Das Problem mit der Zeiterfassung und wie automatische Zeiterfassung Agenturen produktiver macht

Um diesem Problem ein Ende zu bereiten, gibt es viele verschiedene Agentursoftwares, wie helloHQ, welche automatische Zeiterfassung ermöglichen. Was genau es damit auf sich hat, warum so viele Agenturen ihre Produktivität nicht steigern können und mit welchen Tools helloHQ euren Arbeitsalltag unterstützt, erfahrt ihr in diesem Artikel.

Warum ist die Zeiterfassung so wichtig?

Unter der Zeiterfassung eines Unternehmens versteht man die Erfassung von Arbeitszeitdaten der Mitarbeitenden. Aufgezeichnet und gespeichert werden dabei Informationen über den Beginn, die Pausen sowie das Ende der geleisteten Arbeit eines Teammitglieds. Dabei muss das Arbeitszeitmodell der jeweiligen Person beachtet werden.  

Nicht allen ist die Wichtigkeit des Time Tracking bewusst. Doch das Tracking der Arbeitszeit eines jeden Teammitglieds stellt eine Notwendigkeit für die reibungslosen Abläufe interner Prozesse in einem Unternehmen dar und sollte nicht vernachlässigt werden.

Warum Stundenzettel und Stoppuhren versagen

Viele Agenturen bauen noch immer auf Stundenzettel und Stoppuhren, um die Arbeitszeitdaten ihrer Mitarbeitenden festzuhalten. Diese Methoden sind jedoch längst nicht mehr so handlich und vorteilhaft, wie moderne Technologien.

Laut Harvard Business Review gehen jeden Tag Milliarden von Dollar durch falsch geschätzte Projektzeiten verloren. Aber wieso wird eigentlich so viel geschätzt? Könnte man sich nicht einfach die Uhrzeiten aufschreiben, wenn man das Projekt wechselt? Oder einfach kurz vor und nach den Aktivitäten einen Stoppuhrbutton drücken? Was sich in der Theorie so unkompliziert anhört, hat in unserem – von Multitasking und Unterbrechungen geprägten – Arbeitsalltag zwei Folgen:

1. Zeitaufwand und Ablenkung

Zeiterfassung lenkt ab. Wer seine Zeiten einigermaßen korrekt erfassen möchte, muss die eigentliche Arbeit dafür permanent unterbrechen. Das Thema muss immer im Hinterkopf bleiben, damit man das Notieren oder die Stoppuhr beim Aufgabenwechsel nicht vergisst. Dass Mitarbeitende sich das antun, ist möglich – aber nicht wahrscheinlich. Schließlich bringt es sie aus dem Rhythmus und nimmt ihnen die Zeit für wertvolle Konzentrationspausen.

Zudem macht die Aufgabe weder Spaß noch kann man dabei etwas gewinnen. Deshalb gibt es keinen rationalen Grund, sich um die Wahrheit der Zeiten zu bemühen. Freelancer*innen dagegen haben immerhin monetäre Anreize, möglichst genaue Projektzeiten zu erfassen. Weniger lästig wird die Dokumentation während des Tages dadurch aber nicht.

2. Vergessen bei hoher Konzentration

Alle kennen es: Man vergisst das Zeitenerfassen, sobald man sich intensiv auf die eigentliche Arbeit konzentriert. Das heißt, man landet am Ende wieder bei rückblickenden Schätzungen, die einen erheblichen wirtschaftlichen Schaden verursachen. Für Mitarbeitende ist das erstmal kein Problem, da die Folgen für sie nur schleichend spürbar werden. Was nicht bedeutet, dass es Spaß macht, über Zeiten zu grübeln und einen zurückliegenden Tag zu rekapitulieren.

Jede Controlling-Abteilung kann bestätigen, dass es immer Mitarbeitende gibt, die die Zeiterfassung vor sich herschieben und erinnert werden müssen.

Eine erfolgreiche Lösung müsste User also einerseits vom Mitschreiben oder Mitstoppen befreien und andererseits genauere Zeiten liefern, als es durch Schätzungen möglich ist.

Warum Agenturen ihre Produktivität nicht steigern

Nennen wir das Kind gleich beim Namen: Die manuell erfassten Projektzeiten sind Mist. Und zwar in jeder Agentur. Die Zeiten entstehen aus dem Mix  verschiedener Datenqualitäten. Manche Mitarbeiter*innen erfassen eben besser und manche schlechter. Im Grunde gibt es überall dieselben drei Typen von Zeiterfasser*innen:

1. „Die Gewissenhaften“: Investieren täglich 10-20 Minuten in Zeiterfassung, behalten immer die Uhr im Auge, notieren sich händisch Anfangs- und Endzeitpunkte der unterschiedlichen Projektarbeiten, zählen die Zeiten am Ende des Tages zusammen und tragen sie dann in der Agentursoftware ein. Fazit: Best Case und zugleich die absolute Ausnahme; die Zeiten sind realistisch und erfüllen ihren Zweck.
2. „Die Nachholer*innen“: Erfassen ihre Zeiten bestenfalls alle 1-2 Tage am Ende des Arbeitstages, im Normalfall aber am Ende der Woche, schätzen ihre Zeiten nach Gefühl oder tragen willkürlich ein, investieren 5-10 Minuten pro Session.
   Fazit: Der Normalfall, Genauigkeit der Zeiten nicht ausreichend.
3. „Die Rebell*innen“: Erfassen keine Zeiten, werden höchstens zum Monatsende pro forma vom Controlling dazu gezwungen.
   Fazit: Häufiger in großen Agenturen anzutreffen, Zeiten unbrauchbar.

Zeiterfassung macht nur Sinn, wenn regelmäßig, flächendeckend und realistisch erfasst wird. Summen auf Projekten werden bereits durch wenige Fantasiezeiten und Lücken so sehr verfälscht, dass daraus die falschen Schlüsse gezogen werden.

Werden Arbeits- und Projektzeiten also nicht ordnungsgemäß und einheitlich dokumentiert, können diese von der leitenden Abteilung auch nicht richtig analysiert werden. Für jedes anstehende Projekt muss der benötigte Zeitraum festgelegt werden, in dem Zeit für mögliche Verbesserungen von Fehlern geschaffen wird.

Wurden in vergangenen Projekten Arbeitszeiten falsch eingeschätzt und einzelne Arbeitsschritte als viel zu schnell erledigt notiert, als sie es eigentlich waren, wird der Zeitraum für ein neues Projekt erneut zu kurz bemessen und wichtige Deadlines können nicht eingehalten werden.

Im Umkehrschluss gerät die Agentur in Verzug, was sich negativ auf den Umsatz auswirkt. Werden Arbeitszeiten hingegen wahrheitsgemäß dokumentiert, können Zeiträume in Zukunft logisch abgeschätzt werden.

Umstände und Denkweisen, die euch an der erfolgreichen Einführung automatischer Zeiterfassung hindern

Wenn dieser Punkt also so wertvoll ist, warum sind so viele Menschen der Zeiterfassung gegenüber noch immer so abgeneigt?

Dies lässt sich leicht beantworten, denn viele Menschen hegen verschiedene Vorurteile, was die Zeiterfassung betrifft. Wie anfangs erwähnt, stellt sie ein zähes und lästiges Thema dar und gibt ihnen das Gefühl, ihrer Freiheit beraubt zu werden, obwohl das genaue Gegenteil erzielt werden soll. Im Folgenden listen wir euch einige typische Vorurteile auf:

1. Vertrauensarbeit ist das einzig Wahre und Zeiten erfassen verschwendet Zeit

Einige Mitarbeiter*innen sehen in der Zeiterfassung ein Misstrauen ihres Chefs. Grundsätzlich sollten alle Arbeitgebende dem Team vertrauen. Umgekehrt natürlich genauso. Die Frage ist hier jedoch, ob Zeiterfassung wirklich ein Zeichen von Misstrauen und Mitarbeiterkontrolle ist und ob sie für letzteres wirklich ein geeignetes Instrument ist.

Im Kern ist Zeiterfassung ein Mechanismus, um Prozesse wahrheitsgetreu zu erfassen und optimieren zu können. Leistungskontrolle obliegt immer dem Management, der Abteilungs- oder Teamleitung oder den Vorgesetzten.

Bei einer geeigneten Zeiterfassungslösung geht es nicht um Ein- und Ausstempeln – das wäre ein schwaches Messinstrument, würde wahrscheinlich zu Argwohn bei den Mitarbeitenden führen und logischerweise das Gefühl des Misstrauens erhöhen.

Eine gute Zeiterfassung zieht sich durch den gesamten Arbeitstag und hält fest, wie viel Zeit ein*e Mitarbeiter*in in welche Tätigkeit gesteckt hat. Nur so lassen sich anschließend Prozesse optimieren und der Gewinn wird gesteigert.

2. Angestellte finden Zeiterfassung doof!

Unschöne Prozesse machen Zeiterfassung zu einem leidigen Thema für Mitarbeitende, die dieses mehr als überflüssig wahrnehmen, als die Vorteile darin zu sehen.

Die wenigsten Führungskräfte erfassen selbst Zeiten. Sie wissen also nicht, wie sich das Zeiterfassen wirklich anfühlt – oder sie betrachten das Thema von ihrer Position aus, erwarten getrackte Stunden, merken aber kaum, dass das mit der Realität nicht einhergeht. Zeiten zu erfassen, dient im Bestfall dem Zweck, Potenziale oder falsche Erwartungen bei Projekten zu minimieren.

Daher liegt es in der Hand der Geschäftsführung oder Projektierung, den Mitarbeiter*innen den eigentlichen Sinn der Zeiterfassung zu erklären. Und dieser liegt eben nicht in der Leistungskontrolle, sondern darin, Projekte zu optimieren. Allerdings sollten Vorgesetzte das nicht nur erklären, sondern auch selbst danach handeln – und somit auch Vertrauen in die Kollegin oder den Kollegen über die Zeiterfassung haben.

Hinzu kommt, dass Zeiterfassung per se ein schlechter Ruf vorauseilt. Mitarbeitende fühlen sich durch das Erfassen ihrer Arbeitszeit kontrolliert und denken, das Buchen der Arbeitszeit diene nur dazu, die eigene Produktivität zu messen und die Anwesenheit zu überprüfen. Kurzum: Sie fühlen sich ausspioniert und kontrolliert.

Trotz alledem gibt es auch jede Menge Kolleg*innen da draußen, die Zeiterfassung als nicht weiter schlimm empfinden, da sie, richtig eingesetzt, auch als kluges Instrument dienen kann, das Leerläufe sowie Überstunden vorbeugt. Der Punkt, an dem Mitarbeiter*innen in gewisser Weise Rechenschaft über die geleistete Arbeit ablegen müssen, kommt in jedem Unternehmen irgendwann und ist nicht zwangsweise gleichbedeutend mit mehr Druck oder umgekehrter Beweisführung.

3. Zeit ist kein Messkriterium für die Kreativbranche

Zeit als Messkriterium heranzuziehen, beruht auf dem Grundgedanken, dass mehr Zeit (egal ob Arbeits- oder Produktivzeit) mehr oder besseren Output bringt. Aber maßgeblich ist der erzeugte Mehrwert, wie effizient und wie ressourcenschonend er erreicht werden kann. Dafür ist die Zeitmenge, auch wenn sie in der Gesamtbetrachtung eine Rolle spielt, das falsche bzw. ungeeignete Kriterium.

Warum solltet ihr als Agentur eure Arbeitszeiterfassung überdenken?

Seit 2019 ist Zeiterfassung durch die neue EU-Richtlinie verpflichtend.

Ausschlaggebend für dieses Gesetz zur Arbeitszeiterfassung war eine spanische Gewerkschaft, die gegen einen Ableger der Deutschen Bank geklagt hatte. Sie forderte, dass die täglich geleisteten Stunden der Beschäftigten aufgezeichnet werden müssten, damit die vorgesehene Arbeitszeit eingehalten werden kann. Die Deutsche Bank hatte sich jedoch auf das spanische Recht berufen, in dem es keine allgemein gültige Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung gibt.

Diesen Umstand kritisierte daraufhin auch der europäische Gerichtshof und forderte ein System, mit dem die gesamte Arbeitszeit der Beschäftigten zu erfassen ist. Nur so könne sichergestellt werden, ob die zulässigen Arbeitszeiten überschritten werden und nur das garantiere die im EU-Recht zugesicherten Arbeitnehmerrechte.

Das Urteil des EuGH zur Zeiterfassung: Alle EU-Mitgliedstaaten sind dazu verpflichtet, ein System zur systematischen Erfassung der Arbeitszeiten einzuführen, an das sich die Arbeitgebenden halten müssen.

Der EuGH ließ jedoch offen, wie genau die Erfassung der Arbeitszeiten erfolgen muss. Ob elektronisch, altmodisch per Stechuhr oder auf dem Papier – Hauptsache, das System ist objektiv, verlässlich und zugänglich.

Der EuGH betonte in seinem Urteil, dass er die Gesundheit der Beschäftigten schützen möchte. In manchen Branchen werden Überstunden indirekt vorausgesetzt. Die regelmäßige Mehrarbeit und der permanente Druck könne sich negativ auf die Gesundheit auswirken. Oft werde Arbeit auch mit nach Hause genommen – ohne, dass dies dokumentiert wird. Durch die Transparenz der Zeiterfassung werden die Arbeitnehmer*innen entlastet.  

Mit dem Urteil des EuGH sind nun alle EU-Staaten verpflichtet, die gesamte Arbeitszeit der Beschäftigten systematisch zu erfassen. Allerdings richtet sich das Urteil im ersten Schritt an die EU-Staaten und nicht direkt an die Arbeitgeber*innen. Die einzelnen Länder haben die Aufgabe, die Unternehmen zu verpflichten, ein System einzurichten, mit dem die tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann.

Automatische Zeiterfassung mit helloHQ – wie automatisch gemessene Zeiten euren Umsatz steigern

Der große Vorteil von automatischer Zeiterfassung: Weder müssen User während des Tages auch nur einen Gedanken an Zeiterfassung verschwenden noch ist es nötig, sich Zeiten auszudenken. Was zunächst nach einem Widerspruch klingt, funktioniert eigentlich ganz einfach:

Während des Tages misst der Algorithmus die Dauer aller Prozesse, in denen man mit Maus oder Tastatur aktiv war. Wird keine Aktivität festgestellt, überprüft das System nach Ablauf einer selbst gewählten Frist, ob ein Kalendertermin eingetragen ist. Wenn ja, wird dieser Termin erfasst, bis es wieder eine Aktivität von Maus oder Tastatur gibt oder der Termin endet. Wenn kein Termin eingetragen ist, wird eine Abwesenheitszeit erfasst.

Alle Zeiten werden für die User zusammengefasst und als Zeitblöcke aufbereitet. Ein Teil dieser Zeitblöcke kann durch einen selbstlernenden Algorithmus direkt den Projekten zugewiesen werden. Alles, was die User zu tun haben, ist die verbleibenden Zeitblöcke durchzugehen und sie den jeweiligen Projekten zuzuordnen. Dort werden sie zu Stundensummen addiert.

Diese Summen sind viel genauer als alles, was ein Mensch schätzen oder stoppen könnte. Zudem können sie in dieser Genauigkeit auch rückblickend ermittelt werden – im Notfall auch noch nach mehreren Tagen oder Wochen.

Der offensichtlichste Nutzen des Konzepts ist, dass nie wieder eine Minute abrechenbarer Zeit verloren gehen kann. Bereits zwei Arbeitsstunden, die einem nicht durch die Lappen gehen, amortisieren die Kosten von automatischer Zeiterfassungssoftware für ein ganzes Jahr. Doch der große Wert genauerer Zeiten zeigt sich vor allem im Controlling und bei der Projekt- und Ressourcenplanung.

Wie macht helloHQ das mit der Zeiterfassung?

Wir machen das, wie ihr das wollt. Ihr könnt in der Agentursoftware helloHQ ganz klassisch Stunden buchen, Zeiten auf Projekte stoppen oder durch unseren Partner TimeBro ein Add-On für die automatische Zeiterfassung integrieren. Auch die  software-immanenten Abrechnungsmodule erlauben euch, entweder Stunden abzurechnen oder eure Leistungen als Produkte abzurechnen.

Mithilfe einer Reihe nützlicher Tools vereinfacht euch helloHQ den Arbeitsalltag. Zeiterfassung war noch nie so leicht!

1. Das Dashboard Widget

Alle Arten der Präsenzzeiterfassung folgen dem Prinzip einer Stempeluhr und haben eines gemeinsam: Man kann sich einstempeln, ohne eine spezifische Aufgabe bzw. ein spezifisches Projekt auszuwählen. Bei dieser Möglichkeit könnt ihr individuell festlegen, ob Pausenzeiten erfasst werden müssen oder nicht. Gesetzliche Pausenzeiten können dabei sogar automatisch eingefügt werden.

Auf dem Dashboard von helloHQ findet ihr die Stoppuhr, die wahrscheinlich meistgenutzte Lösung zum Tracken von Zeiten in der Agentursoftware helloHQ. Ihr klickt einfach auf die “Play”-Taste, wenn ihr kommt, und auf die “Stopp”-Taste, wenn ihr geht. Über einen Haken bei “alles zeigen”, könnt ihr euch die zuletzt erfassten Zeiten einblenden lassen

2. Projektzeiten direkt auf eine Aufgabe buchen

Die helloHQ-Stoppuhr bietet euch außerdem die Möglichkeit, Zeiten direkt auf Projekt-Tasks laufen zu lassen und spezifische Reportings dafür zu erstellen. Dazu setzt ihr ein Häkchen bei “Alles zeigen” oben in der Ecke des Widgets. Anschließend könnt ihr ein Projekt sowie danach eine Aufgabe auswählen und die Zeiterfassung über den grünen Pfeil starten.

Mit dem Widget könnt ihr danach auch die Projekte und Aufgaben wechseln, indem ihr ein neues Projekt oder eine Aufgabe auswählt und auf die beiden entgegengesetzten Pfeile drückt. Zusätzlich könnt ihr in dem Feld “Beschreibung für laufende Tätigkeit” eine Beschreibung eintragen. Dieser Text wird beim Beenden der Zeiterfassung und beim Wechseln zu einem anderen Projekt oder einer anderen Aufgabe gespeichert. Der Beschreibungstext bezieht sich immer auf die Aufgabe, die ihr vor dem Wechsel bearbeitet habt.

3. Zeiterfassung direkt in Aufgaben starten

Ihr habt auch die Möglichkeit, eure Zeiterfassung direkt unter “Meine offenen Aufgaben” auf dem Dashboard zu starten. Hierzu klickt ihr auf das Symbol mit den drei Punkten neben eurer Aufgabe und wählt “Zeiterfassung starten” aus. Ihr seht nun in dem Zeiterfassungs-Widget, dass eure Zeiterfassung läuft.

Beim Wechseln einer Aufgabe könnt ihr nun den gleichen Schritt wie oben ausführen. Ihr klickt wieder auf die drei Punkte neben einer anderen Aufgabe und wählt “Zeiterfassung starten” aus. Damit wird die Zeiterfassung für die vorherige Aufgabe beendet und für die neue gestartet.

Noch eine  Möglichkeit, die Zeiterfassung zu starten, findet ihr in dem Modul “Meine Aufgaben”. Hier wählt ihr eine offene Projektaufgabe aus und drückt rechts oben auf “Zeiterfassung starten”. Wie bei der vorherigen Möglichkeit, könnt ihr beim Wechseln zu einer neuen Aufgabe auch wieder das Time Tracking starten oder auch stoppen.

4. Automatische Zeiterfassung mit dem helloHQ und TimeBro

Präsenz- bzw. Arbeitszeiten zu ermitteln und sie Projekten zuzuordnen ist ein zentrales Instrument, die Effizienz eurer Projekte zu messen oder für künftige Projekte Forecasts zu erstellen. Ohne gut erfasste Zeiten verpassen Agenturen die Chance, noch effizienter zu arbeiten.

Um eure Zeiten noch schneller, einfacher und exakter zu tracken, haben wir kürzlich die automatische Zeiterfassung integriert. Damit arbeitet ihr noch profitabler und produktiver, plant effizienter und könnt bis zu 20 Prozent mehr Arbeitszeit abrechnen.

helloHQ bietet viele praktische Wege zur Buchung eurer Projekte. Die verschiedenen Apps synchronisieren die erfassten Zeiten automatisch, sodass auch an unterschiedlichen Orten mit der Buchung begonnen werden kann.

Wer die praktische Zeiterfassung gerne bei helloHQ aktivieren möchte, kann sich jederzeit zur Beratung an unseren Support und unser Customer Success Team wenden.

Agentursoftware helloHQ kostenlos testen