Zum Projektstart lässt sich das volle Ausmaß der Arbeit meist noch gar nicht erahnen. Die To-Dos werden verteilt, alle Beteiligten machen sich an die Arbeit und zunächst wirkt noch alles recht übersichtlich.
Im Verlauf des Projekts kommen jedoch möglicherweise weitere Aufgaben hinzu. Da kann es schon mal vorkommen, dass der Projektmanager – und alle Beteiligten – den Überblick verlieren. Wer arbeitet an welchen To-Dos? Welche Aufgaben hängen voneinander ab? Wie viel Kapazität bleibt eigentlich für die anderen Projekte? Und wollten wir nicht eigentlich schon viel weiter sein?
Bei der Projektplanung mit einem Gantt-Chart gehört solch ein Chaos und der dazugehörige Stress der Vergangenheit an. Wir zeigen euch in diesem Artikel, wie genau eine Planung mit dem Gantt-Chart funktioniert und wie ihr eure Projekte im HQ mit dieser Methode planen könnt.
Was ist ein Gantt-Chart? Eine Definition
Der amerikanische Unternehmensberater Henry Gantt (1861-1919) hat dieses spezielle Modell des Balkendiagramms entwickelt und bekannt gemacht.
Es handelt sich um eine visuelle Darstellung verschiedener Projektaufgaben und deren Status. In der Projektplanung werden solche Diagramme verwendet, um einen Überblick über alle Termine und Aufgaben eines Projektes zu behalten und sie zeitbezogen darzustellen. Alle Terminplanvorgänge eines Projektes werden bei der Gantt-Planung grafisch darstellt.
Ein besonderes Merkmal des Gantt-Charts ist, dass die Beziehungen zwischen den einzelnen Aufgaben deutlich gemacht werden können. So ist ersichtlich, dass eine bestimmte Aufgabe erst abgeschlossen werden muss, bevor mit der Bearbeitung der Folge-Aufgabe begonnen werden kann. Dadurch kann der Fortschritt eines Projektes besonders gut visualisiert werden.
Wie sieht ein Gantt-Chart aus?
Heutzutage gehört die Planung mit dem Gantt-Chart zu einer der gängigsten und effektivsten Methoden, um seine Projekte zu planen.
Auf der linken Seite des Diagramms befinden sich die Aufgaben. Oberhalb des Diagramms führt ein Zeitstrahl von links nach rechts. Diese beiden Komponenten bilden das Geflecht des Modells.
Passend zu jeder Aufgabe kann ein Start- und Endzeitpunkt, in Form eines Balkens, festgelegt werden. Unterhalb des Zeitstrahls ist dadurch gut zu erkennen, welche Aufgaben wann zu erledigen sind.
Was vor der Planung mit dem Gantt-Chart zu beachten ist
Wenn ihr ein Gantt-Diagramm für eure Projekte nutzen wollt, muss vorab ein detaillierter Projektplan erstellt werden. Bei einem solchen Plan werden alle Aufgaben, die zu erledigen sind, in Beziehung zueinander gesetzt. Die Aufgaben müssen in dieser bestimmten Reihenfolge abgearbeitet werden.
Abhängigkeiten sind beim Gantt-Chart von bedeutender Wichtigkeit. Ein neuer Newsletter kann schließlich nicht ohne die Erstellung eines neuen Blogbeitrages und der damit verbundenen Recherche veröffentlicht werden.
Eine beliebte Methode zur Erstellung eines solchen Plans zur Vorbereitung des Gantt-Charts ist der Projektstrukturplan. Unter diesem Begriff versteht man die vollständige Darstellung aller Aufgaben eines Projekts und ihrer Beziehungen. In dieser Phase der Planung ist es besonders wichtig darauf zu achten, dass keine Aufgaben vergessen werden. Sobald klar ist, welche Aufgaben zu erledigen sind, muss anschließend geklärt werden, in welcher Reihenfolge die einzelnen Aufgaben zueinanderstehen. Dabei werden die zu erledigenden Aufgaben hierarchisch gegliedert, so dass ein Organigramm entsteht.
Diese hierarchische Ordnung kann am Ende für die linke Spalte des Gantt-Diagramms übernommen werden.
Wichtig: Beim Projektstrukturplan werden die zeitlichen Aspekte der Aufgaben nicht berücksichtigt. Es geht in erster Linie darum, die einzelnen Aufgaben zu strukturieren und in Beziehung zu setzten.
Aufgaben im Gantt-Chart miteinander verbinden
Um eine Beziehung zwischen unterschiedlichen Aufgaben darzustellen, müssen diese miteinander verbunden werden. Oft besteht eine solche Beziehung zwischen zwei Aufgaben darin, dass mit der einen erst begonnen werden kann, wenn die andere abgeschlossen ist. Man spricht in so einem Fall von einer Finish-to-Start-Verbindung der beiden Aufgaben. Typischerweise wird diese Verbindung mit Pfeilen dargestellt. Der Pfeilkopf zeigt hierbei die Richtung der Verbindung an: er zeigt ausgehend von der Vorgänger- zur Nachfolger-Aufgabe.
Anschließend können sowohl die Dauer und der zu erwartende, anfallende Arbeitsaufwand eingetragen werden. Diese Daten werden in der linken Hälfte des Diagramms bei den Aufgaben festgehalten. Die Dauer bestimmt die Länge der Balken im Zeitstrahl, der Aufwand macht Angaben zur Arbeitslast im entsprechenden Zeitraum.
Gantt-Chart Checkliste:
1. Verschafft euch einen guten Überblick über eure Aufgaben!
2. Abklären, in welcher zeitlichen und thematischen Beziehung eure Aufgaben zueinander stehen.
3. Erstellt euch einen Projektstrukturplan.
4. Schätzt die jeweilige Dauer an benötigten Arbeitsstunden jeder Aufgabe so genau es geht ein.
5. Leitet hiervon eure Aufgaben in ein Gantt-Chart ab.
6. Verteilt die Aufgaben auf die Team-Mitglieder.
7. Sorgt dafür, dass das Gantt-Chart jedem Beteiligten zur Verfügung steht.
8. Kontrolliert euren Plan und die Aufgaben immer wieder und sorgt dafür, dass er immer auf dem neusten Stand ist. Es ist normal, dass sich Aufgaben verschieben, daher ist die Aktualität von großer Wichtigkeit.
Die Planung mit dem Gantt-Chart in der Praxis
Wie sieht denn nun ein typischer Anwendungsfall für die Planung in einem Gantt-Chart aus?
Ihr arbeitet in einer Agentur und habt einen Auftrag zur Gestaltung einer neuen Website von einem neuen Kunden erhalten. Nun gibt es viele Aufgaben, die in der richtigen Reihenfolge von den unterschiedlichen Mitarbeitern im Team zu erledigen sind. Da wäre unter anderem der Aufbau und das Design der Website zu erledigen.
Wie soll die Website aussehen? Wie wird sie aufgebaut sein? Welche Inhalte sollen an welchem Ort platziert werden? Auf welches Material kann zurückgegriffen werden? Wie können wir mit der CI und dem CD des Kunden deren Ideen umsetzen?
Aus all diesen Fragen entstehen Aufgaben, welche in einer Beziehung zueinanderstehen. Erst wenn der Aufbau der neuen Seite geklärt ist, kann mit dem Schreiben der Texte begonnen werden. Auch die Programmierer können nur konkrete und fundierte Ideen umsetzen und müssen so lange warten, bis diese Prozesse abgeschlossen sind.
In so einem Fall bietet sich die Planung mit einem Gantt-Chart an, da für alle Beteiligten aus den unterschiedlichen Teams direkt ersichtlich ist, wer an welchen Aufgaben sitzt, wie viel Zeit für die jeweiligen Aufgaben verplant ist und welche To-Dos aufeinander warten.
Das Gantt-Chart im HQ – Immer die Übersicht behalten
Im HQ habt ihr mehrere Möglichkeiten, wie ihr einen Projektplan erstellen und euch diesen anschließend grafisch im Gantt-Chart anzeigen lassen könnt.
Zuerst müsst ihr ein Projekt in eurem HQ anlegen. Anschließend könnt ihr dort zwischen einer externen und einer internen Projektvorlage wählen. An dieser Stelle haltet ihr zum Beispiel fest, welche Rollen vergeben werden sollen und welche verschiedenen Status es geben wird.
Nun könnt ihr euch euer Projekt anzeigen lassen. Mit einem Klick auf dieses Projekt kommt ihr direkt in die Übersicht. Oben im Reiter könnt ihr nun den Projektplan anwählen.
Projektplan im HQ anlegen
Um euren Projektplan im HQ zu befüllen gibt es drei Optionen:
Option 1:
Ihr könnt euch euren eigenen Standard-Projektplan erstellen und als Vorlage abspeichern. Falls ihr immer wieder dieselben Aufgaben in Projekten benötigt, ist es sinnvoll diesen Standard-Projektplan detailliert und genau anzulegen. Ihr könnt dann immer auf diesen zurückgreifen und individuell auf das jeweilige Projekt anpassen. Hierfür müsst ihr demnach auch einiges festlegen, wie zum Beispiel die verschiedenen Rollen, die im Projekt zu vergeben sind oder die einzelnen Projektstatus.
Option 2:
Eine andere super praktische Option zur Erstellung eures individuellen Projektplans ist die Möglichkeit direkt aus eurem Angebot heraus die angegebenen Positionen zu übernehmen und diese direkt in euren Projektplan zu laden. Ihr könnt bei dieser Option zusätzlich entscheiden, ob ihr alle Positionen aus dem Angebot auch wirklich in eurem Plan haben wollt. Falls ihr euch dazu entscheidet eine aufgeführte Position nicht zu berücksichtigen, weil diese eventuell schon abgeschlossen ist, dann könnt ihr den Haken bei dieser einfach entfernen und sie wird dadurch auch nicht mehr in eurem Projektplan aufgeführt werden.
Option 3:
Natürlich ist es darüber hinaus auch möglich, sich einen ganz individuellen Projektplan händisch zu erstellen. Dafür geht ihr einfach in dem entsprechenden Projekt auf Projektplan. Hier könnt ihr über den + Button ganz einfach Aufgaben hinzufügen. Diese Aufgaben lassen sich auch einrücken, sodass ihr den Plan für euch strukturieren könnt.
Das Beste: Ihr könnt auch alle drei Optionen miteinander verbinden und mischen.
Möglichweise wollt ihr euren Projektplan direkt aus dem Angebot erstellen lassen, dann fällt euch aber auf, dass ihr noch weitere Aufgaben berücksichtigen müsst. Gar kein Problem: Ihr könnt einfach über den +Button weitere Aufgaben hinzufügen.
In eurem Projektplan könnt ihr zusätzlich festlegen, welche Spalten ihr gerne angezeigt bekommen möchtet. Die Ist- Stunden errechnen sich aus den gebuchten Zeiten, aber die Soll-Stunden sollten stets ausgefüllt sein, da sie euch helfen, den Überblick über eure Zeitangaben und die geplanten Stunden zu behalten.
Außerdem könnt ihr euch zusätzlich anzeigen lassen, wie viel Prozent ihr inhaltlich von den einzelnen Aufgaben erledigt habt. Diese Angabe kann ziemlich praktisch sein, da ihr so direkt auf den ersten Blick erkennt, an welcher Stelle ihr mehr Zeit buchen und ggf. Rücksprache mit dem Kunden halten müsst.
Wie werden diese ganzen Daten nun grafisch im HQ umgesetzt?
Ein Gantt-Chart im HQ erstellen
Wenn ihr alle Aufgaben in eurem Projektplan angelegt und einen Start- und Endzeitpunkt für alle Aufgaben festgelegt habt, dann seht ihr direkt auf der rechten Seite die grafische Darstellung in Form eines Gantt-Charts.
Je nachdem wie viele und welche Spalten-Optionen ihr ausgewählt habt, werden diese Balken im Diagramm ebenfalls visualisiert.
Habt ihr euch beispielweise für die Angabe der eben beschriebenen Prozentangabe entschieden, dann wird euch dies zusätzlich grafisch im Gantt-Chart angezeigt.
Hervorhebungen im Gantt-Chart
Generell gibt es zwei farbliche Hervorhebungen in eurem Gantt-Chart – eine blaue und eine rote. Wenn ihr an euren Aufgaben arbeitet und die Zeiten dementsprechend eintragt, wächst der jeweilige Balken. Dies wird mit einer blauen Farbe verdeutlicht.
Wenn der Balken komplett blau angezeigt wird, dann ist habt ihr die Soll-Zeit erreicht, mit der geplant wurde. Wenn ihr zusätzlich noch die prozentuale Ansicht gewählt habt, dann wird mit einem helleren blauen Balken direkt darunter angezeigt, wie viel von dieser Aufgabe inhaltlich geschafft ist.
Kniffelig wird es, wenn der Balken eurer geplanten Zeit schon weit fortgeschritten ist, ihr aber inhaltlich noch nicht viel geschafft habt. Aber dank der visuellen Darstellung könnt ihr dann rechtzeitig reagieren und Maßnahmen treffen.
Eure Aufgabe wird komplett rot ausgefüllt sein, wenn ihr sie überbucht habt, also wenn ihr über der Zeit seid, mit der ihr geplant habt.
Wenn ihr mit der Aufgabe noch nicht angefangen habt, der Startzeitpunkt jedoch schon verstrichen ist, dann wird euch die Aufgabe im Gantt-Chart rot umrandet angezeigt.
Wie ihr Verbindungen zwischen den Aufgaben im Ganz-Chart herstellen könnt
Das Besondere an dem Modell des Gantt-Charts sind die Beziehungen zwischen den einzelnen Aufgaben, die visuell dargestellt werden können. Im HQ geht dies sehr intuitiv.
Ihr könnt die Balken einfach mit einem Maus-Klick miteinander verbinden und so eine Beziehung herstellen. Diese wird dann mit einem kleinen Pfeil und einer Linie dargestellt.
Besonders praktisch sind Verknüpfungen zwischen den Aufgaben. Ihr könnt unter den Einstellungen im Gantt-Chart Aufgaben miteinander verknüpfen. Wenn sich also der Startpunkt einer Aufgabe verschiebt, verändert sich auch der angekoppelte Balken der anderen Aufgabe.
Ihr könnt auch im Gantt-Chart selbst die Deadline verschieben. Hierfür einfach mit der Maus zum Ende des entsprechenden Balkens gehen, dort klicken und bis zum gewünschten Zeitpunkt gedrückt halten und schließlich loslassen. In eurer linken Spalte im Projektplan wird dann der Endzeitpunkt automatisch auf das Datum angepasst, welches ihr eben in dem Balken verlängert habt.
Mit einer aktuellen und detaillierten Projektplanung mit dem Gantt-Chart-Modell wisst ihr stets über den Status eurer Aufgaben Bescheid. Auf den ersten Blick lässt sich erkennen, welche Aufgaben mehr Zeit benötigen, aufeinander warten oder bereits überbucht sind. Dadurch lässt sich rechtzeitig handeln und ihr könnt die Projekte schließlich zufriedenstellend abschließen – ganz ohne Chaos.
