Hallo, Servus, Grüzi und willkomen.

Ich bin Rahel und werde euch bei eurem Onboarding unterstützen. Auf dieser Seite findet ihr erstmal alles was ihr für die Vorbereitung benötigt.

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Ablauf eures Onboardings

Fragen & Antworten

Was machen wir in den ersten Terminen?

Wir starten mit einem Kickoff, bei dem wir eure Prozesse und die weiteren Schritte besprechen. In den folgenden Terminen berate ich euch dabei, wie ihr eure Teambox effektiv nutzen könnt, bespreche mit euch die gewünschten Konfigurationen und schule euch in allen relevanten Prozessen. Zudem stehe ich euch jederzeit bei allen Fragen zur Verfügung und bin euer direkter Ansprechpartner.

Was liegt in eurer Verantwortung?

Für eine erfolgreiche Einführung der Teambox ist es wichtig, dass ihr euch Zeit für unsere Termine nehmt und diese auch entsprechend vorbereitet/nachbereitet.

Falls ihr bestehende Daten in die Teambox importieren wollt: Füllt die Importvorlagen nach unserem Schema aus.

Was könnt ihr vorbereiten?

Um euch ideal auf das Onboarding vorzubereiten, überlegt euch:

Welche alten Daten sollen übernommen/ importiert werden?
Wie sollen die im Auftrag gebuchten Schnittstellen im Detail eingerichtet werden?
Wer ist hauptverantwortlich für das Projekt und wer soll in das Kernteam einbezogen werden?

Wie groß sollte euer Kernteam sein?

In der Regel empfiehlt es sich sowohl Entscheidungsträger*innen, als auch aus jeder Abteilung jemanden dabei zu haben. Die meisten unserer Kunden starten mit 2 bis 5 Personen im Kernteam.

Wichtig ist, dass ihr eine Person definiert, die hauptverantwortlich für das Projekt ist und auch die benötigte Zeit dafür hat.

Wer schult alle Mitarbeiter außerhalb des Kernteams?

Je nach Budget und eigenen Vorlieben, stehen euch folgende Optionen zur Auswahl

Wir schulen euer Team geclustert nach Verantwortlichkeiten – z.B. Zeiterfassung getrennt von Projektmanagement und Rechnungsstellung
Train the Trainer – wir schulen je Bereich ein paar Personen, die Teambox Experten werden und wiederum intern bei euch schulen können

Was ist, wenn wir nach dem Onboarding noch Fragen haben?

Bei Fragen zur Teambox könnt ihr euch nach dem Onboarding, aber auch schonwährenddessen, jederzeit an unseren inkludierten Support wenden. Diesenerreicht ihr ganz einfach per E-Mail unter support@teambox.eu

Solltet ihr komplexere Themen bzw. weitere Individualisierungen besprechen wollen oder weitere Schulungen benötigen, könnt ihr auch gerne nach dem Onboarding kostenpflichtige Beratungstermine bei mir buchen.

Sucht euch einen Termin aus

Ihr seid bereit für den nächsten Onboarding Termin oder habt eine kurze Frage? Sucht euch hier einfach den passenden Termin aus.

Für den Kick-Off Call wählt bitte die 30 Minuten Session aus
Bei kurzen Fragen ist die 15 Minuten Session meist ausreichend

Was wir von euch für die Ersteinrichtung brauchen

Logo

Logo als .eps – dieses wird im Cockpit eurer Teambox angezeigt

Briefpapier

Briefpapier als A4 PDF im Hochformat, max. Version 1.4, mit korrekt platziertem Logo undKopf-/Fusszeile
Andere Elemente wie Blindtext, Seitenzahlen, Anmerkungen oder Schnittmarkendürfen nicht enthalten sein, da diese sonst in den von der Teambox erzeugtenPDFs enthalten wären.
Falls sich die Folgeseite eures Briefpapiers von der ersten Seiteunterscheidet oder ihr für die Ausgabe fremdsprachiger Dokumente einabweichendes Briefpapier verwenden wollt, sendet uns diese Daten bitteebenfalls.

Für die individuelle Programmierung eurer Angebote/Rechnungen benötigen wir exakte Vorlagen, wie diese aussehen sollen (als PDF).

Balkenplan Design

Solltet ihr im Projektmanagement den Balkenplan ebenfalls mit Branding verwenden wollen, sendet uns bitte zusätzlich Folgendes:

A4 PDF imQuerformat, max. Version 1.4, mit korrekt platziertem Logo und Kopf-/Fusszeile.
Auch hier dürfen andere Elemente wie z.B. Seitenzahlen nicht enthalten sein.
Wenn sowohl die A4- als auch die A3-Ausgabe des Balkenplans genutzt werden soll, schickt uns eure Vorlage bitte je einmal im A4 und einmal im A3 Format.

Schrift

Wir benötigen die für die Dokumente zu verwendende Schrift im TTF-Format. Falls ihr uns eine komplette Schriftfamilie zukommen lasst, teilt uns bitte mit, welche derSchriften tatsächlich genutzt werden sollen (z.B. für normalen Text die Light-Version und für fetten Text die Semibold-Version). Im Fließtext können vier Schriftschnitte (normal, fett, kursiv, fettkursiv) verwendet werden.

Kostenarten/Leistungen/Tarife und Struktur

Bitte ladet euch die Excel zur Unterstützung der Definition der Leistungsadministration herunter und tragt dort die nötigen Daten ein. Als Hilfestellung hier eine Übersicht der Strukturierungsmöglichkeiten.

Zwei Faktoren sind hierbei wichtig: Zum einen müssenalle Tarife (und ggf. unterschiedliche Stundensätze) abgebildet werden, zumanderen bestimmt die Zuordnung der Tarife auf Kostenarten die Möglichkeitendes Controllings (d.h. was ihr dort wie sehen wollt, bestimmt die Komplexitätbzw. Struktur).

Wichtig: DieExcel-Vorlage dient dazu, sich die gewünschte Struktur zu überlegen. Im Workshopbesprechen wir die vorbereitete Strukturierung und ich gebe euch Best-Practice-Tipps zur Anlage und den daraus resultierenden Möglichkeiten hinsichtlich des Controllings.

Importvorlagen

Ihr wollt bestehende Daten aus anderen Tools in die TEAMBOX importieren? Kein Problem, füllt einfach die passende Importvorlage nach dem vorgegebenen Schema aus.

Wichtig: Bitte beachtet, dass alle Pflichtfelder korrekt ausgefüllt werden müssen und schaut euch die Anleitung beim ersten Reiter genau an. Falls etwas unklar sein sollte oder ihr Fragen habt, meldet euch gerne bei mir.

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