Ihr kennt das bestimmt auch: An manchen Tagen könnt ihr euch vor To-Dos nicht mehr retten. Eure Lieblingskolleg*in wird krank und ein*e Kund*in verlangt nach einem Update oder einer Rechnung. Und dann wollen eure Social-Media-Kanäle auch noch mit kreativen Inhalten gefüttert werden… Chaos pur!

Bitte nicht den Kopf in den Sand stecken. Es gibt mittlerweile so viele Tools für Agenturen, die das Arbeitsleben erleichtern und euch genau in diesen Situationen unter die Arme greifen – ganz egal, ob es um die Social-Media-Planung geht oder ihr gezielt Hilfe für eure PR-Agentur sucht. Allerdings ist die Auswahl schier erschlagend…

Wie gut, dass wir zur Stelle sind und euch im nächsten Schritt eine Liste mit Tools und weiteren coolen Apps zusammengestellt haben. Viele dieser Tools nutzen wir selbst täglich in unserem Team und sind super überzeugt von ihnen. Findet jetzt heraus, welche Tools nicht in eurer Agentur fehlen dürfen!

Tools für saubere Prozesse und eine optimale Zusammenarbeit im Team

Teamwork makes the dream work! Doch neben einem produktiven Team sind auch gut organisierte Prozesse die Grundlage für erfolgreiche Projekte. Diese Tools für Agenturen unterstützen euch bei der Organisation – egal, wo euer Team gerade arbeitet.

helloHQ: Die Agentur in einem Tool

Die Aufgaben in eurer Agentur sind komplex und ihr habt keine Lust, im normalen Agenturalltag unzählige Tools zu benutzen? Dann braucht ihr eine Agentursoftware wie helloHQ. Mit helloHQ könnt ihr eure Projekte von Sales über das Projektmanagement bis hin zur Rechnung abbilden und bringt so Ordnung und Struktur in euren gesamten Agenturprozess.

Ihr habt weitere Tools in eurem Tech-Stack? Keine Sorge: helloHQ funktioniert mit euren Tools und bietet beliebige Erweiterungsmöglichkeiten dank offener REST-API.

awork: Die perfekte Ergänzung zur Agentursoftware

Eine Agentursoftware wie helloHQ bietet eine umfassende Projektsteuerung und Einblick in die Gesamtheit aller Agenturzahlen – für die Projekt- oder Agenturleitung super praktisch. Für euer Design-Team liegt der Fokus im Daily Business jedoch eher auf dem Aufgabenmanagement und der Zeiterfassung? Dann schaut doch mal bei awork vorbei!

awork ist eine schlanke Workmanagement-Lösung für kreative Teams – perfekt integrierbar mit dem Rechnungsprozess in helloHQ. Euer Kreativ-Team kann die Projektaufgaben in awork abarbeiten und Zeiten auf Projekte und To-Dos erfassen – und für die Abrechnung und Kostenanalyse landen am Ende alle erfassten Projektzeiten wieder in helloHQ.

Notion: Dokumentation leicht gemacht

Notion ist ein Must-Have unter den Orga-Tools. Neben Notizen aller Art, die im hauseigenen Cloudspeicher abgelegt werden, verwaltet die Software auch Kalender, Datenbanken oder Projektboards für euch – so könnt ihr Wissen über interne Prozesse, Best Practices usw. ganz einfach zentral dokumentieren und im Team teilen.

Ihr könnt eigene Dokumente anlegen, sie nach Wunsch formatieren und Bilder, Videos, Codes oder Gleichungen einfügen. Eure Dokumente werden in übergeordneten Ordnern gegliedert und übersichtlich aufbewahrt. Top Ordnung garantiert!

Calendly: Termine finden ohne viel Aufwand

Spätestens seit dem letzten Jahr gehören digitale Meetings zum Alltag in vielen Agenturen. Calendly hilft euch dabei, eure Meetings zu planen. Wer hat schon Lust auf das nervige Hin- und Hersenden von E-Mails, um einen Termin zu finden?

Ihr gebt eure Verfügbarkeiten an und nun könnt ihr den Link an jede Person schicken, mit der ihr einen Termin vereinbaren wollt. Diese wählt dann einen freien Timeslot in eurem Kalender aus und schon habt ihr einen Termin. Super einfach!

Miro: Produktive Brainstormings von überall

Kennt ihr das Problem, in euren kreativen Meetings einfach keine neuen Ideen zu haben? Mit dem Kollaborations-Tool Miro sind produktive Meetings mit genialen Einfällen keine Seltenheit mehr!

Einfach ein Whiteboard erstellen, mit eurem Team teilen und loslegen. Das userfreundliche Interface und Features wie z.B. Abstimmungen im Team vereinfachen eure Zusammenarbeit ungemein und schaffen Raum für kreative und strategische Ideen in eurer Agentur.

Zapier: So werden eure Prozesse noch effektiver

Wie cool wäre es, wenn ihr alle eure Tools miteinander verbinden könntet? Zapier macht genau das möglich! Über das Tool könnt ihr verschiedene Cloud-Apps zu komplexen Workflows verknüpfen und so eure Prozesse automatisieren. Das spart nicht nur eine Menge Zeit, sondern ist auch weniger fehleranfällig.

Tools für die Social-Media-Planung in eurer Agentur

Social-Media ist so viel mehr als nur das Posten vieler Bilder und Texte. Die folgende Auflistung von Tools für Agenturen wird euch die Arbeit um einiges erleichtern.

Hootsuite: Übersichtliche Social-Media-Planung

Social-Media-Planung kann ganz schön aufwändig sein. Da ist es sinnvoll, wenn ihr Tools benutzt, in denen ihr euren Content vorplanen könnt. Somit habt ihr immer einen guten Überblick, wann welcher Beitrag gepostet werden soll und mit welchen Themen ihr euch in der Zukunft mehr beschäftigen könnt.

Mit Hootsuite könnt ihr eure Inhalte, zum Beispiel für euren Twitter- oder Facebook-Account, ganz einfach vorplanen. Das Tool verfügt über eine Kalenderansicht, in der euch die geplanten Beiträge angezeigt werden. Und das Praktische: eure vorgeplanten Inhalte werden automatisch gepostet.

Mailchimp & Co.: Newsletter-Planung leicht gemacht!

Hier können wir direkt drei Tools empfehlen. Falls ihr nur ein paar Newsletter für eure eigene Agentur verschicken möchtet, dann wäre der Klassiker Mailchimp einen Versuch wert. Wenn ihr jedoch für viele Kund*innen in diesem Bereich tätig seid, dann schaut auch mal bei Inxmail vorbei. Ein weiteres Mailing-Tool zur Marketing Automation: customer.io – für automatisierte Transaktions-E-Mails, Benachrichtigungen uvm.

Pocket: Viele Informationen an einem Ort

Manche Newsletter enthalten super interessante Artikel, Themen- und Design-Inspiration. Doch manchmal hat man einfach keine Zeit, sie direkt zu lesen und dann geraten sie in Vergessenheit.

Das wird euch mit dem Tool Pocket nicht mehr passieren. Dieses Tool speichert alles übersichtlich ab, damit ihr es lesen könnt, wenn ihr Zeit habt. So könnt ihr Artikel, Videos oder Geschichten von jeder Publikation, Seite oder App ganz einfach per Klick in Pocket abspeichern und bei der nächsten Bahnfahrt lesen.

Tools, die eure Mediengestaltung auf dem Schirm haben sollte

Mal abgesehen von den üblichen Verdächtigen, wie der Adobe Creative Cloud, inVision und Sketch haben wir noch ein paar Tipps, die ihr vielleicht noch nicht auf dem Schirm hattet.

Adobe Color: Farbpaletten erstellen – ganz einfach

Auch ein Adobe Produkt, aber bei vielen noch unbekannt, ist Adobe Color. Hier könnt ihr eure perfekte Farbpalette erstellen. Ihr wisst zum Beispiel nicht, wie ihr euren nächsten Facebook Ad farblich gestalten sollt oder euch fehlt einfach ein bisschen farbliche oder gestalterische Inspiration?

Dann seid ihr hier genau richtig. Ihr könnt eine Grundfarbe wählen und schauen, mit welchen Farben diese harmoniert oder welche Farben der perfekte Gegensatz wäre. Besonders praktisch: Eure Farbthemen lassen sich in Pantone-Farbfelder umwandeln und anschließend herunterladen.

Font Squirrel: Welche Schriftart passt am besten?

Ihr seid auf der Suche nach einer passenden Schriftart für ein bestimmtes Kundenprojekt? Dann hilft euch Font Squirrel weiter! Hier gibt es nicht nur zahlreiche kostenlose Schriftarten, sondern auch ein besonders cooles Feature, das euch verrät, um welche Schriftart es sich handelt.

Wir alle kennen das: Ihr habt eine richtig coole Schriftart auf einer Anzeige gesehen, aber keine Ahnung, wie sie heißt? Dann ist Font Squirrel einen Versuch wert! Einfach ein Foto machen und dieses dort hochladen.

Figma: Design-Kollaboration leicht gemacht

Ihr sucht ein Kollaborations-Tool für eure digitalen Designs? Mit Figma können nicht nur alle Designer*innen einen Blick auf den Entwurf werfen, sondern alle aus dem Team, die den Link bekommen, können ihr Feedback abgeben. Besonders praktisch bei Figma ist, dass auch die Entwickler*innen direkt einen Blick auf die Designs werfen können und die Umsetzung daher viel einfacher abläuft.

Behance: Auf der Suche nach Inspiration?

Wenn die Kreativität mal wieder etwas auf sich warten lässt, könnt ihr einen Blick in Behance werfen. Dort werden viele kreative Arbeiten vorgestellt und so könnt ihr ganz easy neue Inspirationen für eure Agentur gewinnen.

Wenn ihr einfach nur ein Foto für die neue Website eines Kunden, einen Social-Media-Post oder einen Blogartikel benötigt, dann schaut bei Unsplash vorbei. Hier gibt es tolle Bilder nach Themen gegliedert, die ihr lizenzfrei benutzen dürft, allerdings freuen sich die Künstler*innen auch immer über Credit.

Diese beiden Tools entlasten eure Agentur sofort

In Agenturen ist es ungeheuer wichtig, über einen leistungsfähigen Tool-Stack zu verfügen, der alle Agentur-Prozesse sinnvoll abbildet und Zeitfresser abfängt. Zwei dieser Tools möchten wir euch an dieser Stelle vorstellen.

Koality.io – das Allround-Werkzeug für technische Fehler und redaktionelle Probleme

Jede Agentur, die Online-Projekte betreut, kennt den alarmierenden Kundenanruf am Montagmorgen: “Hilfe, die Webseite war down, kein Kunde konnte etwas kaufen!”. An dieser Stelle kommt koality.io ins Spiel.

Der Überwachungsservice wurde speziell für Agenturen gebaut, um Kundenprojekte kontinuierlich zu betreuen und dort den Zeitaufwand zu minimieren bzw. das Service-Portfolio zu erweitern. Dazu bietet koality.io die kontinuierliche Überprüfung aller wichtigen Webseite-Eigenschaften, wie Erreichbarkeit (Uptime), SEO, Performance, Sicherheit sowie Inhalten und ist dabei sehr günstig.

Warum ist das vor allem für Agenturen so wichtig?

Viele Agenturen scheuen sich vor Wartungsverträgen, weil sie auch häufig eine 24/7-Bereitschaft beinhalten. Dies kann ab jetzt koality.io übernehmen. Außerdem kann das Tool helfen, längere Kundenbindungen zu sichern. So besteht durch den Service z.B. auch nach dem Launch einer neuen Webseite oder eines Online-Shops weiterhin eine Bindung zur Agentur.

Ohne einen automatischen Überwachungsservice kann kaum eine Agentur der 24/7-Wartung gerecht werden. Begrenzte zeitliche Ressourcen, die zum einen über knappe Budgets zustandekommen, aber auch über die Vielzahl an parallel zu managenden Projekten, sind in Agenturen an der Tagesordnung.

Auf der anderen Seite ist die Erwartungshaltung der Kundschaft häufig, dass eine Webseite fehlerfrei zu laufen hat; dafür hat man schließlich bezahlt. Die Realität zeigt etwas anderes und je komplexer Systeme sind, desto anfälliger sind sie auch für Störungen.

Oft ist es nur eine Kleinigkeit, wie die Installation eines neuen Plugins im Online-Shop, die Probleme bereitet. Hier können sogar Kund*innen Fehler selbst verursachen und ganze Systeme vom Netz nehmen.

Ihr könnt koality.io 7 Tage kostenlos testen. Gut zu wissen: Da vieles momentan nicht planbar ist und häufig auf Sicht gefahren wird, hat sich das Team zudem dazu entschlossen, koality.io monatlich kündbar anzubieten.

Niemand mag Zeiterfassung. Deshalb braucht ihr timeBro.

Niemand mag Zeiterfassung. Daher erfasst man Zeiten in der Regel rückblickend und zerbricht sich dann den Kopf beim Schätzen. timeBro ist eine Art zweites Gedächtnis, das euch den Arbeitstag anzeigt. Mit dieser Erinnerungshilfe ist die Zeiterfassung dann sehr schnell erledigt.

Vor allem für Agenturen ist diese automatische Zeiterfassung wichtig. Denn hier gilt: Je genauer und aktueller die Projektzeiterfassung ist, desto leichter fällt es, die Projekte profitabel zu halten. Diese genauen und aktuellen Projektzeiten bekommt man aber nur, wenn man es Beschäftigten einfacher macht, sie zu erfassen.

Durch die Corona-Krise sind Budgets noch knapper geworden. Es wird also jetzt genauer hingesehen, wie viele der wertvollen Ressourcen in welche Projekte fließen. Im Zuge dessen merken viele Agenturen, dass ihre Zeiterfassung keine guten Daten liefert. Und auf Daten ist man als Projektmanager*in gerade im Homeoffice angewiesen.

Laut Harvard Business Review werden 33-64% der Zeiten auf die falschen Projekte erfasst. Es ist nunmal sehr schwierig, sich am Ende eines Tages zu erinnern, woran genau man gearbeitet hat. Lösungsansätze wie Stoppuhr-Buttons funktionieren für die wenigsten, weil man immer wieder vergisst sie zu drücken.

Wie löst timeBro diese Herausforderungen?

timeBro misst vollautomatisch die Dauer aller Computeraktivitäten und visualisiert den Arbeitstag als Timeline. So könnt ihr euch schneller und genauer erinnern, wie viel Zeit ihr auf welchem Projekt gearbeitet habt. Die Projektzeiten könnt ihr direkt neben der Timeline buchen und dann auf einen Klick in eurer Agentursoftware, z.B.  helloHQ oder awork, eintragen lassen.

Wichtig: Die Timeline ist streng geheim. Alle Daten sind nur auf eurem Gerät gespeichert. Das heißt, niemand außer euch selbst kann sehen, woran ihr gearbeitet habt.

timeBro rechnet sich in der Regel bereits nach dem ersten Monat, da mit Hilfe des Tools viele Zeiten erfasst werden, die andernfalls in Vergessenheit geraten wären.

Für die 14-tägige Testphase müsst ihr keine Zahlungsdaten angeben. Sie wandelt sich also nicht in ein Abo um.

Unsere Tool-Tipps für PR-Agenturen

PR-Reporting mit PowerPoint, Excel & Co., Teamkommunikation via E-Mail und Telefon, Kapazitätsplanung nach Bauchgefühl. In vielen PR-Agenturen ist das Alltag.

Hinkt die PR-Branche bei der Digitalisierung hinterher? Laut einer aktuellen Studie der aclipp GmbH ist die Antwort: Ja. Im Rahmen der Studie wurden von Januar bis März diesen Jahres mehr als 200 PR-Manager*innen befragt. Die überwiegende Mehrheit (86 Prozent) gab an, dass sie erheblichen Digitalisierungsbedarf in der Branche sehen.

Viele PRler sehen auch Lücken und Optimierungspotenziale im Tool-Stack von PR-Agenturen. Allein 35 Prozent der Befragten wünschen sich effizientere Reporting-Programme. Aber auch bei Agentur- und Projektmanagementsoftware sehen sie Nachholbedarf. Die komplette Studie könnt ihr hier als Whitepaper herunterladen.

Der Appell ist also deutlich: PR-Agenturen brauchen digitale Tools, die die tägliche Arbeit effizienter und einfacher machen. Doch welche Anwendungen bringen tatsächlich einen Mehrwert? In diesem Beitrag stellen wir euch Tools vor, die heute in eurem Tech-Stack nicht fehlen sollten und die perfekte Basis zur Digitalisierung von PR-Arbeit sind.

Aclipp: Auf Knopfdruck zu relevanten PR-Reports

Monatsende in der PR-Agentur: Die letzten Medienbeobachtungen werden gesammelt und alle fehlenden KPIs in einer Tabelle notiert. Und jetzt? PR-Reporting. Also alle Clippings inklusive der Metriken in einer Präsentation für eure Kund*innen aufbereiten.

Allein das Erstellen eines solchen PR-Reports kann im Schnitt bis zu vier Stunden in Anspruch nehmen (und dabei sind das Sammeln der Medienbeobachtungen und das Herausfinden der KPIs noch gar nicht berücksichtigt).

Hochgerechnet ist eine Vollzeitkraft bei nur zehn Kund*innen also eine ganze Woche lang nur mit dem PR-Reporting beschäftigt. Das muss doch besser gehen! Bei genau diesem Gedanken setzt die PR-Reporting-Software aclipp an.

Mit aclipp könnt ihr Medienbeobachtungen aus allen Kanälen an einem Ort sammeln und auf Knopfdruck mit relevanten KPIs ergänzen. Dafür stehen euch die Daten von über 20.000 Print-Medien aus dem DACH-Raum, die Kennzahlen von nahezu allen Webseiten weltweit und sogar die verschiedenen KPIs aus den meistgenutzten Social-Media-Kanälen zur Verfügung.

Clippings könnt ihr entweder selbst hinzufügen oder durch die Anbindung einer Medienbeobachtung automatisch einspielen. Auf Knopfdruck lassen sich eure Clippings mit relevanten Daten ergänzen. Klingt praktisch? Ist es auch.

Es ist mal wieder Monatsende oder euer*e Kund*in wünscht ad hoc einen Report? Mit aclipp gar kein Problem: Innerhalb von nur 4 Minuten könnt ihr relevante PR-Reports erstellen – in ansprechendem Design und individuell an die Bedürfnisse eurer Kundschaft angepasst. Damit haben Clipping-Chaos und Reporting-Stress ein Ende und ihr spart wertvolle Zeit, die ihr in großartige Kreativarbeit und überzeugende Pitches investieren könnt.

Canva & Co.: PR-Inhalte einfach visuell gestalten

PR kann heutzutage nicht mehr ohne digitale Plattformen wie Social Media gedacht werden. Egal auf welchem Kanal ihr Inhalte veröffentlicht, die visuelle Darstellung spielt eine entscheidende Rolle – deshalb solltet ihr dabei auf die richtigen Tools setzen.

EveryPixel

Ihr benötigt ganz bestimmte Bilder für eure PR-Inhalte, habt aber keine Zeit, unzählige Datenbanken zu durchsuchen? Dann kommt EveryPixel wie gerufen.

Die Bildersuchmaschine durchstöbert über 50 Stock-Anbieter und bietet einzigartige Filtermöglichkeiten, damit die Ergebnisse perfekt zum Design eurer PR-Inhalte passen. Ihr könnt z.B. nach dominierenden Bildfarben filtern oder einen Freiraum-Filter nutzen, um Bilder zu finden, bei denen bestimmte Bereiche ausgespart sind.

Ein cooles Extra für PRler: Everypixel Aesthetics. Das KI-basierte Tool schätzt die visuelle Qualität jedes Bildes ein und erkennt den ästhetischen Wert, um beliebte Fotos einfacher von weniger beliebten Fotos zu trennen. Die Ergebnisse sind zum Teil überraschend.

Canva

Wenn das Bildmaterial visuell aufbereitet werden muss und die Deadline kurz bevor steht, kann der Weg über Designer*innen oder eine Agentur zum Flaschenhals werden. Eine geniale und einfache Lösung für Bildbearbeitungen aller Art: Canva.

Die browserbasierte Grafikdesign-Plattform funktioniert nach dem Drag-and-Drop-Prinzip und beinhaltet zahlreiche Vorlagen, Bilder, Schriftarten und Grafikelemente, die ihr für eure Zwecke anpassen und wiederverwenden könnt.

Gerade für den Social-Media-Bereich praktisch: Die passenden Maße für Facebook und Co. sind hinterlegt, sodass ihr diese nie wieder suchen müsst und eure Grafiken direkt im gewünschten Format exportieren könnt.

Flixier

Canva bietet zwar seit Kurzem auch die Bearbeitung von Bewegtbild an, die Möglichkeiten sind jedoch recht eingeschränkt. Ein Tool, um Videos zu bearbeiten, zu schneiden oder zusammenzufügen muss her!

Komplexe Schnittprogramme wie Adobe Premiere oder iMovie erfordern jedoch in der Regel starke Rechenleistungen und bieten bei der Arbeit am Laptop oft kein optimales Nutzungserlebnis. Eine Alternative ist der intuitive Videoeditor flixier. Die Software läuft zu 100% im Browser und belastet den Rechner dadurch kaum stärker als andere Websites.

Sogar der gesamte, sonst extrem rechenintensive, Rendervorgang passiert in der Cloud. Seid ihr mit der Bearbeitung fertig, könnt ihr einfach bequem das Browser-Fenster schließen und erfahrt via E-Mail, wenn euer Video fertig ist – super praktisch!

helloHQ – eine Agentursoftware, die alle Prozesse zusammenbringt

Mit einer Agentursoftware habt ihr euren kompletten Agenturprozess an einer zentralen Stelle verankert. Vom ersten Kundenkontakt über das Angebot bis hin zu Abrechnung und Controlling läuft alles in der Agentursoftware zusammen.

Warum das nützlich ist? Stellt euch vor, nach Projektende landen erfasste Stunden zum richtigen Kostensatz auf der Rechnung und auch im Controlling-Modul. Da der Projektumfang inkl. aller Ressourcen vorab geplant wurde, kann rückwirkend beurteilt werden, ob das Projekt erfolgreich war oder ob es der Agentur zusätzliche Kosten verursacht hat. Genau das ist mit einer Agentursoftware wie helloHQ möglich.

Viel zu viele PR-Agenturen kämpfen in Sachen Agenturorganisation noch einen aussichtslosen Kampf mit einer Flut an Tabellenkalkulationen und isolierten Insellösungen.

Die Rettung aus dem Datenchaos: eine gute Agentursoftware wie helloHQ, die den kompletten Agenturprozess an einer zentralen Stelle abbildet. Das macht es möglich, PR-Projekte effizient und effektiv zu organisieren.

Stellt euch vor, ihr plant ein neues Projekt. Dieses erstellt ihr in helloHQ in wenigen Klicks direkt aus dem angenommenen Angebot. Die einzelnen Positionen landen automatisch als Aufgaben in eurem Projektplan.

Wer aus dem Team hat noch Kapa? Ein kurzer Blick in die Ressourcenplanung beantwortet euch die Frage nach der Auslastung. Die To-Dos (inkl. Briefing, geplantem Aufwand und Deadline) verteilt ihr dann im Team – ohne auch nur eine einzige E-Mail zu schreiben.

Euer Team erfasst die Projektzeiten direkt auf die Aufgaben. Eine Aufgabe dauert länger als gedacht? Kein Problem, denn Veränderungen im Projektzeitplan spiegeln sich automatisch auch in eurer Ressourcenplanung wider.

So könnt ihr direkt auf Engpässe reagieren. Nach Projektende landen alle erfassten Stunden zum richtigen Kostensatz auf der Rechnung. Und im Controlling-Modul, wo alle relevanten Infos aus euren Projekten (Kosten, Umsätze, erfasste Zeiten, Fremdkosten) in übersichtlichen Auswertungen zusammenfließen.

Fazit

Eine technische Infrastruktur ist heute wichtiger denn je. Agenturen sollten auf digitale Tools setzen, die die tägliche Arbeit effizienter und einfacher machen.

Eine smarte Reporting-Software wie aclipp spart euch wertvolle Zeit, die ihr für kreative oder strategische To-Dos nutzen könnt. Auch die Erstellung professioneller und visueller Inhalte ist mit der Unterstützung von Tools wie Canva, Flixier oder EveryPixel kein Hexenwerk mehr und kann von euch selbst übernommen werden. In Sachen Agenturorga ist das all-in-one Tool helloHQ die Basis für sauber geplante, erfolgreiche Projekte.

Mit den vorgestellten Tools seid ihr in den Bereichen PR-Reporting, visuelle Gestaltung und Agenturorganisation perfekt aufgestellt und langfristig für die zunehmende Digitalisierung gerüstet.

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