Zeiterfassung im Homeoffice: Die aktuellen Regeln
Auch nach der Corona-Pandemie bleibt das Homeoffice für viele eurer Angestellten eine attraktive Alternative zur Arbeit im Büro. Viele, die während der Pandemie damit begonnen haben, von zu Hause aus zu arbeiten, möchten dies auch weiterhin gerne tun – entweder ganz oder nur einige Tage der Woche. Einige Unternehmen haben darauf bereits reagiert und bieten Angestellten auch weiterhin an, in einem flexiblen Arbeitsmodell von zu Hause aus zu arbeiten.
Damit euch das gelingt, sollten einige Vereinbarungen geschlossen und Regeln eingehalten werden. Euer Unternehmen sollte klare Regeln und individuelle Richtlinien im Umgang mit der Arbeit im Homeoffice aufstellen und den aktuellsten Vorgaben folgen, um potenziellen Konflikten vorzubeugen.
Ein wichtiger Teil dieser Vorgaben sind unter anderem der Umgang mit der Erreichbarkeit, eine Dokumentationspflicht und die zeitliche Erfassung der Arbeitszeit eurer Angestellten. In diesem Artikel erfahrt ihr die aktuellen Vorgaben und wie ihr euch als Arbeitgeber*innen rechtlich absichern könnt, sodass eure Angestellten produktiv im Homeoffice arbeiten können.
Was sollte rechtlich beim Arbeiten im Homeoffice beachtet werden?
Die Corona-Pandemie hat dazu geführt, dass viele Geschäftsführungen und Angestellte zum ersten Mal mit der Idee Homeoffice in Berührung gekommen sind. Viele eurer Teammitglieder empfinden das Arbeiten von zu Hause aus als angenehm, doch um diese Möglichkeit weiter aufrechtzuerhalten, müsst ihr euch Fragen zur technischen, rechtlichen und organisatorischen Umsetzung stellen. Die folgenden Punkte sollen euch bei der Umsetzung helfen.
Recht auf Homeoffice?
In einigen europäischen Ländern, wie beispielsweise den Niederlanden, haben Angestellte rechtlichen Anspruch darauf, im Homeoffice zu arbeiten. Dieser Rechtsanspruch besteht in Deutschland aktuell nicht. Die Entscheidungsfreiheit über die Arbeit aus dem Homeoffice liegt aktuell bei der jeweiligen Geschäftsführung.
Grundsätzlich können Angestellte demnach nicht verlangen, dass sie von zu Hause aus arbeiten dürfen. Viele Unternehmen möchten sich jedoch nach den Wünschen der Teammitglieder richten und möchten demnach auch ohne rechtlichen Anspruch das Arbeiten im Homeoffice ermöglichen.
Arbeitsrechtliche Vorgaben für das Homeoffice
Es bestehen einige gesetzliche Regelungen und Pflichten, die es zu erfüllen gilt, wenn Arbeitnehmer*innen vom heimischen Arbeitsplatz aus arbeiten. Dazu gehören die Einhaltung von Arbeitsschutzbestimmungen, Datenschutzbestimmungen und die Arbeitszeitregelungen. Um Strafen zu vermeiden, solltet ihr also darauf achten, dass diese Gesetze eingehalten werden.
- Bestimmungen zum Arbeitsschutz: Auch bei der Arbeit im Homeoffice muss die Arbeitssicherheit gewährleistet sein, genauso wie am Arbeitsplatz im Büro. Insbesondere muss ermittelt werden, welche Arbeitsschutzvorschriften erforderlich sind und es sollte eine Gefährdungsbeurteilung durchgeführt werden. Dies bedeutet nicht, dass der Arbeitsplatz im Homeoffice einer Pflicht zur Überwachung unterliegt, sondern, dass es einer genauen Befragung bedarf, welche Gegebenheiten vorliegen. Ferner sollte es ebenfalls entsprechende Schulungen für die Beschäftigten geben – auch im Hinblick auf die Anforderungen des Arbeitsschutzgesetzes an Arbeitsmittel. Der Arbeitnehmer hat zudem das arbeitsmedizinische Vorsorgegesetz einzuhalten.
- Datenschutzbestimmungen: Im Homeoffice werden hohe Anforderungen an Datensicherheit und IT-Infrastruktur gestellt. Die Geschäftsführung muss bei der Einrichtung eines Arbeitsplatzes im Homeoffice darauf achten, dass die richtigen Datenschutzmaßnahmen umgesetzt werden. Ihr müsst demnach sicherstellen, dass eure Arbeitnehmer*innen bei der Arbeit im Homeoffice die Bestimmungen zum Datenschutz einhalten. Nur eure Arbeitnehmer*innen sollten Zugriff auf ihren PC und das Mobiltelefon haben – Familienmitgliedern oder Dritten anderer Art sollte ein Zugang nicht möglich sein. Eine Datensicherheit für die Datenübertragung kann durch eine VPN-Verbindung erreicht werden. Es muss stets garantiert werden, dass die Daten sicher, also auf einem internen Server des Unternehmens, gespeichert werden.
- Arbeitszeitregelungen: Das Arbeitszeitgesetz gilt nicht nur im Büro, sondern muss auch im Homeoffice eingehalten werden. Beschäftigte im Homeoffice müssen daher auch die Regelungen aus dem Büro übernehmen und sich an Höchstarbeitszeiten, Pausen und Ruhezeiten sowie das Verbot der Arbeit an Sonn- und Feiertagen halten. Es ist wichtig, dass ihr die Einhaltung dieser Regeln deutlich kommuniziert und ein Regelungsmodell für die Dokumentation der Abwesenheitszeiten der Beschäftigten findet.
Vereinbarungen zum Homeoffice im Arbeitsvertrag
Das Arbeiten von zu Hause erfordert eine Anpassung der Unternehmenskultur. Führungskräfte müssen lernen, aus der Ferne zu führen, sich andere Ziele zu setzen und den Mitarbeiter*innen erhöhtes Vertrauen entgegenzubringen. Die bloße Anwesenheit am Arbeitsplatz gilt nicht als Maß der Produktivität.
Deshalb solltet ihr konkrete Regelungen, die die Geschäftsführung bei der Arbeit im Homeoffice fordert, im Arbeitsvertrag festlegen. Zu diesen Vereinbarungen zählen die Vertragsdauer, die Erreichbarkeit im Homeoffice sowie die Übertragung der Dokumentationspflicht auf die Angestellten.
Die Geschäftsführung kann dabei etwa Vertrauensarbeit anbieten, ohne dass Angestellte detailliert jeden Schritt ihrer Arbeit erfassen müssen. Hilfreich kann in diesem Bereich auch die Nutzung von Tools zur Zeiterfassung sein, die den Prozess erleichtern können.
Dokumentation und Zeiterfassung, aber wie?
Neben den erwähnten rechtlichen Vorgaben, die zu einer gelungenen Umsetzung des Homeoffice beitragen, müssen auch eine gute Technik und eine taktische Organisation gewährleistet werden. Diese Punkte sind integral, wenn es um den Erfolg im Homeoffice geht.
Ermöglichung der technischen Voraussetzungen
Damit eure Mitarbeiter*innen produktiv von zu Hause arbeiten können, müssen die bereitgestellten Arbeitsmittel und die technischen Voraussetzungen, die zu den wichtigsten Punkten gehören, geklärt werden. Viele Beschäftigte sind mit den eigenen Laptops vertraut und möchten diese weiterhin nutzen.
Nicht alle wollen zudem ein weiteres Gerät auf ihrem Schreibtisch haben. Besonders durch die Nutzung privater Geräte ist es umso wichtiger, an den Datenschutz zu denken, beispielsweise durch eine Zwei-Faktoren-Authentifizierung und eine gute IT-Betreuung.
Wurden die grundlegenden Rahmenbedingungen festgelegt, sollte eine zufriedenstellende Softwarelösung gewählt werden. Dabei solltet ihr auch daran denken, dass diese von remote arbeitenden Teammitgliedern einfach zu bedienen sein sollten.
Herausforderungen, die zum Beispiel durch unterschiedliche Hardware entstehen, müssen durch eine umso bessere Software ausgeglichen werden. Dies gilt sowohl für allgemeine Arbeitsprogramme als auch für Programme zur Arbeitszeitdokumentation.
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Warum sollte die Arbeitszeit erfasst werden?
Zeiterfassung ist ein wichtiger Bestandteil der Arbeit im Homeoffice – auch, wenn es den Grundsätzen des flexiblen Arbeitens von zu Hause aus auf den ersten Blick vielleicht widerspricht. Laut dem Arbeitszeitgesetz müssen Arbeitgeber*innen auch im Homeoffice der Dokumentationspflicht der Arbeitszeiten genauestens nachkommen.
Es bedarf also eigenen Regelungen zur Zeiterfassung. So dürfen festgelegte Kernarbeitszeiten von Unternehmen mit ins Homeoffice übernommen werden.
Um sicherzustellen, dass euer Team produktiv bleibt, ist es jedoch wichtig, einige Grundregeln aufzustellen. Indem ihr feste Erreichbarkeitszeiten festlegt, könnt ihr Termine vereinbaren, ohne euch Sorgen machen zu müssen, die Arbeit anderer zu unterbrechen.
Regelmäßige Teammeetings können auch eine Gelegenheit bieten, alle Mitarbeiter*innen über aktuelle Entwicklungen auf dem Laufenden zu halten. Vor allem aber bei Kontakt mit Kund*innen sind Regelungen, die die Arbeitszeit betreffen, von hoher Relevanz.
Arbeitsroutinen schaffen und Aufgabenlisten erstellen
Wenn verschiedene Meetings geplant sind, kann zusätzlich zu der Arbeitszeiterfassung auch eine Aufgabenliste helfen. Neben dem Beantworten der Mails, dem Tätigen von Anrufen und weiteren Aufgaben, kann im Homeoffice das Klingeln an der Tür einen schnell aus dem Konzept bringen, wenn so viel in der heimischen Umgebung beachtet werden muss. Eine Aufgabenliste kann da helfen – so gibt es einen Überblick, der dazu beitragen kann, dass Aufgaben fristgerecht eingereicht werden können
Möglichkeiten zur Erfassung der Arbeitszeiten
Die klassische Möglichkeit, die Arbeitszeit aus dem Homeoffice zu erfassen, ist das Ausfüllen eines Online-Stundenzettels, beispielsweise in Form einer Excel-Tabelle. Teammitglieder können sich ganz selbständig zu Arbeitsbeginn und -ende in die Tabelle eintragen und diese elektronisch an die zuständige Person senden, damit diese Eintragung genehmigt wird.
Eine andere Möglichkeit bietet unter anderem ein Google Kalender. Teammitglieder können ihren eigenen Kalender einrichten, damit sie für sich selbst sehen können, wie viele Stunden sie bereits gearbeitet haben.
So könnt ihr auch sehen, wann und wie viele Stunden eure Mitarbeiter*innen gearbeitet haben. Hier kann allerdings der Datenschutz ein Problem darstellen, denn es muss zunächst geprüft werden, ob dieser gewährleistet werden kann.
Eine weitere Option sind hilfreiche Tools für die Online-Zeiterfassung. Verschiedene Tools bieten dabei verschiedene Services und Vorteile an, die individuell auf eure Unternehmen angepasst werden können. Hauptsächlich sollten die Tools aber dazu in der Lage sein, die Arbeitszeiten eurer Teammitglieder zu erfassen.
Dies kann etwa durch eine “Stechuhr” erfolgen, durch Vertrauensarbeitszeit oder durch die Selbsterfassung, um so verschiedene Arbeitsmodelle wie Teil- oder Gleitzeit zu unterstützen und abzurechnen.
Auch Pausen und Urlaubstage können individuell berechnet werden, Abläufe zur Lohnabrechnung oder Rechnungsstellungen können automatisiert und Personal- und Schichtpläne können dargestellt werden. Darin liegt der Vorteil dieser Tools.
Leistungsmessung der Mitarbeiter*innen
Häufig herrscht bei der Teamleitung das Gefühl, dass sie die Leistung der Teammitglieder im Büro einfacher im Blick haben und besser einschätzen können, wenn sie dort arbeiten. Daten über die Leistungen der Teammitglieder müssen im Homeoffice auf anderen Wegen eingezogen werden.
Neben der Messung der Arbeitszeit, die ein Instrument der Inputmessung ist, ist die größte Herausforderung für Führungskräfte, an die Leistungsbereitschaft der Mitarbeiter*innen zu glauben.
Ein weiterer Vorteil der Tools besteht darin, dass geleistete Arbeit zusammengetragen werden kann. So kann die Arbeitsverteilung auf jedes einzelne Teammitglied fair erfolgen und Überlastung kann vermieden werden.
Eine Zeiterfassungs-Software sollte zudem sicherstellen, dass Projektstunden überwacht werden. Dies kann helfen, Bereiche zu identifizieren, in denen Verbesserungen vorgenommen werden sollten, damit das Team größere Erfolge erzielen kann.
