Arten der Zeiterfassung
Nach der Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts sind Unternehmen verpflichtet, die geleisteten Arbeitsstunden ihrer Beschäftigten systematisch zu erfassen. Was bedeutet dies konkret für die Mitarbeiter*innen?
Was ist ein Zeiterfassungssystem?
Ein Zeiterfassungssystem ist ein Mittel zur Erfassung der Arbeitszeit und dient der Dokumentation der Arbeitsstunden. Auf diese Weise können sowohl die Mitarbeitenden selbst, als auch die Personalabteilung und das Management genau überprüfen, ob ein*e Mitarbeiter*in die Soll-Stundenzahl erreicht und ob Überstunden bezahlt werden müssen oder nicht.
Auch gesetzliche Regelungen zur Arbeitszeit können durch den Einsatz von Zeiterfassungen systematisch eingehalten werden. Durch die Erfassung aller An- und Abwesenheiten wird zudem die Grundlage für die Durchführung der Lohnbuchhaltung geschaffen. Die Zeiterfassung selbst kann dabei analog oder digital erfolgen.
Wie erfasse ich Arbeitszeiten?
Es gibt keine genauen Vorgaben, wie Arbeitsstunden erfasst werden sollen, sodass dies sowohl auf manuellen als auch auf elektronischen Wegen ablaufen kann. Über Arbeitszeittabellen, Excel-Tabellen und Zeiterfassungs-Apps ist alles möglich. Das Urteil des Europäischen Gerichtshofs schreibt jedoch vor, dass das System nicht manipulierbar und leicht verständlich sein muss.
Welche Aufgaben soll das Zeitmesssystem erfüllen?
Nicht alle Zeiterfassungssysteme sind für alle Unternehmen geeignet. Allerdings gibt es ein paar Kriterien, die jeder Zeittracker am besten erfüllen sollte, um ihn optimal nutzen zu können.
Diese beinhalten:
- Sicherheit: Daten müssen im Rahmen des Datenschutzes für Dritte unzugänglich bleiben.
- Rechtskonformität: Das System muss die Einhaltung gesetzlicher Regelungen zur Arbeitszeit sicherstellen. So schreibt das Gesetz etwa eine maximale Arbeitszeit von acht Stunden am Tag oder die Einhaltung einer Ruhezeit von mindestens elf Stunden zwischen zwei Arbeitstagen vor.
- Aktualität und Transparenz: Änderungen von Anwesenheitsplänen müssen in Echtzeit für alle sichtbar sein, um Projekttermine und -dauer nicht zu beeinträchtigen. Zudem sollten alle Daten aus dem Arbeitszeitregister jederzeit und für jede*n betroffene*n Mitarbeiter*in zugänglich sein.
- Einfache Bedienung: Zeiterfassungssysteme sollten ohne langes Training und ohne jegliche Schulung einfach zu bedienen sein.
Findet die Zeiterfassungsart, die zu eurem Unternehmen passt
Der Markt für Softwarelösungen, insbesondere im Bereich Zeiterfassung/Mitarbeiterzeiterfassung, ist riesig und daher schwer überschaubar. Wenn ihr auf der Suche nach der passenden Software zur Zeiterfassung seid, solltet ihr im Rahmen eurer Bedarfsanalyse zunächst eine Checkliste erstellen, die alle notwendigen Anforderungen enthält.
In dieser Liste könnt ihr dann die gefundenen Anbieter eintragen und ankreuzen, wenn sie eine bestimmte Anforderung erfüllen. So habt ihr einen guten Vergleich und könnt sehen, welcher Anbieter zu den Anforderungen passt.
Tipp: Gebt der Bedarfsanalyse die notwendige Bedeutung.
Diese Punkte solltet ihr bei der Auswahl einer neuen Zeiterfassungsart berücksichtigen:
- Die Größe des Unternehmens
- Projektzeiterfassung
- Zugangskontrolle
- Uhrzeit automatisch ändern
- Lieferantenunterstützung
- Privatsphäre
Welche Vorteile hat der Einsatz von Zeiterfassungssoftware für euer Unternehmen?
- Genauer Überblick über die Arbeitszeiten der Mitarbeiter*innen
- Ein modernes Zeiterfassungssystem ermöglicht eine projektgesteuerte Arbeitszeitzuordnung und -bewertung
- Abwesenheiten und Urlaube lassen sich mit einer Zeiterfassungssoftware einfacher planen und kontrollieren
- Hält die gesetzlichen Vorschriften ein
- Optimiert Prozesse, wodurch Kosten gespart werden (z. B. Druck- und Lagerkosten)
- Vereinfachung der Gehaltsabrechnung
- Zeitoptimierung und Materialverwaltung durch die Erfassung von Maschinenteilen und Produktionsdaten
Zeiterfassung Excel: So erstellt ihr eine Arbeitszeittabelle
Immer mehr Unternehmen integrieren flexible Arbeitszeiten in ihren Betrieb. Dies kommt natürlich der Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter*innen zugute, muss aber auch zu einem gewissen Maß auf Vertrauen basieren.
Auch dazu müsst ihr euch auf ein System zur Arbeitszeiterfassung verlassen. Dies ist ein Nachweis über die Arbeit des Mitarbeitenden gegenüber dem Chef, der es für die Qualitätskontrolle und die wöchentliche oder monatliche Abrechnung verwendet.
Die Arbeitszeiterfassung ist nicht schwierig und mit diversen Softwarelösungen gibt es viele Alternativen zum handschriftlichen Stundenzettel. Wenn ihr noch am Computer arbeitet und akribisch sein wollt, bevorzugt ihr vielleicht die Zeiterfassung von Excel.
Natürlich funktioniert diese besser in Microsoft-Tabellenkalkulationen, aber mit einigen kleineren Nachteilen, auch in LibreOffice und OpenOffice. Die Excel-Datei funktioniert übrigens ohne Makros, kennt die Feiertage und bietet durch Voreinstellungen die richtigen Berechnungsmöglichkeiten, was praktisch ist für diejenigen, die keine automatischen Feiertage haben.
Nutzer*innen legen zu Beginn über Voreinstellungen ihre Sollarbeitszeit fest, übernehmen Plus- oder Minusstunden aus dem Vorjahr und speichern die Anzahl der Urlaubstage. Dann kann es auch schon losgehen: Über die vordefinierten Reiter von Januar bis Dezember erfasst ihr alle geleisteten Stunden und die Excel-Datei rechnet sie für euch aus.
AIDA-Zeiterfassung
Mit der AIDA HR Zeiterfassungsfunktion erfasst ihr Arbeitszeiten smart, einfach und elegant. Setzt eure Mitarbeiter*innen effizient ein, plant Aufgaben optimal und behaltet stets den Überblick. Start- und Endzeiten, Pausen und Abwesenheiten werden transparent erfasst. Daher bildet die AIDA Personalzeiterfassung eine wichtige Grundlage für das gesamte Personalmanagement.
Wie funktioniert die Mitarbeiterzeiterfassung mit AIDA?
Mit der Zeiterfassung von AIDA HR könnt ihr eure Arbeitszeit bequem über das Terminal an der Haustür, über den eigenen Arbeitsplatz-PC oder unterwegs per App mit AIDA, AIDA Mobile Terminal oder AIDA Telefonie Terminal erfassen. Start- und Endzeiten, Pausen und Abwesenheiten werden transparent erfasst, in das Zeiterfassungssystem integriert und stehen euch in Echtzeit zur Verfügung.
Die Zeiterfassung der mobilen Belegschaft hat viele Vorteile. Wenn ihr im Homeoffice, im Außendienst oder auf Geschäftsreise arbeitet, müsst ihr keine mühsamen Überstunden eintragen – AIDA übernimmt dies für euch.
Mit der mobilen Zeiterfassung der Mitarbeiter*innen lassen sich Dienstreisen exakt erfassen. Die Zuordnung zu bestimmten Auftrags- und Kostenstellen erfolgt auf Knopfdruck anhand der im System hinterlegten Daten.
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Automatische Zeiterfassung
Neben Softwareprogrammen, Stundenzetteln auf Papier, und Alternativen wie Excel Tabellen oder AIDA gibt es noch die Möglichkeit der automatischen Zeiterfassung. Ein Beispiel hierfür liefert das Tool helloHQ, welches als All-In-One Agentursoftware unter anderem die automatische Zeiterfassung übernimmt.
Zeiterfassung Kleinunternehmen
Warum Zeiterfassung für kleine Unternehmen sinnvoll ist
Kleine Unternehmen, die aus wenigen Mitarbeiter*innen bestehen, sind auf den ersten Blick einfach zu führen. Viele zögern, ein komplettes Zeiterfassungssystem zu kaufen, da sie denken, es entspreche nicht den Anforderungen eines kleinen Unternehmens.
Allerdings ist genau in diesen Betrieben sinnvoll, die Arbeitszeit strukturiert zu erfassen, denn für den täglichen Betrieb sollte immer genügend Personal vorhanden sein: Bei Arbeitszeitumstellung, willkürlichem Abbau von Überstunden, Krankenstand und Jahresurlaub kann man schon mal ein wenig den Überblick verlieren.
Die ausgewählte Anwendung soll hauptsächlich folgende Daten speichern:
- Beginn der Geschäftszeiten
- Außerhalb der Geschäftszeiten
- Pausenzeit im Rahmen der Pausenordnung
- Gesamtarbeitszeit an einem Tag
- Ruhezeit
Zeiterfassung Geschäftsreise
Wie berechnet man die Arbeitszeit während einer Geschäftsreise? Vor Ort haben die Mitarbeiter*innen geregelte Arbeitszeiten – egal, ob der Termin wie an einem normalen Arbeitstag um 8 Uhr oder um 10 Uhr beginnt. Fehlende Stunden können beispielsweise durch Überstunden ausgeglichen werden.
Allerdings wird die normale Arbeitszeit während einer Geschäftsreise oft überschritten, weshalb eine genaue Zeiterfassung essenziell ist. Dies kann zum Beispiel mit einer Anwendung zur Arbeitszeiterfassung oder mit einer Workforce-Management-Software mit integrierter Zeitwirtschaft erfolgen.
Bei Überstunden hängt es vom Einzelfall bzw. vom Arbeitgeber ab, ob Überstunden angerechnet werden oder nicht. Dafür ist beispielsweise entscheidend, ob die Anreise noch am selben Tag erfolgt oder ob das Treffen im Vorfeld vorbereitet werden muss.
Da das Arbeitszeitgesetz und seine Bestimmungen auch für Dienstreisen gelten, muss:
- Die effektive Arbeitszeit von acht Stunden in der Regel nicht überschritten werden
- Ein Abzug von Pausen erfolgen
- Die Sonntagsarbeit durch einen freien Tag innerhalb von zwei Wochen ausgeglichen werden
- Die Ruhezeit von mindestens elf Stunden nach Arbeitsende eingehalten werden
Zeiterfassung Homeoffice
Wie sind die Arbeitszeiten von zu Hause aus? Das Arbeitszeitgesetz gilt sowohl für Beschäftigte im Homeoffice als auch im Büro (flexible Arbeitszeiten werden häufig beibehalten und vor allem durch Homeoffice sogar eingeführt). Das bedeutet, dass eure Mitarbeiter*innen in der Regel nicht mehr als 8 Stunden pro Tag arbeiten dürfen.
Eine Ausnahme gibt es: Bei hohem Arbeitsaufkommen dürfen Beschäftigte ihren Arbeitstag um bis zu 10 Stunden verlängern. Vorausgesetzt, Überstunden werden innerhalb der nächsten 6 Monate abgegolten.
FAQ
Welche Arten der Zeiterfassung gibt es?
Man kann zwischen alteingesessenen Optionen, wie dem handschriftlichen Stundenzettel, Hardware Lösungen, welche mit fest installierten Terminals über eine Software verbunden sind, oder automatische Zeiterfassungssoftware wählen.
Welche Zeitwirtschaftssysteme gibt es?
Mögliche Zeitwirtschaftssysteme sind Excel-Tabellen, das AIDA System, die automatische Zeiterfassungsfunktion von helloHQ, Personio uvm.
Was sind Zeiterfassungssysteme?
Ein Zeiterfassungssystem ist eine Möglichkeit, geleistete Arbeitsstunden zu erfassen, um die geleisteten Zeitstunden zu dokumentieren. Auf diese Weise können sowohl die Mitarbeiter*innen selbst als auch die Personalabteilung und das Management genau überprüfen, ob die Mitarbeiter*innen ihre Sollstunden einhalten und ob Überstunden bezahlt werden müssen.
Was ist SAP-Zeiterfassung?
SAP-Zeiterfassung ist eine webbasierte Lösung, mit der Mitarbeiter*innen schnell und einfach Zeitmanagement Aufgaben selbst durchführen können.
Dabei handelt es sich um eine bewährte On-Premises-Lösung von SAP, die seit Jahrzehnten Zeitwirtschaftsprozesse für Kund*innen auf der ganzen Welt abbildet. Neben der Personalverwaltung und der Lohnbuchhaltung ist die Zeitwirtschaft fester Bestandteil des Moduls SAP HCM.
Als vollständig integriertes System gibt es keine separate externe Schnittstelle und keinen fehleranfälligen Systemausfall. Jedes der drei Submodule kann auf alle eingebetteten Daten zugreifen.
