Jede Agentur gelangt früher oder später zu der Erkenntnis: Unsere Kreativität ist unser Pfand – aber profitabel machen uns erst die richtigen Prozesse. Projekte effizient sowie effektiv zu organisieren, die erforderliche Transparenz über Kosten und Margen erhalten, das kreative Potenzial auf ein solides organisatorisches und betriebswirtschaftliches Fundament stellen: All das wird erst möglich, wenn die Agentur über eine leistungsfähige und professionelle Infrastruktur verfügt und wenn allen Mitarbeitenden, internen wie externen, ihre Arbeit durch eine gemeinsame, webbasierte Agentursoftware erleichtert wird.

Allerdings gibt es mittlerweile, speziell für Agenturen, Software-Angebote  wie Sand am Meer. Angefangen bei einfachen Programmen, die elementare Bedürfnisse wie die Kundenverwaltung und Zeiterfassung abdecken, bis hin zu Software-Diensten, die den gesamten Agenturprozess berücksichtigen.

Sobald sich Agenturen auf die Suche nach einer passenden Software begeben, stellen sie meistens schnell fest, dass die Auswahl an Agentursoftwares vielfältig ist. Das Problem hierbei ist, dass durch den unvollständigen Einsatz von Software bspw. mittelständische Unternehmen um 9,6 Milliarden Euro pro Jahr verschwenden. Dabei könnten diese Unternehmen jährlich bis zu 43.000 Euro einsparen, wenn das Programm mit ihrem Bedarf übereinstimmen würde.

Wir wollen mit dem planlosen Durchforsten des Softwaremarktes Schluss machen und euch zeigen, worauf ihr bei der Auswahl einer Agentursoftware achten solltet. Im Anschluss hängen wir unseren vorgefertigten Anforderungskatalog an, mit dem ihr eure Bedürfnisse auflisten könnt und den ihr bei der Suche der Agentursoftware verwendet. Es ist bei der Suche immer wichtig, den Katalog als Gedankenstütze zu benutzen und das gesamte Verfahren als einen Auswahlprozess und nicht als Pitch zu verstehen.

Die organisatorischen Voraussetzungen schaffen

Zu viele Agenturen schlagen sich noch durch den Dschungel an Tabellenkalkulationen und isolierten Insellösungen in der Prozess-Organisation. Eine professionelle Unterstützung für die Steuerung der Agentur, für das Controlling auf Führungsebene und für die alltäglichen Prozesse der Mitarbeitenden ist auf solch einer Basis nahezu unmöglich. Die Zukunft gehört der integrierten, professionellen Agentursoftware aus der Cloud. Webbasiert und mobil, bedarfsgerecht konfigurierbar, leicht zu nutzen  und mit umfassender Unterstützung für alle wesentlichen Prozesse.

Die Ansprüche der Kundschaft an die Organisationsfähigkeiten der Agenturen steigen, Märkte und Medien verändern sich stark unter den Bedingungen der Digitalisierung. Die Margen im Agenturgeschäft scheinen immer weiter zu schrumpfen. Der daraus resultierende Druck auf die eigene Organisation steigt, aber noch haben viele Agenturen nicht die geeigneten Werkzeuge, um auch in Zukunft wettbewerbsfähig zu bleiben. Kreativität, Know-how und Akquise-Geschick sind eine Seite der Medaille – die andere sind die internen organisatorischen Voraussetzungen, Prozessunterstützung und betriebswirtschaftliche Transparenz.

Diesbezüglich zeigte die Sage-Studie, dass Software zumeist nicht bedarfsgerecht oder gar unvollständig eingesetzt wird. Dabei könnten Unternehmen durch eine bessere Planung und den zielgerichteten Einsatz von Software bis zu 43.000 Euro pro Jahr einsparen.

Wie bereits erwähnt, ist die Auswahl einer Agentursoftware ein Prozess, den wir im Folgenden beleuchten wollen. Vorerst stellen wir euch bestimmte Funktionen und Kriterien vor, die eine professionelle Agentursoftware aufweisen sollte.

Die wichtigsten Kriterien bei der Auswahl einer professionellen Agentursoftware

Die Auswahl der optimalen Agentursoftware lässt sich in zwei wesentliche Bereiche aufteilen: die Features und Funktionen der Anwendung und die begleitenden Leistungen der Anbietenden.

Hierbei existieren minimale Unterschiede, da viele Anwendungen den einen oder anderen Spezialprozess anbieten. Daher ist es entscheidend, dass neue Agentursoftware getestet werden kann. Man sollte sich definitiv per Screenshare einen geführten Einblick in die Möglichkeiten der Agentursoftware geben lassen, um für einen erfolgreichen Test gerüstet zu sein.

Aus zahlreichen Gesprächen und Einführungsprojekten haben wir die Kernkriterien für eine Agentursoftware auf die zentralen Funktions- und Angebotsbereiche definiert, die abgebildet sein müssen: Controlling und Budget, Projekt- und Ressourcenplanung, Kalkulation und Rechnung, Zeiterfassung und Aufgabenverwaltung sowie New Business. Dazu gehört ein ‚Drumherum’, das sich aus Service, Leistung, Infrastruktur und Sicherheit zusammensetzt.

In jedem dieser Funktionsbereiche finden wir es als dringend erforderlich, dass eine Software eine Vielzahl an Features bietet. Wichtig ist nur, dass die verwendete Agentursoftware, unabhängig vom genauen Projektprozess, schnell und zuverlässig Auskunft über den Erfolg der Projekte und Jobs gibt und euren gesamten Prozess abbildet. Diese Features sollte eine Agentursoftware mindestens aufweisen:

• Übersicht über Controlling, Margen und alle KPIs
• Ständige Budget- und Kostenübersicht und Übersicht über den zur Verfügung stehenden Budgetrahmen
• Multi-Projektmanagement: Überblick über die Auslastung aller Ressourcen
• Projektübergreifende Margenauswertung
• Pauschale wie flexible Verrechnungssätze, personen- oder rollenspezifische Kostensätze
• Automatische CRM-Verknüpfung
• Überblick über den gesamten Belegfluss
• Schnelle Margenkalkulation für KVAs
• Problemloses und individuelles Beleghandling
• Individualisierbare Ansichten und Dashboards
• Eigene Aufgabenverwaltung: Verbindung mit Projektplanung, Zeiterfassung, Abrechnung und Aufgaben
• Guter Überblick über die Kundenkommunikation
• Lead-Pipeline

Bevor wir schließlich in den Prozess der Suche einsteigen, werden noch zwei Arten von Agentursoftware definiert, um euch über die grundsätzlichen Möglichkeiten zu informieren.

all-in-one Anwendung oder Insellösung?

Vereinfachte Unternehmensprozesse, mehr Transparenz und Effizienz – Dinge, die jede Agentur anstrebt. Oft stehen dem Erreichen dieser Ziele ein Mangel an Kommunikation zwischen den Geschäftsbereichen, unstrukturierte Datensätze und fehlende Dynamik durch komplizierte Prozessabläufe im Weg.

In den letzten Jahren wuchs daher die Bedeutung von all-in-one Agentursoftware, die diese Mängel ausräumen und so eine Verbesserung der Abläufe und Strukturen ermöglichen kann. Insellösungen sind stark isolierte Anwendungen. Während al-in-one Agentursoftware wie die Agentursoftware helloHQ eine Reihe von Softwarelösungen in einem IT-gestützten System vereinbart, stellen Insellösungen lediglich Optionen für einen spezifischen Funktionsbereich, wie bspw. die Zeiterfassung, dar.

Somit würdet ihr mehrere Insellösungen benötigen, um eure Aufgaben bewältigen zu können. Ferner sind diese nicht immer untereinander kompatibel, was ein weiterer Vorteil von all-in-one Agentursoftware ist. Mit helloHQ werden verschiedene Geschäftsbereiche abgedeckt. Jegliche Informationen über die Prozesse und Ressourcen werden darin verknüpft, koordiniert und zentral gesteuert. Dabei sammelt eine zentrale Datenbank Daten, welche strukturiert in einer Übersicht dargestellt werden können. Dies ermöglicht eine nahtlose Verknüpfung aller Agenturprozesse innerhalb der Agentursoftware.

all-in-one Agentursoftware bedeutet also, dass viele Bereiche in eine Software eingebunden und stattdessen nicht mehrere verschiedene Tools genutzt werden müssen. Das ermöglicht, dass eure Agentur eine hohe Effizienz durch optimale Informationsflüsse erzielt und ihr alle Prozesse – vom ersten Kundenkontakt bis zur Abrechnung – in der Agentursoftware abdecken könnt.

Beachtet auch hierbei webbasierte Lösungen. Seit der Änderung des Nutzungsverhaltens innerhalb der Agenturlandschaft kommen webbasierte Lösungen in den Trend durch ortsunabhängige Anwendung der Software.

Die Suche nach einer Agentursoftware: Step-by-Step

Alle folgenden Informationen sind sehr wichtig für den kommunikativen Austausch mit Softwarefirmen, damit ihr eine gute Beratung bekommen könnt. Schließlich löst jede Agentursoftware Prozesse unterschiedlich und hat ein anderes Feature-Setup.

Wenn ihr also im Gespräch mit Unternehmen seid, lasst euch zeigen, wie sie ihre Themen und Bedarfe angehen. Letztendlich hilft euch ein riesiges Angebot an singulären Features nicht, wenn sich Prozesse und Gesamteffizienz verbessern sollen. Die nächsten drei Schritte sollen euch dabei helfen, ein konkretes Ziel zu formulieren, welches ihr durch die Verwendung einer Agentursoftware erreichen wollt.

Step 1: Beschreibt eure Agentur und definiert euren Case

Welche Art von Agentur betreibt ihr? Es herrschen sehr unterschiedliche Prozesse und Organisationsstrukturen in Design- oder Digitalagenturen vor. Auch Event-Dienstleister haben eine andere Organisation als Full-Service oder PR-Agenturen. Notiert im ersten Schritt eure Kerntätigkeit, damit sich Softwareanbietende ein besseres Bild von eurem Unternehmen machen können. Hier sind auch die Organisationsstruktur sowie die Tätigkeiten der verschiedenen Teammitglieder relevant. Potenzielle Softwareanbietende können dadurch einschätzen, welche Gruppen des Teams welche Systemfunktionalitäten benötigen.

Besitzt ihr bereits eine Agentursoftware? Benutzt ihr Software, die Teile einer Agentursoftware abdeckt? Setzt ihr auf Insellösungen und nutzt für jede Task andere Tools? Oder habt ihr individuelle Admin-Tools, auf die ihr organisatorisch nicht verzichten könnt?

Wie ihr seht, sollte eine Vielzahl von Fragen geklärt und definiert werden, bevor ihr mit der Suche beginnt. Schreibt sie am besten auf, denn die meisten Anbietenden kennen sich gut aus und können Empfehlungen geben, wie ein neuer einheitlicher Prozess aussehen könnte.

Step 2: Definiert, wobei euch die Agentursoftware helfen sollte und vergebt Prioritäten!

Jetzt geht es darum, die Anforderungen an die gewünschte Software möglichst präzise zu definieren und mit einem möglichen Anbietenden zu besprechen. Auch hier gilt wieder: Denkt über eure internen Abläufe und Prozesse nach. Welche Prozesse soll die Software unterstützen? Legt auf Basis eurer administrativen Herausforderungen Prioritäten fest. Die Softwarefirma kann auf dieser Grundlage ein dezidiertes Feedback zurückgeben. Anbietende mit gutem Service werden euch beraten und dabei helfen können, eure Prozesse genauer zu betrachten sowie Lösungsansätze vorschlagen.

Erst wenn das alles für euch passt, macht ihr euch Gedanken über die einzelnen Funktionen und vor allem Schnittstellen zu anderen Tools, über Sicherheit der Anwendung, on-premise oder SaaS und Hosting.

Step 3: Transparentes Pricing und Preis-Leistungs-Verhältnis sind wichtig

Auf Grundlage der Priorität sowie der Organisationsstruktur eurer Agentur kann das Serviceteam der Agentursoftware Zusammenstellung und Kosten für eure Softwarelösung kalkulieren. Denn was nützt die beste Software, wenn sie nicht bezahlbar ist?

Zum einen gibt es Hersteller, die Basisfunktionen für alle Nutzenden relativ günstig freischalten und darüber hinaus eine bunte Funktionspalette anbieten. Um den gesamten Prozess eurer Agentur abzubilden, müsst ihr aber vermutlich einige Zusatzfeatures buchen. Unter Umständen kann das ganz schön ins Geld gehen, da sich die Kosten hierbei oft aus Einführung der Software, unterschiedlichen Preisen für verschiedene Features und den kumulierten Miet- oder Wartungskosten zusammensetzen.

Andere Anbietende stellen eine vollumfängliche Standardsoftware zur Verfügung. Hier sind immer alle Features inklusive, da ihr normalerweise erfolgreicher arbeiten könnt, wenn ihr einen vollständigen Prozess mit dem System abbildet. Es ist dennoch genauso wichtig, die Funktionen für den jeweiligen Nutzenden so weit reduzieren zu können, dass ein sehr übersichtliches System ohne viel Komplexität besteht.

In unserem Anforderungskatalog können Anbietende die Kosten auf der letzten Seite eintragen. So behaltet ihr direkt den Überblick über die verschiedenen Angebote. Unterschieden wird dabei zwischen den Kosten, die einmalig für die Einführung anfallen, sowie die kumulierten monatlichen Kosten für die Miete der Software.

Die Auswahl ist ein Prozess: Denkt global!

Denkt daran, der Anforderungskatalog ist eine Gedankenstütze. Kataloge sind oftmals zu nah am eigenen Prozess und bilden eine Vielzahl von Features ab, die alle gewünschten Funktionen aufweisen sollen. Jedoch sollte eine Agentursoftware in erster Linie euren Arbeitsalltag abbilden, in täglichen Tasks unterstützen, Prozesse skalier- und messbar machen, administrativen „Hassle“ minimieren und helfen, Projekte sinnvoll und profitabel abzuwickeln.

Deshalb ist es wichtig, während des gesamten Prozesses global zu denken. Für uns ist es sinnvoll, nach euren Prozessen zu fragen oder gemeinsam administrative Herausforderungen zu besprechen, anstatt einzelner Funktionen oder Feature-Sets, wie zum Beispiel:

• Rechnet ihr nach Aufwand oder pauschal ab?
• Habt ihr eher Retainer- oder Einzelprodukte?
• Wie viele Projekte bearbeitet ihr im Jahr/Monat?
• Wie sehen eure Angebotspositionen aus?

Funktional vielseitig aufgestellt zu sein ist wichtig. Allerdings ist es wichtiger, dass das gesamte System der Agentursoftware funktioniert und eure Prozesse verbessert. Jede Agentursoftware funktioniert unterschiedlich. Die Fragen, die ihr als Agentur im Voraus beantworten solltet, sind eine gute Basis für den Findungsprozess. Sobald eine neue Agentursoftware vielversprechend aussieht und euren Vorstellungen entspricht, können individuelle Funktionen stets tiefer angesehen werden.

Kein digitales Medium kann euch ersetzen

Dieser Punkt sollte euch während der Suche nach einer Agentursoftware stets bewusst sein. Keine Anwendung kann die Organisationsentwicklung übernehmen. Führungspersonal muss Prozesse etablieren und diese unterstützen. Ferner liegt es auch bei euch, die Einhaltung der Prozesse in eurer Agentursoftware sicherzustellen.

Vielleicht wird es zu Beginn auch Verweigernde geben, die lieber in gewohnten Prozessen weiterarbeiten wollen. Diese gilt es zu motivieren, um den Erfolg einer Agentursoftwareeinführung nicht zu gefährden.

Ein paar grundlegende Tipps dabei sind:

1. Lasst euch ruhig bei der Einführung eurer Agentursoftware helfen.
2. Bestimmt eine Projektleitung, auch wenn ihr bereits externe Hilfe bezieht.
3. Durchquert das Tal der Tränen – Durchhalten lohnt sich.
4. Nutzt Quick Wins zur Motivation: Bringt das, was schnell realisierbar ist, auch schnell zum Laufen.

Fazit

Die Suche nach einer Agentursoftware ist ein komplexer und langer Prozess, der wohl bedacht Ssein sollte. Wichtig ist vor allem: Ihr müsst euch mit großem Commitment für eine Softwarelösung entscheiden. Prüft dabei genau und bestimmt, ob die Agentursoftware dem entspricht, was ihr braucht und wollt. Letztendlich muss die Software euch wirklich helfen.  

Hier ist eine Übersicht, die euch bei der Suche einer Agentursoftware helfen soll:

• Definiert euren Case sowie Organisationsstruktur und sucht im Gespräch mit Anbietenden nach einer optimalen Agentursoftware.
• Lasst euch eine umfangreiche Web-Demo anhand eurer Prozesse geben.
• Führt einen Selbsttest mit einer Demo durch.
• Definiert eure Wünsche und Vorstellungen global: Das hilft bei der Suche im Softwaredschungel.
• Vergesst nicht das Drumherum! Agentursoftware aus der Cloud bzw. Agentursoftware als Service ist stets aktuell. Professionelle Anbietende können euch mit gutem und hochwertigem Support zur Seite stehen und beim Onboarding intensiv begleiten.
• Benötigt ihr eine all-in-one-Lösung oder möchtet ihr lediglich eine Funktion digitalisieren?
• Die Suche und Entscheidung für eine Agentursoftware ist ein Prozess.

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