Alles über Schichtplanung in Agenturen
Eine effektive Schichtplanung ist für Agenturen von großer Bedeutung, um die Anforderungen ihrer Kunden zu erfüllen und gleichzeitig die Zufriedenheit und Motivation ihrer Teammitglieder zu gewährleisten. Eine schlecht geplante Schicht kann negative Auswirkungen auf die Produktivität und die Arbeitsmoral haben. In diesem Zusammenhang ist es von entscheidender Bedeutung, dass Agenturen eine Schichtplanung entwickeln, die die Bedürfnisse ihrer Teammitglieder und Kunden berücksichtigt.
Schichtplanungstools helfen euch dabei, indem sie alle relevanten Informationen an einem Ort speichern, sodass jeder sie von jedem Computer oder Handy aufrufen kann. In diesem Artikel erfahrt ihr alles, was ihr über Schichtplanung in Agenturen wissen müsst.
Die digitale Zeiterfassung
Schichtpläne in Agenturen sind wichtig, denn sie können viele Aufgaben erfüllen: Die Hauptaufgabe des Schichtplans ist die Erstellung und übersichtliche Darstellung von Wochen- und Monatsplänen sowie Urlaubs- und Abwesenheitsplänen. So können die Arbeitszeiten verschiedener Teammitglieder in einem Dokument erfasst und optimale Transparenz geschaffen werden.
Schichtpläne werden von den meisten Unternehmen als Grundlage für die Einsatzplanung verwendet. Mit auf individuelle Anforderungen und Bedürfnisse zugeschnittenen Schichtplänen ist es möglich, Teammitglieder in unterschiedlichen Arbeitsaufträgen, Aufgaben und Teams übersichtlich einzuplanen.
Dadurch werden Aufgaben effizient und schnell verteilt. Das erleichtert die Umsetzung anstehender Projekte und Unternehmensziele erheblich.
Online Schichtplan
Durch einen digitalen Schichtplan können alle Teammitglieder immer und von überall ihre Schichten einsehen und Dinge wie Krankheit, Abwesenheit oder Urlaubstage eintragen. Für euer Unternehmen hat es auch viele Vorteile:
- Schnelle Übersicht über alle anstehenden Schichten
- Zentrale Anlaufstelle für das gesamte Team
- Umfangreiche Funktionen für Abrechnung & Zeiterfassung
- Jederzeit verfügbar
Auch das Planen gestaltet sich durch Schichtplanungstools sehr einfach und übersichtlich.
Schichtplan erstellen
Um mit der Nutzung von digitalen Schichtplänen zu beginnen, benötigt ihr erst einmal eine passende Schichtplanung-Software oder eine Schichtplaner online App. helloHQ bietet euch eine Zeiterfassungssoftware, die ihr kostenlos testen könnt.
Für die Zeiterfassung im Rahmen eines Schichtplans gibt es diverse Softwares. Das Wichtigste bei der Auswahl ist, dass es an die Bedürfnisse eures Unternehmens angepasst ist. So muss ein gutes Schichtplanungs-Tool mehrere Features beinhalten:
- Wochen- und Monatsschichtpläne anlegen
- Urlaubstage und Abwesenheit direkt eintragen
- Teammitglieder verwalten
- Online Zeiterfassung
Wenn ihr ein Unternehmen habt, bei dem es verschiedene Schichten gibt, wie z. B. in der Gastronomie, darf ein Wunschplan nicht fehlen.
Wie sieht ein guter Schichtplan aus?
Auf diese Frage gibt es natürlich keine allgemeingültige Antwort. Generell lässt sich aber sagen, dass ein Schichtplan dann gut ist, wenn alle Beteiligten direkt oder indirekt davon profitieren:
Allen voran natürlich eure Agentur selbst: Eine gute Planung hilft viele Prozesse im Unternehmen zu optimieren und zuverlässiger abzuwickeln. Dann sind da noch die Kunden. Diese profitieren davon, wenn sie immer einen Ansprechpartner zur Verfügung haben, der Reparaturservice schnell verfügbar ist oder einfach das Produkt pünktlich ankommt.
Besonders wichtig ist auch die Zufriedenheit des Personals. Um die Zufriedenheit der Teammitglieder am Arbeitsplatz zu steigern und damit ihre Leistungsfähigkeit langfristig zu sichern, gibt es viele Möglichkeiten – einer davon ist ein mitarbeiterfreundlicher Schichtplan.
Die Personalplanung
Die Personalplanung umfasst eine Vielzahl von Planungsinstrumenten, die in nahezu jeder Unternehmenssituation eingesetzt werden können. Dadurch können Unternehmen die Tools vielfältig einsetzen, auch im gewerblichen und sozialen Bereich.
Ihr könnt Zuordnungstechniken verwenden, um eure Belegschaft nach Zeit, Raum und Ort zu planen. Ein organisierter Dienstplan kann euch dabei helfen, die Arbeitszeiten eurer Teammitglieder im Blick zu behalten, um gesetzlichen Vorgaben nachzukommen und in Rechtsfällen Beweise vorlegen zu können.
Der Schichtplaner ist ein Tool, mit dem ihr vergleichen könnt, wie viele Ressourcen zu verschiedenen Tageszeiten quantitativ und qualitativ verfügbar sind. So könnt ihr Arbeitszeiten planen, Abwesenheiten berücksichtigen und sicherstellen, dass ihr über die richtige Anzahl von Ressourcen verfügt, um euren Bedarf zu decken. Zusätzlich bringt ein Schichtplanungs-Tool verschiedene Vorteile:
- Bequeme Zuordnung
- Planung aller Schichtmodelle
- Zeitsparend
Zeiterfassung auch im Home-Office
Seit ein paar Jahren ist Home-Office gängiger denn je und viele Firmen bieten es an. Aber wie kann man die Arbeitsstunden von zu Hause aus messen?
Grundsätzlich leisten Arbeitskräfte ihre vertraglich vereinbarte Arbeitszeit nicht am Firmenstandort, sondern in ihrer eigenen privaten Wohnung. Und sie tracken ihre Arbeitszeiten durch eine Zeiterfassung-Software. Bei der Zeiterfassung im Home-Office müssen jedoch gewissen Aspekte wie das Arbeitszeitgesetz beachtet werden.
Lösung zur Erfassung der Arbeitszeit zu Hause
Es muss zwischen der vom Arbeitnehmer geleisteten Arbeit und den tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden unterschieden werden. Die tatsächliche Arbeitszeit ist durch Softwaresysteme schwer zu messen. Teammitglieder, die von zu Hause aus arbeiten, verlassen gelegentlich ihren Arbeitsplatz, in dieser Zeit „arbeiten“ sie im eigentlichen Sinne nicht.
Um die reine Arbeitszeit zu messen, gibt es verschiedene Lösungen. Teammitglieder können ihre Arbeitszeiten auf einem Desktop-Gerät oder per Smartphone erfassen. Oder aber sie greifen auf eine Zeiterfassungssoftware zurück, die die Arbeitszeit für sie misst. Eine automatische Zeiterfassung kann euch viel Arbeit abnehmen.
Für die digitale Zeiterfassung im Home-Office gibt es zwei verschiedene Software Tools, die einem bestmöglich dabei helfen.
Warum online Schichtpläne in Agenturen wichtig sind
Ein unzureichender Arbeits- oder Aufgabenplan kann schwerwiegende Folgen haben. Zum Beispiel beim Rettungsdienst. Ihre Bedeutung sollte jedoch auch in anderen Bereichen nicht unterschätzt werden, denn von gut gestalteten Arbeitszeitplänen profitieren nicht nur Arbeitskräfte, sondern auch Unternehmen und die Kunden.
Bei der Erstellung eines Schichtplans in einer Agentur sind viele Aspekte zu berücksichtigen. Bei dieser Komplexität ist es schwierig, von Hand zu planen. Deshalb versprechen viele Anbieter am Markt davon, die Planung mit der richtigen Software zu erleichtern.
Diese digitalen Schichtplanungstools ermöglichen es, Pläne nicht nur auf dem Computer, sondern auch auf dem Smartphone oder Tablet zu erstellen und ganz einfach mit den Teammitgliedern zu teilen. So können diese ihre Schichtpläne auch auf unterschiedlichen Mobilgeräten einsehen.
Für wen lohnt sich ein digitaler Schichtplan?
Schichtpläne in Agenturen sind vor allem dann interessant, wenn mehrere Teams und Gruppen zusammengefasst werden müssen. In der Personalplanung könnt ihr damit die Bedürfnisse und Wünsche eurer Teammitglieder optimal aufeinander abstimmen.
Urlaube und allgemeine Abwesenheiten, wie z. B. Krankheitstage, sollten auch auf dem Dienstplan erfasst werden, damit die Vertretung direkt eingeplant werden kann.
Online Apps machen Schichtpläne zugänglicher
Heutzutage ist es nicht nur möglich, Arbeits- oder Dienstpläne online zu planen, sondern auch online einzusehen. Wenn Schichtpläne abgeschlossen sind, werden die Teammitglieder über eine kostenlose App benachrichtigt und können ihre jeweiligen Gruppen anzeigen und speichern.
Es ist nicht nur einfacher und bequemer, als Pläne für alle erneut auszudrucken, sondern auch umweltfreundlicher und billiger.
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Rechtliche Beschränkungen
Schichtpläne werden oft im Handumdrehen erstellt – und mit den richtigen Tools geht das auch relativ simple. Aber es geht nicht nur darum, Schichten zu besetzen oder Bedürfnisse zu erfüllen. Agenturen müssen besonders auf den Schutz der Arbeitnehmer achten, denn hier gelten besondere gesetzliche Bestimmungen.
Während Aufgabenblätter früher mit Stift und Papier oder in Excel-Tabellen geschrieben wurden, erleichtern heutige Tools und Softwares nicht nur die Erstellung von Aufgaben- und Schichtplänen, sondern auch Risiken. Gesetzliche Vorgaben regeln nicht nur die Arbeits- oder Ruhezeiten, sondern auch den Datenschutz.
Datenschutz in der Dienstplanung
Gerade in kleineren Agenturen ist diese Liste oft noch öffentlich einsehbar. So sind die Urlaubs- und Arbeitszeiten aller Teammitglieder für jeden einsehbar. Probleme können beispielsweise auftreten, wenn diese die Schicht wechseln oder die geleisteten Arbeitsstunden oder Überstunden in diesem Plan erfasst werden. Auch das Abfotografieren ist aus rechtlicher Sicht problematisch, da dort personenbezogene Daten gespeichert werden.
Hier gilt das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) zur Umsetzung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Dementsprechend ist es rechtswidrig, personenbezogene Daten ohne Zustimmung der jeweiligen Person an Dritte zu übermitteln. In besonderen Fällen ist eine Übermittlung möglich. Die zu übertragenden Daten müssen jedoch getrennt werden.
Fazit
Anhand von digitalen Schichtplänen können Wochenpläne, Monatspläne sowie Urlaubs- und Abwesenheitspläne (inkl. Krankheit) erstellt und übersichtlich dargestellt werden. Digitale Schichtpläne sind gerade für Agenturen immer sinnvoll.
Aber auch für Unternehmen, die in der Produktion und Pflege tätig sind. Viele Probleme erschweren jedoch die Festlegung angemessener Arbeitszeiten. Change-Plan-Programme sorgen für Entlastung. Besonders praktisch ist der Online-Kalender, der auf allen Geräten genutzt werden kann und sogar einen ausgedruckten Kalender speichert. Zusätzlich können Teammitglieder per App benachrichtigt werden.
FAQ
Was bedeutet Schichtplan?
Ein Schichtplan ist ein digital oder auf Papier niedergeschriebener Plan zur Verteilung der Aufgaben und Arbeitszeiten der verschiedenen Teammitglieder in einem Unternehmen. Bei der Planung müssen neben den Schichten auch Urlaubs- und Krankheitstage beachtet werden.
Wie kann ich einen Schichtplan erstellen?
Einen online Schichtplan erstellt ihr am besten mit einer dafür vorgesehenen Software. Zunächst einmal sollte der Dienstplan die wichtigsten Informationen enthalten, die für eure Teammitglieder relevant sind: Auf den ersten Blick sollte ersichtlich sein, für welche Kalenderwoche der Dienstplan gilt und zu welchen Zeiten die Schichten geplant wurden.
Wie funktioniert ein Schichtplan?
Beim Schichtplan werden die zu besetzenden Schichten und die freien Tage bestmöglich geplant. Normalerweise wiederholt sich dieser Zeitplan nach einer bestimmten Anzahl von Wochen. Dies bedeutet, dass der Plan einem in seiner Struktur festgelegten Zyklus folgt.
Wie sieht ein guter Dienstplan aus?
Nicht zuletzt zeichnet sich ein guter digitaler Schichtplan durch eine frühzeitige Veröffentlichung aus. Und ermöglicht es den entsprechenden Personen, individuelle Termine mit ihren langfristigen beruflichen Verpflichtungen abzustimmen. Das schafft Sicherheit bei der Außendienstplanung, steigert die Motivation und vermeidet Konflikte.
