Projektcontrolling nimmt auch im Jahr 2023 eine wichtige Stellung im Projektmanagement ein. Mithilfe des Projektcontrollings legen Agenturen das verfügbare Budget ihrer Projekte fest und erstellen Angebotskalkulationen. Durch einen Vergleich der Ein- und Ausgaben lässt sich zudem feststellen, wie profitabel ein Projekt ist.

Doch viele Agenturen wollen sich, trotz unterstützender digitaler Tools, entweder nicht mit Projektcontrolling auseinandersetzen oder wissen nicht, welche Kennzahlen für die Kalkulationen relevant sind. Um diese Situation in eurer Agentur zu vermeiden, haben wir in diesem Artikel alles zusammengefasst, was ihr zum Projektcontrolling wissen müsst.

Was ist Projektcontrolling?

Projektcontrolling ist ein wichtiger Teil des Projektmanagements und nimmt dort eine hohe Stellung ein, da mehrere Abteilungen gleichzeitig an der Organisation beteiligt sind. Es umfasst alle Tätigkeiten, welche für die Steuerung eines Projekts notwendig sind. Das beinhaltet alle möglichen Kalkulationen, wie Angebotskalkulationen oder Projektbudgets, festgelegte Deadlines sowie Investitionsplanungen.

Es geht beim Projektcontrolling also darum, mit begrenzten Ressourcen innerhalb eines bestimmten zeitlichen Rahmens so wirtschaftlich und effizient wie möglich zu handeln. Um die Ressourcen mit dem Zeitplan und dem Budget zu vereinbaren, solltet ihr allerdings zunächst alle Teilbereiche eines Projekts kontrollieren und optimieren.

Viele Agenturen verwenden für die Analyse ihrer Performance immer noch das Firmenkonto, anstatt ein ausführliches Projektcontrolling zu erstellen. Doch dadurch lassen sich Probleme erst erkennen, wenn diese schon entstanden sind. Mit gutem Controlling und ausführlichen Analysen könnt ihr zudem die Wirtschaftlichkeit eurer Agentur festlegen oder herausfinden, welche Projekte sich lohnen und wie viel ihr eingenommen habt.

‍

Wie funktioniert erfolgreiches Projektcontrolling?

Erfolgreiches Projektcontrolling trägt zur effizienteren Nutzung von Ressourcen bei. Um dieses Ziel zu erreichen, solltet ihr euch besonders auf die folgenden drei Bereiche konzentrieren:

1. Projektkalkulation: Diese findet bereits in der Planungsphase statt. Die Kalkulation setzt sich zusammen aus den Gesamtkosten, den variablen Kosten und den Fixkosten, anhand derer ihr das Budget festlegt.
2. Projektleitung: Die Leitung übernimmt hierbei die Überwachung sowie die Qualitätssicherung des Projekts und führt bei Bedarf Anpassungen durch.
3. Projektkontrolle: Eine Dokumentation der Soll-Ist-Kosten, inklusive einer grafischen Darstellung, erleichtert die anschließende Auswertung eventueller Kostenüberschreitungen und die Termin-Kosten-Kontrolle.

Neben den oben genannten Bereichen solltet ihr zudem bei der Planung auf die einzelnen Projektparameter achten und diese regelmäßig kontrollieren. Dazu gehören Kosten, Termine, Leistung und Qualität.

Mit gutem Projektcontrolling lassen sich Fehler und Probleme in der Organisation frühzeitig erkennen und korrigieren. Durch erfolgreiches Projektmanagement erhöht sich zudem die Motivation der Abteilung, da dieses den Mitarbeiter*innen die tägliche Arbeitsplanung erleichtert.

Bewährte Methoden im Projektcontrolling

Für die optimale Durchführung des Projektcontrollings solltet ihr die wichtigsten Erfolgsmethoden kennen. Dabei ist es von Vorteil, wenn ihr zunächst eure Ziele mithilfe der SMART-Methode definiert: Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch, Terminiert. Überprüft diese Faktoren regelmäßig auf Aktualität und haltet sie immer auf dem neuesten Stand.

Zudem sollte eure Projektleitung immer up-to-date sein und das Team regelmäßig über die neuesten Entwicklungen informieren. Dafür könnt ihr beispielsweise einmal in der Woche ein Meeting abhalten. Arbeitsprozesse und -methoden solltet ihr möglichst in eine Agentursoftware integrieren, um einen guten Überblick zu behalten und schnell Analysen durchführen zu können.

Folgende Methoden haben sich im Projektcontrolling bewährt:

• Projektplan: Welches Teammitglied arbeitet gerade an welcher Aufgabe? Überprüft den Projektplan regelmäßig, um euch über die Fortschritte zu informieren.
• Meilensteinanalyse: Plant realistische Deadlines sowie Zwischenziele bzw. Meilensteine, die ihr erreichen wollt. Analysiert die erhaltenen Daten, um einen zukünftigen Trend abzuleiten.
• Earned Value Analyse (EVA): Auch Leistungserwartungsanalyse genannt, fasst alle Kosten in Kennzahlen zusammen, z. B. Planwert, Ist-Kosten oder Fertigstellungswert. Wie ihr die richtigen Kennzahlen auswählt und diese berechnet, erklären wir euch in den kommenden Abschnitten.
• Ampelmethode: Ein Vorteil dieser Methode ist, dass der Stand des Projekts auf einen Blick erkennbar ist. Dabei steht grün für keine finanzielle Belastung, gelb für normale Belastung und rot für Überlastung der Finanzen.
• Soll-Ist-Vergleich: Hierfür müsst ihr die ursprünglich geplanten Kosten mit den tatsächlichen Kosten des Projekts vergleichen.
• Kostenplanung: Die Kostenplanung geschieht in drei Schritten: Vorkalkulation (Schätzung des Budgets und der Ausgaben), Mitlauf-Kalkulation (Soll-Ist-Vergleich), Nachkalkulation (Analyse der Kosten und Vergleich mit anderen Projekten).
• Fertigstellungsgrad: Diese Methode orientiert sich rein am Fortschritt des Projekts, ohne eindeutige Kennzahlen.

‍

Tipp: Versucht, möglichst viele Daten des Projekts in einer farbigen Grafik dazustellen. Das verschafft einen besseren Überblick.

‍

Wie finde ich die richtigen Kennzahlen?

Eine erfolgreiche Analyse ist nur mit sinnvollen Daten oder Kennzahlen möglich. Folgende Kennzahlen solltet ihr auf jeden Fall dokumentieren und in regelmäßigen Abständen analysieren:

1. Betriebs- und Personalkosten: Die Betriebskosten beinhalten die Gemeinkosten der Agentur, wie beispielsweise Miete für das Büro oder einen Firmenwagen. Die Personalkosten enthalten, neben dem Gehalt, auch Versicherungsbeiträge und Bonuszahlungen.
2. Umsatz je Kund*in: 90 % der Agenturen kennen ihren Gesamtumsatz, aber nicht ihren Umsatz pro Kund*in. Dieser ist jedoch wichtig, um profitable Aufträge zu erkennen.
3. Forderungslaufzeit und Liquidität: Bei der Forderungslaufzeit berechnet ihr, wie viel Zeit vergeht, bis eine Kundenanforderung in der Agentur eintrifft. Die Liquidität dagegen bezeichnet die finanziellen Reserven, welche bei einem Engpass die Gemeinkosten übernehmen können.
4. Stundensatz: Bei der Berechnung des Stundensatzes gibt es zwei Modelle. Das erste Modell ist die Kalkulation nach Gewerbe bzw. Leistung, z. B. Junior oder Senior Content Writer. Dadurch ist klar ersichtlich, welche Leistungen bezahlt werden, da jede Ressource ihren eigenen Kostensatz hat. Die zweite Variante ist die Kalkulation nach Inhalt, z. B. Logodesign, Skizze, Feedback und Reinzeichnung bei der Erstellung eines Firmenlogos.

Kennzahlen richtig deuten

Bei der Auswahl der richtigen Kennzahlen ist es wichtig, dass ihr diese auch richtig interpretiert. Habt ihr noch nicht viel Erfahrung in der Performanceanalyse gesammelt, solltet ihr zunächst folgende Key-Performance-Indicators (KPIs) berechnen:

1. Deckungsbeitrag: Der Deckungsbeitrag sollte höher als die Fixkosten sein, damit ihr ein Projekt als profitabel einstufen könnt. Hierfür benötigt ihr die internen Kosten (basierend auf der Zeiterfassung der Ressourcen), die Fremdkosten sowie den Umsatz des Projekts. Berechnet wird der Beitrag mit folgender Formel:

Deckungsbeitrag pro Projekt = Umsatz – (interne Kosten + Fremdkosten)

2. Budgetbelastung: Wie viel des Budgets habt ihr ausgegeben? Wie viel ist noch übrig? Mit dieser Formel könnt ihr die Budgetbelastung berechnen:

Budgetauslastung = Verkauftes Budget – (erfasste Leistungen + Fremdkosten)

3. Umsatzprognose: Die Umsatzprognose ist wichtig für die Planung zukünftiger Projekte. Die Prognose setzt sich ganz einfach zusammen aus der Summe der erwarteten Umsätze. Hierfür benötigt ihr also keine spezielle Formel.

Sind die Daten einmal erfasst, könnt ihr euch an die Analyse der Ausgangslage machen: Welche Daten habt ihr bereits gesammelt? Welche davon könnt ihr ohne großen Aufwand erfassen? Sammelt all diese Daten in einer Software, damit ihr sie richtig auswerten könnt. Wählt dafür aus den oben vorgestellten Methoden eine aus, die für euch am effektivsten ist.

Die fünf Phasen bei Agenturprozessen

Um Umsätze zu generieren, müsst ihr zunächst Aufträge von Kund*innen annehmen. Für die Angebotserstellung sind jedoch einige Agenturprozesse und deren erfolgreiche Digitalisierung nötig. Hierbei ergeben sich die meisten Probleme, da Agenturen meist wichtige Daten auf verschiedene Programme verteilen und anschließend mühsam zusammensuchen müssen.

Die Verwendung einer all-in-one Agentursoftware wie helloHQ kann euch die Arbeit in den einzelnen Schritten des Agenturprozesses erheblich erleichtern:

1. New Business und Angebotskalkulation: New Business bedeutet, dass alle Kundendaten in einem digitalen CRM-System gespeichert werden, das anhand dieser Daten automatisch Sales Prognosen und Auftragsvorlagen erstellen kann.
2. Digitalisierte Projekt- und Ressourcenplanung: Sowohl das Projektcontrolling als auch die Ressourcenplanung sollten alle im selben Tool stattfinden. Wichtige Funktionen, die für eine möglichst einfache Handhabung enthalten sein sollten, sind die automatische Zeiterfassung und Angebotslisten.
3. Aufgaben- und Entwicklungsplanung: Hierfür sind Dokumentationen bzw. Protokolle früherer Projekte sinnvoll. Agile Projektmanagementtools wie Jira könnt ihr in helloHQ integrieren, um Aufgaben zu verteilen und Fortschritte festzuhalten.
4. Zeit-, Budget- und Fortschrittsmessung: Die erfassten Zeiten der Teammitglieder in dem Zeiterfassungstool könnt ihr Ende des Monats mit den Arbeitszeiten auf der Rechnung abgleichen. Dadurch lässt sich der Stundensatz richtig berechnen und die geplanten mit den tatsächlichen Fortschritten vergleichen.
5. Projektcontrolling im engeren Sinne: Das Projektcontrolling ist ein wichtiger Teil des Projektmanagements, bei dem ihr alle relevanten Daten auflistet, analysiert und anpasst. Dazu zählen Kosten, Umsätze, Arbeitszeiten, Projekt- und Kundendaten sowie agenturrelevante KPIs.

Angebote richtig kalkulieren

Zunächst solltet ihr euch über die Art der Angebotskalkulation Gedanken machen: Kalkulation nach Leistung oder nach Inhalt? In der Realität eignet sich eine Kombination beider Varianten, um ein gutes Angebot zu erstellen und der Kundschaft einen möglichst genauen Überblick über die bezahlten Leistungen zu bieten.

Auf Ebene der Geschäftsleitung und des Projektmanagements berechnen Agenturen das Angebot nach Inhalt; auf den unteren Ebenen häufiger nach Leistung. Neben dem berechneten Stundensatz lohnt es sich, den Kund*innen ebenfalls feste Preislisten zukommen zu lassen.

Am besten eignet sich dafür ein Tool, in dem ihr Vorlagen erstellen und bei Bedarf einfach Änderungen in den Daten vornehmen könnt. Dies ist beispielsweise dann von Vorteil, wenn ihr mehrere Aufträge von derselben Person erhaltet oder in der Auflistung die Kosten anhand der Ressource schnell austauschen müsst.

Für eine möglichst gute Angebotskalkulation solltet ihr folgende Voraussetzungen beachten:

• Standardpreisliste: Erstellt eine vernünftige Standardpreisliste für euren Service. Aus dieser Liste muss klar ersichtlich sein, welche Leistungen und welche Ressourcen eure Kund*innen bezahlen
• Ressourcen mit festen Kostensätzen: Sammelt alle Ressourcen, wie etwa Junior- und Seniorpositionen oder externe Freelancer*innen in einer Liste und weist ihnen feste Kostensätze zu, sodass ihr nicht jedes Mal die Kosten neu kalkulieren müsst.
• Projektcontrolling-Tool: Verschafft euch ein Projektcontrolling-Tool, das die Umsätze automatisch mit dem Budget und den Kostensätzen verbindet und auswertet.
• Angebotsdokumentation: Aus den Kalkulationen des Projektcontrollings könnt ihr jetzt genauere Angebote generieren und Angebotsvorlagen sowie -dokumentationen erstellen.

Damit ihr ein gutes Gespür dafür bekommt, wie eine solche Angebotserstellung aussehen kann, haben wir euch eine Exceltabelle mit allen relevanten Informationen erstellt.

Projektcontrolling mit helloHQ

Der große Vorteil einer erfolgreichen Einbindung des Projektmanagements in eine Agentursoftware wie helloHQ ist, dass ihr so alle Daten und Informationen an einem Ort findet. Zudem könnt ihr Vorlagen erstellen, die Software mit anderen Tools wie Jira oder Personio verbinden und eure Daten automatisch auswerten lassen. Das erleichtert euch das Projektcontrolling ungemein.

Doch wie genau funktioniert Projektcontrolling mit helloHQ? Zunächst einmal solltet ihr euch das Controlling-Tool Power BI zulegen und mit der Software verknüpfen. Das Tool verbindet automatisch alle eingegebenen Daten mit denen aus anderen verknüpften Anwendungen und wertet diese direkt aus.

helloHQ bietet euch alle nötigen Funktionen, die ihr für ein ganzheitliches Projektmanagement braucht, vom Projektcontrolling bis hin zur Ressourcenplanung:

• Umsatzplanung: Verbindet den Nettowert aller erzielten Umsätze bzw. der bezahlten Rechnungen mit den geplanten Umsätzen durch Kund*innen, Projekte oder potenzielle Leads. Ihr könnt die Kalkulation allerdings auch für jedes Projekt einzeln durchführen lassen, um den Umsatz pro Projekt bzw. Kund*in zu bestimmen und herauszufinden, welche Aufträge für euch profitabel sind.
• Finanzauswertung: Auswertung eurer Finanzen mit einer Auflistung aller einzelnen Ein- und Ausgaben.
• Marge: Funktioniert ähnlich wie die Finanzauswertung, beschränkt sich allerdings auf die Fremdkosten, Reportings, etc.
• Reportings: Reportings geben einen Überblick über die tatsächlich erfassten Arbeitszeiten an einem Projekt sowie die abrechenbaren Zeiten und werten diese aus.
• Zeiterfassung: Dieses Feature gibt euch einen guten Überblick der Arbeitszeiten der einzelnen Ressourcen, z. B. wie sehr jede Ressource gesamt ausgelastet war und wie viel jedes Teammitglied an einem Auftrag gearbeitet hat.
• Abwesenheit: Hier findet ihr alle Informationen zur Abwesenheit bestimmter Ressourcen, z. B. Urlaub oder Krankheit.

Fazit

Mithilfe von gutem Projektcontrolling lassen sich Fehler vermeiden und Probleme schnell lösen. Doch viele Agenturen lassen diese Disziplin, trotz vorhandener digitaler Tools, auch im Jahr 2023 noch links liegen. helloHQ bietet als all-in-one Software einfaches Projektcontrolling ohne großen Aufwand und unterstützt euch in allen Bereichen. Probiert es doch gleich mal aus und nutzt die vielen Vorteile für effizientes und erfolgreiches Projektcontrolling.

‍