Eine gut organisierte Auftragsabwicklung ist das A und O in einer Agentur – denn mit ihr lassen sich besonders viele Missverständnisse und somit hohe Folgekosten vermeiden. Die Auftragsabwicklung beinhaltet dabei nicht nur die Auftragserfüllung, sondern zusätzlich die gesamte Organisation, die ein bestimmter Auftrag als „Rattenschwanz" hinter sich herzieht – von der Kundenanfrage über die Angebotserstellung bis zur Nachbetreuung. Je besser die Schritte hier ineinander greifen, desto reibungsloser funktioniert auch die gesamte Auftragsabwicklung.Die Auftragsabwicklung kommt in Agenturen in der Regel mit der Anfrage eines Kunden bzw. einem Pitch ins Rollen. Dann geht es in die konkrete Abwicklung, die beispielhaft folgendermaßen abläuft:Zuerst geht es in die Angebotserstellung, in der schon vor dem eigentlichen Auftrag ermittelt wird, was das Projekt später voraussichtlich kostet.

Auf die Angebotserstellung folgt hoffentlich das Go vom Kunden und die Arbeit beginnt zunächst mit der Orga: sämtliche Daten aufnehmen und eine Auftragsnummer vergeben. Dann wird bestätigt: In der Auftragsbestätigung werden alle Leistungen, die zu erbringen sind, der Preis und die Deadline (bzw. wichtige Termine) festgehalten. Idealerweise geht es dann in die Kommunikation: In einem Kick-Off-Meeting lernen sich alle Verantwortlichen kennen und klären noch offene Fragen. Diese Kommunikation sollte über einen kontinuierlichen Dialog – etwa durch regelmäßige Jour-Fixe-Termine –weiter aufrechterhalten werden. So lässt sich der Projektfortschritt kontrollieren und es kann bei Abweichungen schnell gegengesteuert werden.

Neigt sich das Projekt oder der Auftrag dem Ende zu, geht es in die Abnahme durch den Kunden. Gegebenenfalls muss noch einmal nachgebessert werden, andernfalls wird das Projekt dem Kunden übergeben. Am Ende geht es dann ums Geld: Die erbrachten Leistungen werden in Rechnung gestellt, der Zahlungseingang kontrolliert und verbucht.Alle Schritte lassen sich mit Hilfe einer Agentursoftware organisieren und überwachen. So sind Protokolle von Meetings, Rechnungen und der Projektfortschritt immer zur Hand.