Zeiterfassung für Kleinbetriebe: Lohnt es sich?
Zeiterfassung – für viele Agenturen ist sie ein lästiges Thema, da sie den Workflow unterbricht, in der Menge der anstehenden Projekte häufig untergeht und nicht zu selten ein immer wieder aufkommendes Streitthema darstellt. Allerdings ist die Zeiterfassung ein essenzielles Element für den reibungslosen Ablauf von Arbeitsprozessen in einem Unternehmen.
Dank genauer und korrekter Zeiterfassung können Zeiträume für anstehende Projekte besser kalkuliert werden, Aufgaben fairer auf verschiedene Teammitglieder aufgeteilt werden und Abrechnungen schneller erfolgen.
Doch Stundenzettel und Stempeluhren gehören in diesem Fall der Vergangenheit an. helloHQ ist die Zeiterfassungsoftware für euren Kleinbetrieb, die euch zu einem ununterbrochenen Workflow, gerechten Abrechnungen und deutlich weniger Frust am Arbeitsplatz verhilft.
Ab wann ist ein Betrieb ein Kleinbetrieb?
Zeiterfassung spielt nicht nur für große Agenturen eine wichtige Rolle, sondern leistet auch in Kleinbetrieben einen essenziellen Beitrag zur produktiven Zusammenarbeit. In § 23 Abs. 1 des Kündigungsschutzgesetzes (KSchG) ist festgelegt, dass ein Betrieb als Kleinbetrieb gilt, wenn er über maximal 10 Vollzeit-Beschäftigte verfügt.
Vor 2004 gegründete Unternehmen gelten allerdings bereits ab 5 Vollzeit-Beschäftigten als Kleinbetriebe.
Die Abkürzung KMU steht für “Kleine und mittlere Unternehmen”. Laut der EU-Empfehlung 2003/361 dürfen Betriebe maximal 249 Beschäftigte eingestellt haben, nicht mehr als 50 Millionen Euro Jahresumsatz erwirtschaften oder eine Bilanzsumme von höchstens 43 Millionen Euro vorweisen, um ein KMU zu sein.
Dass KMUs von anderen Gewerben abgegrenzt werden, ist wichtig für den Zugang zu Finanzmitteln und EU-Förderprogrammen, welche speziell auf Kleinbetriebe ausgerichtet sind.
Worauf kommt es bei der Zeiterfassung an?
Genaue und korrekte Zeiterfassung ist wichtig für euren Kleinbetrieb, damit ihr eure Effizienz analysieren und gegebenenfalls verbessern, wichtige Projekte zeitlich realistisch einkalkulieren und die gesamte Auslastung eures Kleinbetriebes genau einschätzen könnt.
Im Allgemeinen versteht man unter Zeiterfassung die Erfassung der Arbeitszeitdaten der Angestellten eines Unternehmens. Erfasst werden dabei Anfangs-, End- und Pausenzeiten. Dabei muss jedoch das Arbeitsmodell des jeweiligen Mitgliedes berücksichtigt werden.
Allerdings wird die Zeiterfassung in zu vielen Unternehmen noch immer unterschätzt und nicht angemessen gewürdigt.
Arbeitszeitdaten werden manuell per Stundenzettel oder Stoppuhr erfasst – und dabei wird gut und gerne mal etwas gemogelt: Pausenzeiten werden ab-, Arbeitszeiten aufgerundet, zudem wird kein einheitliches Tracking-System eingehalten, sondern nach Belieben die Stoppuhr mal mit Arbeitsbeginn, mal bereits bei der Ankunft im Unternehmen gestartet.
Das Problem ungenauer Zeiterfassung
Werden Arbeitszeiten ungenau erfasst, entsteht ein Mix aus verschiedenen Datenqualitäten, mit denen nichts anzufangen ist. Die leitende Abteilung kann diese Daten dann nicht analysieren und keine gewinnbringenden Schlüsse ziehen.
Zeiterfassung macht demnach nur dann Sinn, wenn sie flächendeckend, einheitlich, realistisch und regelmäßig geschieht. Besonders ausschlaggebend ist die Analyse von Arbeitszeitdaten für die Planung anstehender Projekte.
Wurde die Arbeitszeit an Projekten in der Vergangenheit kürzer aufgezeichnet, als sie es eigentlich war, wird auch der angedachte Zeitrahmen für ein neues Projekt zu kurz bemessen, was dazu führt, dass wichtige Deadlines nicht eingehalten werden können und euer Betrieb in Verzug gerät. Das wirkt sich dann negativ auf euren Umsatz aus.
Ist Zeiterfassung in Kleinbetrieben sinnvoll?
Die aufgelisteten Argumente scheinen eindeutig, lassen sich diese aber auch auf Kleinbetriebe anwenden? Für viele erscheint es überflüssig, bei geringer Anzahl an Angestellten, in ein einheitliches Zeiterfassung-System zu investieren.
Die einzelnen Angestellten lassen sich schließlich leicht überblicken und Arbeitszeiten können so auch auf vertrauensvoller Basis manuell erfasst werden. Oder?
Nein! Korrekte und einheitliche Zeiterfassung bildet die Basis für funktionierendes Projektmanagement und ist so auch in Kleinbetrieben ein essenzielles Element. Zeiterfassung lohnt sich hier, da stets genügend Angestellte für das Tagesgeschäft im Betrieb sein müssen.
Zeiterfassung gibt Euch da einen wertvollen Überblick über:
- getauschte Arbeitszeiten
- Abbau von Überstunden
- Krankmeldungen
- eingereichten Urlaub
Gesetzliche Pflicht zur Zeiterfassung?
Nach dem gefällten Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom Mai 2019, besteht in Deutschland die allgemeine Pflicht zur Erfassung von Arbeitszeiten aller Mitarbeitenden. Das im September 2022 gefällte Grundsatzurteil des Bundesarbeitsgerichts legt außerdem die Pflicht für Arbeitgeber in Deutschland, die Arbeitszeit ihrer Angestellten zu erfassen, fest.
Erfasst werden sollen dabei folgende Daten:
- Beginn und Ende der Arbeitszeit
- Pausenzeiten im Rahmen der Pausenregelung
- Gesamte geleistete Arbeitsstunden pro Tag
- Ruhezeiten
Die Umsetzung der Verpflichtung steht bisher noch aus, sie gilt aktuell nur für geringfügig beschäftigte Arbeitnehmer*innen, bei denen eine besondere Missbrauchsgefahr vorliegt.
Derzeit müssen weder KMU, noch größere Unternehmen ein Zeiterfassungssystem verwenden, da das deutsche Arbeitszeitgesetz noch nicht an das Urteil des Europäischen Gerichtshofs angepasst wurde.
Ändert sich dies, sind jedoch alle Unternehmen – unabhängig von ihrer Größe – von diesem Beschluss betroffen.
Elektronische Zeiterfassung für mehr Sicherheit und Vertrauen
Digitale Innovationen setzen Stundenzetteln und Stoppuhren ein Ende und machen bereits einen wertvollen Schritt in Richtung korrekte und genaue Zeiterfassung. Gerade in Kleinbetrieben ist Zeiterfassung besonders wertvoll, da der Ausfall einer einzigen Person eine ganze Planänderung bedeuten kann.
Digitale Software zur Zeiterfassung helfen dabei, Echtzeit-Daten über alle Anwesenheiten und Abwesenheiten des gesamten Teams einzusehen und bei plötzlichen Ausfällen den Dienstplan möglichst schnell anzupassen. Wichtig ist dabei, dass alle Teammitglieder sämtliche Arbeitszeiten einsehen können, um so die eigenen Arbeitsabläufe planen zu können.
Zudem bleibt durch die begrenzte Anzahl an Angestellten in einem Kleinbetrieb meist keine Zeit für die manuelle Auswertung wichtiger Daten. Eine digitale Lösung sorgt hier für die nötige Aushilfe und wertet erfasste Arbeitszeitdaten automatisch aus. Gerade in Kleinbetrieben ist diese Entlastung deutlich spürbar.
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helloHQ – Eure Zeiterfassungsoftware für Kleinbetriebe
helloHQ ist die All-in-one-Agentursoftware, die die Zeiterfassung in eurem Kleinbetrieb auf das nächste Level bringt. Macht fehlerhaften Daten, ungenauen Zeiten, uneinheitlichen Tracking-Systemen und daraus resultierender Unzufriedenheit zwischen den Mitarbeitenden ein Ende.
Unsere All-in-one-Agentursoftware bietet euch viele verschiedene wertvolle Funktionen, die euren Kleinbetrieb auf lange Zeit nachhaltig unterstützen werden:
- CRM und Angebote
- Projektmanagement
- Controlling und Abrechnung
- Ressourcenplanung
Neben all diesen Funktionen ist die Zeiterfassung unser Kernstück.
Genau, automatisch und zuverlässig – Zeiterfassung mit helloHQ
Mit helloHQ wird Zeiterfassung zum Kinderspiel. Erhaltet einen klaren Überblick über Fehlzeiten, eingeplante Pausen, verschiedene Arbeitsmodelle, Urlaubstage, Krankmeldungen, Ausfälle und vieles mehr. Ihr habt die Möglichkeit, erfasste Stunden direkt abzurechnen, Abwesenheiten einzusehen und Arbeitszeitkonten zu verwalten.
helloHQ lässt euch bei der Zeiterfassung so viele Freiheiten, wie ihr braucht. Gestaltet das Time-Tracking so individuell, wie ihr möchtet und passt es ganz an euren Kleinbetrieb an. Die Software bietet euch drei verschiedene Arten der Zeiterfassung:
- Zeiterfassung per Stoppuhr
- klassisches Stunden buchen
- automatische Zeiterfassung dank timeBro
Automatische Zeiterfassung für euren Kleinbetrieb
Dank unserer digitalen Innovation ist die Zeiterfassung kein lästiger Baustein des Arbeitsalltags mehr, der den Workflow regelmäßig unterbricht. Mit der automatischen Zeiterfassung dank der Zusammenarbeit von helloHQ und timeBro werden erfasste Arbeitszeiten nach eurer Kontrolle und Freigabe direkt in helloHQ übernommen. So erhaltet ihr am Ende des Tages einen fehlerfreien Stundenzettel und müsst euch während der Arbeit keine Sorgen um gesonderte Erfassung-Mechanismen machen.
Die Vorteile automatischer Zeiterfassung?
- sie ist auf Mac und Windows anwendbar
- sie erfasst auch Browser- und E-Mail-Zeiten korrekt
- sie sorgt dank der Aufzeichnung genauer Zeiten für mehr Zufriedenheit im Team
Fazit: Zeiterfassung ist gerade für Kleinbetriebe wertvoll
Durch das Urteil des Europäischen Gerichtshofs aus dem Mai 2019, ist es für alle Mitarbeitenden verpflichtend, ihre Arbeitszeiten zu erfassen. Obwohl die Umsetzung dieses Urteils noch nicht Pflicht ist, lohnt es sich als Arbeitgeber*in bereits über wertvolle Zeiterfassungssysteme zu informieren und diese in das Unternehmen zu etablieren.
Der weitverbreitete Mythos, Zeiterfassung sei nur für große Unternehmen wichtig, ist falsch. Gerade in Kleinbetrieben ist die korrekte Aufzeichnung von Arbeitszeitdaten von großem Wert, da plötzliche Ausfälle sich hier stärker auf das gesamte Team auswirken. Jedoch sollte die Zeiterfassung nicht manuell per Stundenzettel erfolgen, da so die Fehlerquote steigt und ein Mix uneinheitlicher Datenquellen entsteht, welcher nicht gewinnbringend analysiert werden kann.
An dieser Stelle unterstützt helloHQ. Die All-in-one-Agentursoftware macht Zeiterfassung per Stoppuhr, durch klassisches Stunden buchen und auch auf automatischem Wege möglich. Dank der genauen und zuverlässigen Aufzeichnung von Arbeitszeitdaten ist die realistische Kalkulation anstehender Projekt möglich und euer Kleinbetrieb läuft nicht Gefahr, Verluste zu machen.
Egal, ob im Unternehmen vor Ort oder im Homeoffice – helloHQ unterstützt euren Workflow von jedem Standort aus. Als App für iOS und Android könnt ihr eure Zeit ganz einfach von unterwegs tracken. Doch auch im Browser kann helloHQ eure Zeiten erfassen und diese automatisch synchronisieren.
