Zeiterfassung Dienstreisen
Dienstreisen gehören in vielen Jobs dazu: Arbeitnehmende reisen zu verschiedenen Standorten, denn der persönliche Kontakt zum Beispiel zur Kundschaft ist essenziell. Dabei unterscheidet sich die Regelung der Arbeitszeit zur Arbeit am festen Standort.
Wie kann also eine korrekte Erfassung der Arbeitszeit gewährleistet werden? Schließlich soll die Dienstreise fair und transparent dokumentiert und angerechnet werden. Unklare Arbeitszeitregelungen und fehlende allgemeine Gültigkeiten erschweren jedoch die Zeiterfassung bei Dienstreisen.
Daher haben wir euch im Folgenden die wichtigsten Informationen zusammengefasst. Was solltet ihr bei der Zeiterfassung beachten, wie sind die Fahrtzeiten geregelt und was für Möglichkeiten gibt es? All das erfahrt ihr in diesem Artikel.
Eine kurze Definition der Dienstreise
Um euch ein klares Bild davon zu geben, wovon die Rede ist, möchten wir erst einmal den Begriff der Dienstreise klären. Laut dem Bundesreisekostengesetz bezieht sich eine Dienstreise auf geschäftliche Tätigkeiten für das Unternehmen, die jedoch außerhalb des Geschäftsstandortes getätigt werden. In manchen Fällen auch außerhalb der regulären Arbeitszeiten.
Dienstreisen müssen immer ausdrücklich angeordnet sein, denn Dienstreisen sollten nicht unbegründet stattfinden. Ihre Notwendigkeit ist ein wichtiger Maßstab, dazu zählen beispielsweise Kundentermine oder andere Meetings, die außerhalb des Unternehmens erfolgen.
Regelung der Arbeitszeiten bei Dienstreisen
Anders als bei der Arbeit vor Ort gibt es bei der Dienstreise keine genau definierten Arbeitszeiten. Auch was zur Arbeitszeit gezählt wird und was als Ruhezeit gilt, ist nicht einheitlich festgelegt. Es passiert somit schnell, dass ihr auf Dienstreisen Überstunden leistet. Daher sind hier eine gute Kommunikation mit der Geschäftsleitung und eine genaue Dokumentation besonders wichtig.
Es ist immer individuell zu klären, was als Arbeitszeit angerechnet wird. Das gilt vor allem für Dienstreisen, die beispielsweise am Wochenende oder weiter entfernt stattfinden. Es muss darüber hinaus nicht alles vergütet werden, was in den Rahmen der Arbeitszeit einer Dienstreise fällt. Je nach internen Regelungen oder Tarifbestimmungen wird etwa nur die Zeit vergütet, die auch tatsächlich dienstlich genutzt wird.
Die Vorbereitungszeit für Meetings zählt beispielsweise immer zur vergüteten Arbeitszeit, auch wenn ihr diese auf der Fahrt erledigen müsst.
Bei Übergangszeiten, in denen ihr nichts vor- oder nachbereiten müsst, spricht man hingegen von Ruhezeit. Diese wird nicht vergütet. Da es also auch auf Dienstreisen Ruhezeiten gibt, die die Mitarbeitenden frei nutzen können, ist es umso wichtiger, die dienstlich aufgewendete Zeit genau zu erfassen.
Das Arbeitszeitgesetz muss zudem – mit wenigen Ausnahmen – auch auf Dienstreisen eingehalten werden:
- Die übliche Arbeitszeit von 8 Stunden – abzüglich der Pausenzeiten – sollte möglichst nicht überschritten werden.
- Bei Sonntagsarbeit ist euch ein Ersatzruhetag binnen zwei Wochen zu gewähren. Außerdem habt ihr laut § 11 des Arbeitszeitgesetzes ein Recht auf mindestens 15 freie Sonntage im Jahr.
- Nach Arbeitsende solltet ihr eine Ruhezeit von ununterbrochenen 11 Stunden erhalten.
Regelung der Fahrtzeiten bei Dienstreisen
Für die Fahrtzeiten zu einer Dienstreise gelten verschiedene Regelungen. Zunächst wird unterschieden, ob ihr mit dem Auto oder einem öffentlichen Verkehrsmittel anreist. Dabei sind außerdem die Anordnungen der Geschäftsleitung maßgeblich.
Müsst ihr laut Anweisung die Fahrt im Auto antreten, so ist diese als Arbeitszeit zu werten. Das Autofahren erfordert die geistige und körperliche Teilnahme am Straßenverkehr, weshalb es nicht als Ruhezeit gewertet werden kann. Steht euch die Wahl des Verkehrsmittels jedoch frei und ihr wählt dennoch das Auto, so muss die Fahrt nicht als Arbeitszeit vergütet werden.
Bei öffentlichen Verkehrsmitteln, wie der Reise mit der Bahn oder im Flugzeug, ist die Regelung ähnlich: Entscheidend ist, ob ihr die Fahrtzeit frei nutzen dürft oder ob in dieser Zeit Arbeit erledigt werden muss. Je nachdem ist es als Ruhe- oder Arbeitszeit zu klassifizieren.
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Zeiterfassung bei Dienstreisen – mit der Zeiterfassungssoftware
Nachdem ihr im Detail abgeklärt habt, welche Teile eurer Dienstreise zur Arbeitszeit gezählt werden, ist eine genaue Zeiterfassung unabdinglich. Es gibt verschiedene Arten der Zeiterfassung, es eignet sich jedoch am besten eine Software, die nicht nur eure Arbeitszeit automatisch aufzeichnet, sondern auch weitere Daten anschaulich aufbereitet und auswertet.
Neben eurer gearbeiteten Zeit solltet ihr für eine saubere Abrechnung ebenfalls alle anfallenden Kosten notieren. Im Folgenden möchten wir euch die praktische Zeiterfassung mit einer All-in-One Software vorstellen.
Die All-in-One Agentursoftware helloHQ zur Zeiterfassung
Mit helloHQ könnt ihr nicht nur eure Arbeitszeiten unkompliziert erfassen, sondern alle wichtigen Daten an einem Ort verwalten. Die Software eignet sich sowohl für die Zeiterfassung im Homeoffice, als auch in Kleinbetrieben, großen Unternehmen oder auf Dienstreisen.
helloHQ ermöglicht es euch, neben der Zeiterfassung alle Schritte eines Projektes zu dokumentieren sowie auch das Customer-Relation-Management und Abrechnungen in nur einer Software zu bedienen. Die Agentursoftware bietet individuelle Konfigurationsmöglichkeiten und Schnittstellen zu den gängigen Tools, sodass ihr sie perfekt an euer Unternehmen anpassen könnt.
Zeiterfassung in der Cloud – perfekt für unterwegs
Praktisch ist die Nutzung des Dienstes in der Cloud, auf die ihr ganz einfach im Internet zugreifen könnt. Dank des flexiblen Zugangs mit eurem Computer im Unternehmen, eurem Laptop im Homeoffice oder unterwegs mit der mobilen App, war das Erfassen eurer Arbeitszeiten, Projektkosten und Co. nie einfacher.
Automatische Zeiterfassung
helloHQ erfasst eure Arbeitszeiten automatisch und lässt sich ganz einfach mit verschiedenen Arbeitszeitmodellen verwenden. So müsst ihr nicht mehr manisch die Uhr im Blick behalten, am Ende der Woche oder des Monats Zeiten nachtragen und dann schwammige Angaben zu Pausenzeiten oder Überstunden als Grundlage eurer Abrechnung nehmen.
Schließlich vereinfacht die Software auch die Berechnung von Projektzeiten. Dadurch könnt ihr eure Produktivität steigern und den Umfang des nächsten Projekts aufgrund von verlässlichen Daten besser einschätzen.
Datensicherheit
Natürlich legt helloHQ größten Wert darauf, die höchsten Sicherheitsstandards für eure Daten zu erfüllen. Wir betreiben die Agentursoftware in den modernsten und sichersten Rechenzentren in Deutschland. Auf diese Weise gewährleisten wir konstante und aktuelle Backups und eine besonders hohe Datensicherheit.
Fazit
Für die Zeiterfassung bei Dienstreisen gibt es zwar Regelungen und Richtlinien, jedoch keine einheitlich gültigen Bestimmungen. Bei der Unterscheidung von Arbeitszeit und Ruhezeit auf Dienstreisen spielen verschiedene Faktoren eine Rolle: Was wurde von der Geschäftsführung angeordnet, welches Verkehrsmittel wird für die An- und Abreise gewählt und wie ist die Fahrtzeit zu nutzen?
Um nach der Dienstreise Streitigkeiten und Unklarheiten zu vermeiden, solltet ihr diese Fragen bereits im Voraus abklären. Während der Dienstreise ist es dann wichtig, eure Arbeitszeiten, sowie alle anfälligen Kosten zu dokumentieren. Dafür eignen sich besonders Zeiterfassung-Softwares, in die ihr eure Daten unkompliziert eintragen könnt.
In helloHQ werden eure Zeiten und Kosten gewissenhaft erfasst und sind in der Cloud klar ersichtlich für alle zuständigen Personen einsehbar. So bleibt euch das Zettelchaos erspart und neben einer exakten Aufzeichnung stehen euch weitere praktische Tools zur Verfügung, um Aspekte wie Abwesenheiten oder Projekte und Budget zentral zu verwalten.
