1. Zeitfilter auf das neue Geschäftsjahr umstellen

In vielen Übersichten in helloHQ gibt es Zeitfilter, um immer den richtigen Bereich des Jahres oder auch das aktuelle Geschäftsjahr im Blick zu behalten. Zum Beispiel in den Belegen (Angebote, Rechnungen, Eingangsrechnungen etc.) und in den Controllings.

Am besten stellt ihr diese Filter zum Jahresbeginn auf das neue Geschäftsjahr um oder wählt einen Zeitraum, der die relevanten Monate des vergangenen Jahres noch umfasst.

2. Nummernkreise checken und ggf. auf Null setzen

Die Nummernkreise, u.a. für Belege oder auch Projekte sind häufig so eingestellt, dass sie jährlich neu beginnen zu zählen.Vor allem wenn ihr erst in diesem Jahr begonnen habt helloHQ zu nutzen, habt ihr wahrscheinlich eine bestimmte Startnummer gesetzt, um den alten Nummernkreis fortzuführen.

Checkt am besten einmal, wie diese Startnummer aussieht und ob die Startnummer auch für das Jahr 2023 noch korrekt ist. Vielleicht empfiehlt es sich, im neuen Jahr wieder bei Eins zu beginnen.

• Wie kann ich einen Beleg-Nummernkreis einrichten?
• Wo lege ich Nummernkreise für Projekte an?

Falls ihr für das neue Jahr Layout-Änderungen vornehmt, achtet darauf, in der neuen Dokumentvorlage auch den richtigen Nummernkreis zu hinterlegen.

3. Jahresurlaub setzen

“Über die Funktion Jahresurlaub setzen könnt ihr für euer Team die Standardmenge an Urlaubstagen aus dem Vorjahr übertragen.” Lorem ipsum

4. Arbeitszeitkonten abschließen

Falls ihr helloHQ auch zur Erfassung von Präsenzzeiten nutzt, denkt daran die Arbeitszeitkonten eures Teams für die vorangegangenen Monate abzuschließen (eine Anleitung, wie das funktioniert, findet ihr hier).

Dadurch werden die Arbeitszeitkonten “eingefroren” und der Status Quo gesichert.

• Kann ich Urlaubstage von Mitarbeitern umbuchen?
• Wie kann ich Überstunden nachgetragen oder abziehen?

5. Vertragliche Arbeitszeiten anpassen

Falls Mitarbeitende zum neuen Jahr ihre Arbeitszeiten ändern, z.B. weniger Stunden oder an anderen Tagen arbeiten, müsst ihr diese in helloHQ entsprechend anpassen. Dadurch stellt ihr sicher, dass verfügbare Kapazitäten auch weiterhin richtig kalkuliert werden können. Vergesst nicht, den vorherigen Monat abzuschließen, bevor ihr die Zeiten anpasst.

Hinweis: Zum 1. Januar sowie zum 1. Juli 2023 wird der gesetzliche Mindestlohn erhöht. Dies kann Auswirkungen auf die Soll-Arbeitszeit von Angestellten auf Minijob-Basis haben. Denkt daran, die Arbeitszeiten entsprechend anzupassen.

6. Interne Kostensätze überprüfen

Oft ist der Jahreswechsel ein beliebter Zeitpunkt für Beförderungen. Mit einem höheren Gehalt ändert sich natürlich auch der interne Kostensatz. Passt diese an, bevor im neuen Jahr Reportings erstellt werden – so erhaltet ihr auch 2023 korrekte Auswertungen.

Achtung: Eine nachträgliche Änderung der internen Kostensätze ist nicht möglich.

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