Eine Projektmanagement-Software vereinfacht eurer Agentur ihren Arbeitsalltag, unterstützt sie bei der Projektplanung, erleichtert das Einsehen wichtiger Daten und sorgt für barrierefreie Kommunikation zwischen den einzelnen Abteilungen. Immer mehr Projektmanagement-Softwares sind auf dem Markt zu finden und werben mit verschiedenen Funktionen, die euren Arbeitsalltag nachhaltig unterstützen. Das erschwert die Wahl der richtigen Software erheblich.
Welche Top 5 Projektmanagement-Softwares es in diesem Jahr auf dem Markt gibt und welche Vorteile sie euch bringen, erfahrt ihr in diesem ausführlichen Vergleich.
Was ist eine Projektmanagement-Software?
Für diejenigen, die von diesem Service das erste Mal hören, sei zunächst erklärt, was genau eine Projektmanagement-Software überhaupt ist. Projektmanagement-Software bringt Struktur und ordentliche Planung in den Arbeitsalltag und ist somit die moderne Rettung in der Not für Agenturen.
Mithilfe einer Software könnt ihr euren Arbeitsalltag ganz einfach digital und an einem Ort gebündelt strukturieren. Verschiedene Softwares decken verschiedene Bereiche der Arbeit ab, die wichtigsten sind jedoch: Zeitmanagement, Kommunikation, Projektmanagement und Kostenmanagement.
Durch verschiedene Funktionen, die Projektmanagement-Softwares anbieten, könnt ihr in übersichtlichen Tabellen Termine planen, online Meetings abhalten, euren Teammitgliedern in Echtzeit Aufgaben zuweisen und einen Überblick erhalten, wie effizient ihr arbeitet.
Projektmanagement-Software – der mobile Arbeitsplatz
Dank der fortschreitenden Digitalität und der Möglichkeit, Projektmanagement-Softwares meist auf diversen Endgeräten nutzen zu können – oft sogar bereits in Form von Apps auf dem Smartphone – könnt ihr mit einer Projektmanagement-Software von jedem Standort aus arbeiten und seid somit sehr flexibel.
Ihr erhaltet Benachrichtigungen über Veränderungen in Echtzeit und seid stets auf dem Laufenden.
Was macht eine gute Projektmanagement-Software aus?
Verschiedene Projektmanagement-Softwares unterscheiden sich in den spezifischen Funktionen, die sie bieten – und somit auch in den Optionen, die sie euch bereitstellen, um eure Arbeit effizienter zu gestalten. Daher ist es von Vorteil zunächst festzulegen, welche Bereiche eine Software abdecken sollte, um eure Agentur vielseitig unterstützen zu können. Je nachdem wie euer Arbeitsalltag gestaltet ist, sind einzelne Funktionen relevanter für euch als andere.
Die wichtigsten Kriterien einer Projektmanagement-Software fassen wir an dieser Stelle einmal zusammen:
1. Portfolio Management
Beim Portfolio Management ist es wichtig zu wissen, ob Portfolio-Planung möglich ist. Können Portfolio-Rankings erstellt werden und mehrere Projekte parallel ablaufen? Ist projektübergreifendes Ressourcenmanagement realisierbar? Und welche Sicht haben einzelne Nutzer*innen auf das Portfolio?
2. Stakeholder Management
Können Stakeholder*innen erfasst und ihre Erwartungen hinterlegt werden? Werden Konfliktpotenziale abgebildet und kann ein Stakeholder Management Plan hinterlegt werden? Ist es möglich, Stakeholder*innen in Form eines Portfolios darzustellen?
3. Inhalts- und Umfangsmanagement
Beim Management von Inhalt und Umfang geht es darum, ob und wie die Software Möglichkeiten bietet, Tasks anzulegen. Hier steht die Usability, also die Nutzerfreundlichkeit, im Fokus. Kann die Arbeit bequem ablaufen und welche Möglichkeiten zur Taskverfolgung werden bereitgestellt? Gibt es Erinnerungsfunktionen und Fortschrittabbildungen?
4. Zeitmanagement
Zeitmanagement ist das A und O in einem Unternehmen und muss strukturiert ablaufen können. Daher ist es zwingend notwendig, dass eine Projektmanagement Software Terminpläne bereitstellt. Auch Gantt-Charts und Netzpläne sind möglich. Können grafische Darstellungen direkt bearbeitet werden? Gibt es außerdem Schnittstellen zu Kalender-Systemen, wie beispielsweise Google Kalender?
5. Kostenmanagement
Beim Kostenmanagement geht es um die Punkte Kostenkalkulation, Kostenerfassung und die Möglichkeit eines Soll-Ist-Abgleichs. Wie werden diese Punkte in der Projektmanagement Software ermöglicht?
6. Qualitätsmanagement
Können Qualitätsanforderungen hinterlegt und mögliches kollegiales Feedback unter Projektbeteiligten gegeben werden?
7. Risikomanagement
Es ist wichtig, in einem Unternehmen potenzielle Risiken frühzeitig zu erfassen und sie durch jeweilige Maßnahmen zu umgehen. Ermöglicht die Projektmanagement Software diese Erfassung? Welche Art der Risikobewertung ist möglich? Können Risikomanagement Pläne hinterlegt und Risikoportfolios erstellt werden?
8. Ressourcenmanagement
Wie können Ressourcen angelegt werden? Wie geht die Software mit Grundlasten um und können Verfügbarkeit und Verbrauch abgeglichen werden? Ist projektübergreifendes Ressourcenmanagement möglich?
9. Kommunikationsmanagement
Gute Kommunikation hat in Agenturen höchste Priorität. Kann diese nicht reibungslos ablaufen und weist sie Lücken auf, kann es zu erheblichen Fehlern in den Arbeitsabläufen kommen, was sich stark auf den Erfolg der Agentur auswirken kann.
Gerade bei der Arbeit mit einer Projektmanagement-Software, die es ermöglicht viele Mitarbeitende aus ganz verschiedenen Standorten miteinander zu verbinden, muss die barrierefreie Kommunikation gewährleistet sein.
Über welche Sprachversionen verfügt die Software also? Welche Möglichkeiten der Kollaboration, des Dokumentenmanagements und des Workflowmanagements gibt es? Wie sehen die Suchfunktionen aus? Können Reports aufbereitet werden?
10. Beschaffungsmanagement
Wie kann man mithilfe der Software Anfragen anlegen und Angebote managen? Wie sehen das Auftragsmanagement und der Soll-Ist-Abgleich aus?
11. Integrationen
Bietet die Projektmanagement Software die Möglichkeit, mit Tools zusammenzuarbeiten, die eure Agentur bereits verwendet? Dies kann sehr nützlich sein, da man in die bekannten Tools bereits eingearbeitet ist und Daten in die neue Software übernommen werden können, sodass der Arbeitsprozess nahtlos angebunden werden kann.
Weitere Kriterien, auf die ihr bei der Wahl einer Projektmanagement Software achten solltet, sind:
- Schnittstellenverfügbarkeit
- Import- oder Exportmöglichkeiten
- Lizenz- und Preismodell
- Kundenservice/Support
- Datensicherheit und Datenschutz
- Mobilität
Die Top 5 Projektmanagement-Softwares in 2023
Wir haben für euch die Top 5 Projektmanagement-Softwares im Jahr 2023 herausgesucht und sie anhand ausgewählter Kriterien miteinander verglichen, damit ihr eine detaillierte Übersicht der einzelnen Vorteile der Software habt. Mithilfe derer könnt ihr dann entscheiden, welche am besten zu euch passt.
Konzentriert haben wir uns auf die Kriterien Integrationen, Zeitmanagement, Kostenmanagement und Inhalts- sowie Umfangsmanagement. Im Folgenden vergleichen wir diese Projektmanagement Softwares:
1. helloHQ
Die All-in-one Agentursoftware überzeugt bereits über 700 zufriedene Nutzer*innen und bringt täglich ihre Arbeit erfolgreich voran.
Integrationen: helloHQ ermöglicht Standardintegrationen zu vielen gängigen Tools, wie DATEV, JIGRA oder Exchange. Termine, Aufgaben und Kontakte können einfach synchronisiert werden, sodass der Übergang von einem alten Tool zu der Projektmanagement-Software keinen aufwändigen Nachtrag von Daten und Informationen bedeutet.
Über Zapier könnt ihr mehr als 2000 Apps mit helloHQ verbinden – ihr seid also auch mobil unterwegs und nicht örtlich gebunden. Dank der offenen REST-API erhaltet ihr zusätzlich beliebige Erweiterungsmöglichkeiten.
Die Projektmanagement-Software bietet euch grenzenlose Zusammenarbeit mit verschiedensten Tools und gibt euch somit die Freiheit, zwischen diesen auch während der Arbeit zu wechseln, anstatt auf ein Tool beschränkt zu sein.
Zeitmanagement: Die All-in-one Software macht die Zeiterfassung durch die integrierte Stoppuhr und Möglichkeit Stunden nachzutragen zu einem wahren Kinderspiel. Mithilfe von timeBro wird die Zeit automatisch erfasst, sodass jedes Teammitglied stets auf dem aktuellen Stand der Arbeitszeiten ist und ihr an diesen Schritt, den man im Arbeitsalltag ganz gern vergisst, nicht selbst denken müsst.
Auch über die iOS oder Android App ist die Zeiterfassung von unterwegs möglich. Mit Verrechnungssätzen können die Stunden ganz einfach abgerechnet und ein Überstundenkonto angelegt werden.
Mit helloHQ müsst ihr euch keine Sorgen mehr über vergessene Arbeitszeiten machen, da die Software diesen Schritt für euch regelt und zuverlässig alle Aktivitäten dokumentiert.
Kostenmanagement: Im Bereich des Kostenmanagements arbeitet die Projektmanagement-Software mit KVA und Angeboten, Rechnungen, Bestellungen, Erinnerungen und Mahnungen.
Die Belege könnt ihr vollends an eure individuellen Vorstellungen anpassen und sie sogar mit eurer eigenen Handschrift versehen. Von Angebot bis zu Mahnung findet der Prozess in lückenloser Verknüpfung statt. Ihr könnt geplante Umsätze einsehen und erhaltet wiederkehrende Rechnungen.
Die Nummernkreise sind frei wählbar und auch die Währungen und Steuersätze könnt ihr beliebig auswählen. Der Versand von Rechnungen basierend auf Planumsätzen erfolgt automatisch. So wird euch ein großer Teil des doch oft zähen Kostenmanagements automatisch abgenommen und ihr spart Zeit.
Inhalts- und Umfangsmanagement: Anstehende Projekte werden euch in modernen und übersichtlichen Kanban-Boards angezeigt, welche ihr per Drag-and-Drop ganz einfach bearbeiten könnt. So erhaltet ihr stets einen deutlichen Überblick über bevorstehende Abläufe und habt all eure Aufgaben im Blick.
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2. monday
Integrationen: Für einen nahtlosen Prozess sorgt die Integrationsmöglichkeit der Projektmanagement-Software mit vielen verschiedenen Tools, darunter Jira-Server, Salesforce, Excel, Zoom oder Outlook. monday macht es möglich, alle Teams aufeinander abzustimmen. Somit gehen keine wichtigen Daten verloren und der Arbeitsprozess wird auch nicht unterbrochen.
Zeitmanagement: Mithilfe von Gantt-Diagrammen wird die Zeiterfassung übersichtlich und einfach gestaltet. Wichtige Kontrollpunkte könnt ihr zudem in den bereitgestellten Kalender eintragen. Dies ermöglicht euch, Fortschritte zu ermitteln und diese mit allen Stakeholder*innen zu teilen. So sind alle Mitglieder stets auf dem neuesten Stand und können ihre Arbeit anpassen.
monday bietet euch die Möglichkeit, Basislinien zu definieren und geplante mit tatsächlichen Projektzeitplänen zu vergleichen. Anhand dieses Tools erhaltet ihr eine realistische Einschätzung der Effektivität eures Unternehmens und könnt Prognosen erstellen.
Außerdem könnt ihr zu verschiedenen Zeitplänen übersichtliche Projekt-Dashboards anlegen und eure Projektprozesse straffen, indem ihr Projektabnahmen und Aufgaben automatisiert. Die Projektmanagement-Software stellt euch zudem individuell anpassbare Formulare zur Verfügung, die ihr für verschiedenste Projekte nutzen könnt.
Kostenmanagement: Auch eure Budgets und Ressourcen könnt ihr ganz einfach in Projekt-Dashboards anlegen. Dies verschafft euch einen Überblick über anstehende Kosten.
Inhalts- und Umfangsmanagement: Mit der Software habt ihr die Möglichkeit mehrere Projekte an einem Ort zu verwalten. Erstellt individuelle Dashboards, weist Teammitgliedern Aufgaben zu und erhaltet Informationen über mögliche Engpässe und Risiken.
In der Arbeitspensum-Übersicht könnt ihr eure Teamressourcen verwalten. Außerdem bietet euch monday vorgefertigte Projekt-Vorlagen, welche ihr individuell an jedes Projekt anpassen könnt.
Tasks können mit nur einem Klick angelegt und zugewiesen werden. Ihr spart viel Zeit, könnt all eure Aufgaben gebündelt managen und erhaltet einen Überblick über den Arbeitsstand der anderen Teammitglieder.
3. awork
Über 2000 glücklichen Teams hat awork bereits beim Projektmanagement geholfen.
Integrationen: Die Projektmanagement-Software lässt sich mithilfe der Zapier-Integration mit mehr als 1000 Anwendungen verbinden. Darunter fallen Anwendungen wie Slack, teams oder timeBro. awork ermöglicht auch Gästen den Zugang und lässt sich sowohl mit iOS als auch mit Android Apps verbinden. Auf diesem Weg könnt ihr mit der Software komplett mobil von überall arbeiten.
Zeitmanagement: Wenn es um Zeitmanagement geht, hat die Software viel zu bieten: Stoppuhren, Kalenderintegration, Auswertungen und Anbindungen an Rechnungstools. Ihr könnt eure Arbeitszeiten ganz einfach per App erfassen und auch Abwesenheiten hürdenlos per Drag-and-Drop nachtragen.
Die Software bietet euch viele verschiedene Möglichkeiten Arbeitszeiten auszuwerten. Die kann nach Zeitraum, Nutzer, Projekt, Aufgabentyp, Tag oder Abrechenbarkeit gefiltert werden und stattfinden. Mithilfe von Rechnungs-Tools, wie beispielsweise dem von helloHQ, können Arbeitszeiten ganz einfach in Rechnung gestellt werden.
Habt eure Arbeitszeiten immer im Blick und bearbeitet sie schnell und einfach mit nur einem Klick, ganz ungebunden an einen Arbeitsort.
Kostenmanagement: Sämtliche Kosten werden mithilfe der bereits erwähnten Rechnungs-Tools bearbeitet.
Inhalts- und Umfangsmanagement: Ihr könnt eure Aufgaben ganz einfach in übersichtlichen Kanban-Boards darstellen. Die einzelnen Projektspalten sind individuell konfigurierbar, sodass ihr sie ganz euren Anforderungen anpassen könnt und in eurer Arbeitsweise nicht eingeschränkt seid.
Per Drag-and-Drop können Aufgaben kinderleicht und schnell verschoben werden. Die Live-Funktion zeigt alle Veränderungen in Echtzeit auf eurem Bildschirm an, sodass eure Übersicht stets aktuell bleibt und alle Teammitglieder mit den gleichen Informationen arbeiten können.
Außerdem könnt ihr bei awork To-Do-Listen erstellen, auf denen ihr anstehende Aufgaben ganz einfach zusammentragen und später abhaken könnt. Diese simple Art der Planung gibt euch ein gutes Gefühl und zeigt euch in vereinfachter Weise alle Punkte auf, die ihr beachten müsst.
Auch die Auslastung von Teammitgliedern muss bei der Verteilung von Aufgaben stets berücksichtigt werden. Diese wird euch von der Projektmanagement Software jeder Zeit angezeigt, sodass ihr die Aufgabenverteilung gerecht planen könnt und alle Tasks realisierbar sind.
Das automatische Projektmanagement bietet euch über 400 Automatisierungen, zwischen denen ihr wählen und mithilfe derer ihr ausgewählte Arbeitsschritte automatisch ablaufen lassen könnt, sodass ihr Zeit spart und schneller vorankommt
4. stackfield
Integrationen
Mit stackfield könnt ihr API-Daten von anderen Systemen an die Projektmanagement-Software senden und erspart euch so den zähen und zeitintensiven Prozess der Synchronisierung einzelner Daten. Auch Informationen könnt ihr mithilfe von WebHooks an stackfield weiterleiten.
Die Software ist mit verschiedenen Endgeräten kompatibel, darunter iOS, Android, Tablets, Web, Windows und viele mehr. Dies macht euch mobil und ermöglicht flexible Arbeit.
Zeitmanagement: Stackfield stellt euch einen Kalender bereit, in dem ihr Termine eintragen und eure Stunden tracken könnt. So geht nichts verloren und alle wichtigen Arbeitszeiten sind an einem Ort gebündelt.
Kostenmanagement: Je nach Nutzeranzahl erhaltet ihr die Software in drei verschiedenen Angeboten: als Business Angebot, Premium Angebot oder Enterprise Angebot.
Inhalt und Umfang Management: Die Projektmanagement-Software verfügt über einen Teamchat, über den ihr jeder Zeit mit den anderen Teammitgliedern kommunizieren, Fragen über Tasks austauschen und wichtige Informationen weiterleiten könnt. So bleibt ihr auch über große Entfernungen hinweg in Kontakt.
Eure Projekte könnt ihr übersichtlich im Kalender festhalten, sodass durch eine Arbeitsplanung im Voraus Fristen eingehalten werden können. Auch Portfolios könnt ihr erstellen und threadbasierte Diskussionen festhalten.
Ihr erhaltet Übersichten über alle Aufgaben, in denen ihr ablesen könnt, ob sie abgeschlossen, fällig oder in Bearbeitung sind. So hat jedes Teammitglied Einsicht in die Aufgaben der anderen und kann seine eigene Arbeit gezielt ausrichten.
In Dokumenten können Richtlinien, Textvorlagen und Projektpläne bereitgestellt werden, auf die das gesamte Team Zugriff hat. So wird die Arbeit einheitlich und euer Content erhält beispielsweise einen einheitlichen Tone of Voice.
Auch visuelles Feedback könnt ihr erstellen, das mit allen Teammitgliedern geteilt werden kann.
5. MeisterTask
Integrationen
Die Projektmanagement-Software ist nicht nur als Desktop-Programm, sondern auch per App auf iOS oder Android anwendbar und ermöglicht euch mobile Arbeit von unterwegs. Kompatibel ist MeisterTask mit den Services MeisterNote und MindMeister, die euch helfen, Brainstormings zu erstellen und Pläne, Kampagnen sowie Spezifikationen zu dokumentieren.
Die einzelnen Integrationen von MeisterTask sind unterteilt in
- E-Mail-Clients
- Kommunikation
- Development-Tools
- Zeiterfassung
- Customer Service
- Dateiablage
- Aufgaben importieren
- Automationen
Beispielhafte Tools sind Gmail, Outlook, Slack, Teams und Microsoft 365.
Zeitmanagement: Individuell anpassbare Kanban-Boards helfen euch dabei, Tasks anzulegen. Mithilfe eines Start- und Stopp-Timers könnt ihr eure Arbeitszeit tracken. MeisterTask stellt euch auch übersichtliche Zeitleisten zur Verfügung, welche euch helfen, Arbeitszeiten einzusehen. Ihr könnt verschiedene Tasks anderen Mitgliedern zuweisen oder sie auch zeitlich verschieben. Ganz einfach mit nur einem Klick und sie sind für alle Teammitglieder einsehbar.
Verschiedene Automationen führen Arbeitsschritte automatisch durch, wodurch ihr Zeit sparen und schneller vorankommen könnt. Individuell anpassbare Checklisten unterstützen euch bei der Projektplanung.
Kostenmanagement: Regelmäßige aussagekräftige Berichte über das Arbeitspensum geben euch einen guten Überblick über eure Arbeitsweise und ermöglichen es, Prognosen aufzustellen und geplante Kosten zu berechnen.
Inhalts- und Umfangsmanagement: Mit MeisterTask könnt ihr sowohl Dashboards für eure Tasks individuell einrichten als auch Projekte in übersichtlichen Kanban-Boards erfassen. Persönliches Taskmanagement könnt ihr über die Agenda, welche euch von der Software zur Verfügung gestellt wird, erledigen.
Die Arbeit und die Kommunikation über MeisterTak erfolgt stets kontextbezogen innerhalb der Aufgaben durch Checklisten, Kommentare, Dokumente über Fälligkeiten und viele weitere nützliche Eigenschaften.
Die verschiedenen Aufgaben könnt ihr auf intuitiven Zeitleisten ganz einfach visualisieren. Die Software stellt euch außerdem bereits fertige Vorlagen für Routine-Aufgaben bereit, sodass diese nicht jedes Mal erneut erstellt werden müssen und Zeit gespart wird.
Verschiedene Animationen lassen Arbeitsschritte automatisiert ablaufen und nehmen euch diese ab. Dazu gehören beispielsweise:
- Aufgaben zuweisen und verschieben
- Zeiterfassung
- Checklisten
- Status aktualisieren
- Fälligkeiten aktualisieren
- E-Mail senden
- Slack-Nachrichten senden
Fazit
Die vorgestellten Top 5 Projektmanagement-Softwares überzeugen mit ihren individuellen Eigenschaften, überschneiden sich jedoch in manchen Punkten. Ihr müsst selbst entscheiden, welche Software die meisten Anforderungen eurer Agentur erfüllt und euch demnach den größten Erfolg verspricht.
Speziell überzeugend ist jedoch die All-in-One Agentursoftware helloHQ mit ihren vielseitigen Funktionen in allen vier untersuchten Kriterien. Diese Software weist zudem Überschneidungen mit allen vier anderen genannten Softwares auf.
Von allen Softwares ist sie die mit den besten Integrationsmöglichkeiten und der vielfältigsten Zeiterfassung. helloHQ überzeugt bereits viele Agenturen sowie Unternehmen und unterstützt diese durch die leicht bedienbaren Funktionen im Arbeitsalltag.
