Zeiterfassung Software 2023: Die Top-Tools im Vergleich

Gerechte Aufteilung treibt den Arbeitsprozess voran und sorgt für mehr Leistungsfähigkeit des Teams. Verschiedene Zeiterfassung-Softwares übernehmen die breit gefächerte Aufgabe der Zeiterfassung und erleichtern den Arbeitsalltag in vielen Agenturen. Doch nicht jede Software passt zu jeder Agentur, da sie verschiedene Tools anbieten, die auf unterschiedliche Weise in die Arbeit der User greift.

Bei dem großen Angebot an Zeiterfassung-Softwares kann man schon einmal den Überblick verlieren. Damit euch das nicht passiert, haben wir in diesem Artikel die Top Zeiterfassung-Softwares 2022 miteinander verglichen. So könnt ihr euch ein Bild der verschiedenen Softwares machen und euch auf diejenige fokussieren, die den größten Mehrwert für eure Arbeit hat.

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Was macht eine gute Zeiterfassung-Software aus?

Um im Vorfeld einen Überblick darüber zu bekommen, welche Kriterien eine gute Zeiterfassung-Software erfüllen sollte, damit sie euch nachhaltig unterstützt, sind hier die wichtigsten Punkte einmal aufgelistet:

• Erfassen, Verwalten und Auswerten von Arbeits-, Auftrags-, Projekt- und Fehlzeiten
• Unterstützung und Einrichtung verschiedener Arbeitszeitmodelle (z.B. Teilzeit, Gleitzeit, Home-Office, Familienpflegezeit)
• Abrechnung unterschiedlicher Zeitmodelle (z.B. Sollzeit, Gleitzeit, Überstunden)
• Flexible Berechnung der Pausenzeiten, Gleitzeit-, Kernzeit-, Sparzeitregelungen, flexible Verrechnungsmöglichkeiten von Über- und Minusstunden
• Zeitrechnungen innerhalb unterschiedlicher Buchungszeiträume
• Buchung der Arbeitszeiten auf Projekte, Kostenstellen oder Tätigkeiten
• Mindestarbeitszeit und Unterstützung persönlicher Tagessolls pro Teammitglied
• Erstellung von Freizeitkonten
• Echtzeiterfassung per digitaler „Stechuhr“ oder per Terminal, Vertrauensarbeitszeit und Selbsterfassung via Mitarbeitende-Selfservice
• Mobile Zeiterfassung mit Smartphone oder Tablet
• Berechnung gesetzlicher, tariflicher und individueller Urlaubsansprüche
• Schnittstellen zur Datenübergabe an Lohn- und Gehaltsprogramme
• Zutrittskontrolle und Verwaltung von Berechtigungen
• Erstellung von Urlaubsanträgen und -genehmigungen
• Darstellung von Personal-Anwesenheitsübersichten, Schichtplänen, Urlaubskalendern und Fehlzeiten
• Automatisierung von Abläufen

Diese Services ermöglichen es geleistete Arbeit sicher und fair zusammenzutragen und die Arbeitsverteilung auf einzelne Teammitglieder fair erfolgen zu lassen. So werden Überlastungen vermieden. Außerdem sollte eine Zeiterfassung-Software die Überwachung der Projektzeiten gewährleisten, um die Leistungsfähigkeit der Agentur einzuschätzen. So kann herausgestellt werden, was verbessert werden muss, um den Fortschritt des Teams anzukurbeln.

Gerade in der heutigen Zeit, in der die Digitalisierung immer mehr Raum in unserem Alltag einnimmt, wächst die Notwendigkeit digitaler Verbindungsmöglichkeiten bei der Arbeit. Alle Mitglieder einer Agentur müssen, egal welchem Arbeitszeitmodell sie nachgehen, jederzeit Zugriff auf Zeiterfassung-Softwares haben und die gleichen Dienstleistungen dieser nutzen können, um unabhängig vom Standort flexibel arbeiten zu können.

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Die Top Zeiterfassung-Softwares 2022 im Vergleich

Für unseren Vergleich haben wir 5 verschiedene Zeiterfassung-Softwares untersucht und uns die einzelnen Tools angeschaut, die diese jeweils für die Zeiterfassung bieten:

• helloHQ
• TimeTac
• Zoho People
• timeghost
• 123erfasst

1. helloHQ

Genaue Zeiterfassung per Stoppuhr

Die All-in-One Agentursoftware bietet neben vielen weiteren umfangreichen Services auch genaue und zuverlässige Zeiterfassung. Per Stoppuhr kann konkret die Zeit gemessen werden, die für die Arbeit benötigt wird. So werden keine Zeiten abgezogen oder angehängt. Während der Arbeit läuft die Stoppuhr ganz einfach mit und hält fest, wie viel Zeit eine Aufgabe beansprucht. Wird die Stoppuhr während der Arbeit einmal nicht benutzt, können die gearbeiteten Stunden nachgetragen werden.

Automatische Zeiterfassung mit timeBro

timeBro ist ein Tool, welches die automatische Zeiterfassung aller Programme ermöglicht, die während der Arbeit verwendet werden. Dabei werden alle Fenster – Dateien, E-Mail oder Browser-Tab – mit einbezogen, jedoch nicht überwacht. Denn die gemessenen Aktivitäten werde nicht angezeigt, da die Daten lediglich auf dem verwendeten Gerät bleiben.

Der Arbeitsalltag kann übersichtlich geplant werden und durch die Erinnerungshilfe werden anstehende Termine nicht übersehen. Außerdem können bei timeBro alle Zeiten mit nur einem Klick an helloHQ exportiert werden.

Zeiterfassung von überall mithilfe der mobilen App

Die helloHQ App kann sowohl auf iOS als auch auf Android installiert werden und ermöglicht so das Stundentracking von jedem Standort aus, ganz ungebunden.

Verrechnungssätze und Überstundenkonten

Stunden können ganz einfach mit Verrechnungssätzen abgerechnet werden. Außerdem habt ihr die Möglichkeit, ein Überstundenkonto bei helloHQ anzulegen, auf dem ihr all eure Überstunden zusammentragt.

2. TimeTac

Modulare Zeiterfassung mithilfe verschieden kombinierbarer Module

TimeTac bietet euch eine modulare Zeiterfassung an, die ganz individuell an die User angepasst werden kann. Die Zeiterfassung-Software bietet Module zur Arbeitszeiterfassung, Projektzeiterfassung und Urlaubsverwaltung, webbasiert in der Cloud. Ihr könnt die bereits vorkonfigurierten Module nutzen und individuell an verschiedenste Vorgaben und Prozesse anpassen.

Bezahlt werden dabei ausschließlich die Module, die auch tatsächlich benutzt werden. Diese könnt ihr aber jederzeit erweitern und ausbauen sowie an den jeweiligen Arbeitsprozess anpassen.

Arbeitszeiterfassung, Projektzeiterfassung und Urlaubsverwaltung

Für die Arbeitszeiterfassung, Projektzeiterfassung und Urlaubsverwaltung bietet TimeTac verschiedene Module an. Das Modul Arbeitszeiterfassung beinhaltet folgende Leistungen:

• Rechtssicherheit bei der Arbeitszeiterfassung
• Verwaltung diverser Arbeitszeitmodelle
• Automatische Stundenabrechnung
• Übertragung der Arbeitszeiten in die Lohnabrechnung
• Vielfältige Mitarbeiterauswertungen

Die Projektzeiterfassung umfasst die folgenden Punkte:

• Buchen von Auftrags- sowie Projektzeiten
• Flexible Gestaltung der Projektstruktur
• Sichere Regelung der Zugriffsrechte
• Projekt-Status in Echtzeit abrufen
• Aussagekräftige Projektberichte

Für die Urlaubsverwaltung bietet TimeTac folgende Möglichkeiten:

• Einfache Erfassung von Abwesenheiten
• Antragswesen mit Online-Workflows
• Automatische Berechnung des Urlaubssaldos
• Definierbare Stellvertretungsregelungen
• Vorlage für Feiertage zahlreicher Länder

Mobile Zeiterfassung wird durch die App auf allen Geräten möglich

TimeTac könnt ihr auf unterschiedlichsten Geräten nutzen, darunter PC, Mac und Terminal. Für verschiedene Mobile-Devices gibt es die TimeTac App, durch welche ihr zu jeder Zeit Zugriff auf die Software habt und ungebunden an euren Standort eure Arbeitszeit erfassen könnt. Auch geräteübergreifende Arbeit ist kein Problem, da erfasste Daten automatisch synchronisiert werden. Somit gehen sie bei einem Gerätewechsel nicht verloren.

Durch die vielseitige Einsetzbarkeit von TimeTac kann die Zeiterfassung passend zu jeder Arbeitssituation stattfinden.

Mit der TimeTac Web-Applikation einen Überblick erhalten

Die TimeTac Web-Applikation gibt euch einen Überblick über die gesamten Arbeitsprozesse in eurem Unternehmen. Ihr könnt einsehen, woran eure Teammitglieder arbeiten, ob gesetzliche Vereinbarungen verletzt und Pausenregelungen sowie Tages- und Wochenarbeitszeiten eingehalten werden. Der Stand aktueller Arbeitszeiten, Projekte und Aufträge kann schnell und einfach eingesehen und gegebenenfalls optimiert werden.

Mögliche Risiken, die sich negativ auf den Arbeitsprozess auswirken könnten, erkennt ihr rechtzeitig  und könnt sie umgehen.

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3. Zoho People

Die cloudbasierte HR-Software wurde entwickelt, um Teammitglieder dabei zu unterstützen, sich schnell an Veränderungen anzupassen und das HR-Management agil und effektiv zu gestalten.

Einen Überblick über das Geschehen im Unternehmen erhalten

Zoho People bietet euch die Möglichkeit, sämtliche Vorgänge in der Agentur von nur einem Ort aus zentral verwalten zu können und einen Überblick über die Anwesenheit von Mitarbeitenden, Schichten sowie die Aufgabenbereiche.

Die Zeiterfassung-Software ermöglicht es von überall aus einzuchecken, was ein großer Vorteil für mobile und Remote-Mitarbeitende ist. Außerdem könnt ihr Projekte analysieren, erhaltet mithilfe anschaulicher Grafiken präzise Berichte über die Produktivität des Teams und könnt diese entsprechend steigern.

Flexibler Zugriff auf Zoho People  durch Gesichtserkennung

Ganz egal, in welcher Arbeitssituation sich die Mitarbeitenden eures Unternehmens befinden, Zoho People ermöglicht ihnen von unterwegs aus auf die Software zuzugreifen. Mobile Arbeitskräfte können ihre Anwesenheit durch IP- und Geo-Einschränkungen von überall aus kennzeichnen. Dafür machen eure Teammitglieder ein Selfie von sich, um ihre Anwesenheit zu bestätigen. Betrug bei der Anwesenheit und schädliche Aktivitäten werden so verhindert, da die Gesichtserkennung eindeutig ist.

Dies ermöglicht es ihnen, von jedem Standort aus präsent zu sein. Remote-Arbeit nimmt dem gemeinschaftlichen Arbeiten oftmals das Zugehörigkeitsgefühl, da digitale Chats den verbalen Austausch mit Kolleg*innen ersetzen. Die Gesichtserkennung verleiht dem Ganzen jedoch mehr Menschlichkeit und spürbare Nähe, trotz großer Distanz.

Mobile Zeiterfassung von überall

Sowohl über das Internet als auch über das Mobiltelefon können sich eure Mitarbeitenden bei Zoho People ein- und auschecken. So können Stunden flexibel, schnell und einfach protokolliert werden. Sind Mitarbeitende eures Unternehmens ständig unterwegs, stellt auch das kein Problem für die Zeiterfassung-Software dar, denn mithilfe der in das Anwesenheitsmanagementsystem integrierten Geo-Tracking-Funktion kann das Team von verschiedenen Standorten aus einchecken.

Außerdem stellt Zoho People euch APIs bereit, die das Ein- und Auschecken mit biometrischen Geräten oder anderen Zeiterfassungsgeräten ermöglicht.

Pausen festlegen und verwalten

Für verschiedene Schichten können bei Zoho People unterschiedliche Pausenzeiten festgelegt werden. Ihr könnt diese zudem als bezahlt oder unbezahlt einstufen und als manuell oder automatisch konfigurieren. So erhaltet ihr vollständige Kontrolle über die Schichtplanung. Die automatisierten Anwesenheitsregelungen nehmen euch einen Großteil der Arbeit ab.

Details könnt ihr für euer Team individuell einstellen. Dabei könnt ihr einfach für jedes Teammitglied Schichten festlegen, Ausweise biometrischen Geräten zuordnen oder einfach euren Belegschaftsplan verwalten.

Intuitive Abwesenheitsplanung spart Zeit und Mühe

Zoho People bietet euch intuitive Abwesenheitsplanung, mit welcher ihr ganz einfach Abwesenheiten in Urlaub umwandeln könnt, sodass wertvolle Arbeitszeit gespart wird, die sonst für die Überprüfung überflüssiger Daten genutzt wäre.