO-konform, das heißt, sie erfüllen die EU-Datenschutz-Grundverordnung. Prüft vor der Wahl einer Software vorsichtshalber die Datenschutzrichtlinien und Sicherheitsmaßnahmen, um eurer Kundschaft Datensicherheit zu gewährleisten.
