Ressourcenplanung in Unternehmen: So wird sie in verschiedenen Branchen durchgeführt
Eine gute Organisation ist essenziell für jedes effiziente Unternehmen. Egal, ob es darum geht, Deadlines einzuhalten oder die Zusammenarbeit an einem Projekt zu organisieren, die Ressourcen- und Kapazitätsplanung sind im Alltag vieler Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Die Ressourcenplanung steht dabei besonders im Projektmanagement im Vordergrund, allerdings werden Projekte in vielen Branchen und Abteilungen bearbeitet. Deshalb eignet sich die Ressourcenplanung auch für viele verschiedene Berufe und Branchen.
Was ist Ressourcenplanung?
Ressourcenplanung ist die Organisation und Koordination von Ressourcen, die einem Unternehmen für bestimmte Zwecke oder Projekte zur Verfügung stehen, aber auch die Bereitstellung von neuen Ressourcen. Teammitglieder und deren Kapazitäten stehen dabei im Mittelpunkt, aber auch Investitionen und Sachressourcen wie Maschinen, Software und Räume sind wichtig für den Erfolg.
Die Organisation wird dabei durch eine Software oder bestimmte Tools erleichtert. Programme zur Zeiterfassung können dabei sehr hilfreich sein, einen Überblick über die Teammitglieder, deren Arbeitszeiten und Abwesenheiten zu behalten. Diese Art der Ressourcenplanung wird auch Kapazitätsplanung genannt. Die richtigen Ressourcen für zukünftige und laufende Projekte zur Verfügung zu stellen, macht es möglich eure Projekte rechtzeitig fertigzustellen.
Es geht bei der Ressourcenplanung vor allem um Allokationen, da die Ressourcenplanung sich besonders auf die Ressourcen konzentriert, die nicht vorhanden sind. Es geht also darum, zukünftige Engpässe zu verhindern, indem z.B. neue Teammitglieder mit bestimmten Kompetenzen eingestellt werden oder in neue Technik investiert wird. Natürlich kann ein Unternehmen auch Überkapazitäten haben, allerdings kommt das eher selten vor. Um das Problem zu lösen, können z.B. Umschulungen eingeplant werden, um die ungleiche Verteilung ins Gleichgewicht zu bringen.
Um Engpässe vorhersehen zu können, müsst ihr allerdings eine genaue Vorstellung davon haben, wie viele Kapazitäten ihr habt und wie viel dieser Kapazitäten bestimmte Projekte einnehmen. Ihr müsst also insgesamt immer über die Anwesenheit der Teammitglieder und die Verfügbarkeit bestimmter Ressourcen informiert sein, um Entwicklungen antizipieren zu können.
Warum ist die Ressourcenplanung so wichtig?
Jedes Unternehmen strebt danach, seine Ziele mit möglichst geringem Aufwand zu erreichen. Die Ressourcenplanung hilft Unternehmen, durch Projektmanagement dieses Ziel zu erreichen. Wenn ihr wisst, welche Ressourcen für aktuelle und zukünftige Projekte benötigt werden, könnt ihr effektiver planen. Ihr könnt vorhandene Ressourcen effizienter nutzen, ohne sie zu überlasten, wodurch ihr fehlende Ressourcen (oder Fähigkeiten) proaktiv anwerben könnt.
Die verschiedenen Ressourcenarten
Humanressourcen
Human Resources spielen eine wichtige Rolle im Projektmanagement, denn im Endeffekt werden die geplanten Projekte durch die Mitarbeiter*innen bearbeitet. Humanressourcen bestehen aus Einzelpersonen, Gruppen und juristischen Personen und tragen zur Erfüllung der Aufgaben bei, die für den reibungslosen Ablauf sowie den erfolgreichen Abschluss des Projekts erforderlich sind.
Humanressourcen gehen Hand in Hand mit kognitiven Ressourcen, da sie Träger von Wissen und Know-how sind. Der oder die Projektleiter*in ist verantwortlich für die Zusammenstellung eines multidisziplinären und kompetenten Teams mit den für die Durchführung des Projekts erforderlichen Erfahrungen und Qualifikationen. Allerdings benötigen Projektleiter*innen Informationen über die Auslastung ihrer Mitarbeitenden, denn eine Überlastung kann den reibungslosen Projektablauf verhindern.
Materielle Ressourcen
Zu den materiellen oder physischen Ressourcen gehören Rohstoffe und Materialien, wie bspw. Maschinen, Werkzeuge, Ausrüstung, Software, Gebäude usw. Dazu gehören sowohl die Ressourcen, über die das Unternehmen bereits verfügt, als auch die Ressourcen, die das Unternehmen benötigt, um das Geschäftsprojekt durchzuführen. Dies können speziell für den Auftrag vorgefertigte Waren sein, die später wiederverwendet werden können, oder Verbrauchsmaterialien, die in bestimmten Mengen verwendet werden und einen festen Stückpreis haben.
Finanzielle Ressourcen
Die Finanzierungsquellen bzw. Investitionen entsprechen dem von den Antragsteller*innen vor Beginn festgelegten Projektbudget. Jedes einzelne Projekt ist mit Kosten verbunden und bedarf daher einer Finanzierung.
Das Budget sollte die folgende Kosten decken:
- Personelle und materielle Ressourcen (Vergütung der Projektteilnehmer*innen)
- Material (gekauftes oder geliehenes)
- Mögliche Reisekosten
Wichtig zu beachten ist, dass es immer zu unvorhersehbaren Kosten kommen kann, die man bestmöglich schon eingeplant oder mit seinen Auftraggeber*innen besprochen hat.
Zeitressourcen
Die Zeit als Ressource entspricht der Frist für die Erledigung jeder Aufgabe. Die Dauer einer Aufgabe hängt von den verfügbaren und geplanten Personalressourcen ab. Diese Ressourcen sind nicht endlos: Sie sind begrenzt, daher ist es wichtig, dass ihr wisst, wie sie gut zu verwalten ist, damit ihr eure Ziele in der gegeben Zeit erfolgreich erreichen könnt.
Ressourcenplanung Medienunternehmen
In Medienunternehmen ist es, wie in den meisten Branchen essenziell, Deadlines für Projekte und Publikationen einzuhalten. Regelmäßig Inhalte hochzuladen, ist wichtig, um eure Kundschaft und eure Leserschaft zufriedenzustellen.
Dabei müsst ihr eure Projekte und euren Content sorgfältig planen und darauf achten, die geeigneten Teammitglieder damit zu beauftragen. Schließlich hat jedes Teammitglied unterschiedliche Stärken, Schwächen und Kapazitäten. Um das bestmögliche Ergebnis zu erlangen, solltet ihr eure Teammitglieder gut genug kennen, um dies zu beurteilen.
Für die Kapazitäten sind auch hier bestimmte Zeiterfassungs- und Projektmanagementprogramme geeignet, die anzeigen, wie lange euer Team für bestimmte Aufgaben benötigt. Somit könnt ihr beurteilen, ob ihr zu viel oder zu wenig Zeit für Aufgaben eingeplant habt und könnt dies ggf. korrigieren.
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Ressourcenplanung Marketing
Sowohl das Personal als auch das Budget sind im Marketing – und den meisten anderen Abteilungen – entscheidend. Da das Budget auch eine Art Ressource ist, fällt Budgetierung ebenfalls unter den Bereich der Ressourcenplanung.
Budgetierung kann allerdings in verschiedenen Formen und Modellen auftreten. Es gibt die klassische Budgetierung, die sehr detailliert und aufwendig ist. Allerdings ist der Aufwand oft höher als der Nutzen und die klassische Budgetierung wird als unflexibel angesehen.
Stattdessen können rollierende Finanzprognosen eingesetzt werden, die flexibler angepasst werden können. Normalerweise beinhaltet ein rolling forecast 4 bis 5 Quartale und wird in jedem neuen Quartal verbessert und angepasst. Somit lassen sich Probleme im Budget schon vor Ablauf der 5 Quartale klären.
Die rolling forecasts beziehen sich sowohl auf Fixkosten als auch auf variable Kosten, Inflation, Absatzvolumen und Abschreibungen. Daraus können Umsatzprognosen abgeleitet werden, die einfach und schnell aktualisiert werden können. Aus diesen Prognosen werden abschließend Verkaufspläne erstellt. Die Verkaufspläne geben an, wie viel neue Kundschaft angeworben werden soll und wie viel verkauft werden soll.
Sobald ihr diese Prognosen zusammengestellt habt, könnt ihr bestimmen, welche Ressourcen ihr braucht und wie sie am effizientesten verteilt werden können, indem ihr die Kosten den jeweiligen Bereichen unterordnet. Von den Kosten der vergangenen Monate könnt ihr dann auf die Kosten, die in Zukunft anfallen, schließen.
Dabei ist es auch wichtig, dass ihr keine Durchschnittswerte verwendet, sondern die Kosten genau zuordnet. So könnt ihr dann in Zukunft abschätzen, wie viel euch bestimmte Ressourcen kosten, ob ihr die Ressourcen anders gewichten solltet und von welchen Ressourcen ihr mehr benötigt.
Ein Mix aus der Budgetierung und der Kapazitätsplanung kann in diesem Fall eine gute Lösung sein. Ihr solltet nämlich weder den einen noch den anderen Aspekt vernachlässigen.
Ressourcenplanung in anderen Branchen
Auch in Ingenieur- oder Architekturbüros ist eine gute Ressourcenplanung wichtig, da es viele Faktoren gibt, die nicht vorhergesehen werden können. Um also nicht komplett aus dem Gleichgewicht zu geraten, weil das Auftreten von Problemen nicht genug eingeplant wurde, solltet ihr eure Ressourcen richtig verteilen, sodass Probleme behoben werden können. Zum Beispiel kann es vorkommen, dass sich Bauprojekte ändern oder verschieben.
Für jedes Unternehmen, das Projekte und Deadlines hat, ist es sinnvoll, Ressourcenplanung einzuführen. Es erleichtert die Kommunikation und Transparenz im Unternehmen sowie in den jeweiligen Abteilungen. Missverständnisse und Unklarheiten werden außerdem vermieden.
Kapazitätsplanung
Kapazitätsplanung ist eine Art der Ressourcenplanung, die sich nur auf eure Teammitglieder, deren Kompetenzen und deren Arbeitszeiten und Auslastung konzentriert. Es werden bei dieser Planung keine weiteren Ressourcen berücksichtigt.
Transparenz ist bei der Kapazitätsplanung zentral. Um effiziente Entscheidungen zu fällen, müsst ihr genaue Informationen haben. Deshalb sind Zeiterfassungstools wie helloHQ unabdingbar, um organisiert zu bleiben.
Es kann vorkommen, dass ihr ein Projekt überschätzt und zu viele Ressourcen einplant. Durch eine Zeiterfassung und regelmäßige Updates zum Fortschritt des Projekts könnt ihr diesen Fehler korrigieren und den Aufwand auch zukünftig besser einschätzen.
Fazit
Ressourcenplanung ist – unabhängig von der Branche – wichtig für die Organisation von Unternehmen und Projekten. Die Erfassung von Kapazitäten der Teammitglieder hilft dabei, Projekte rechtzeitig fertigzustellen und Deadlines einhalten.
Eine vorausschauende Budgetierung und Planung helfen außerdem dabei, früh Probleme oder Engpässe zu identifizieren und diesen entgegenzuwirken. Es sollte aber nicht nur die Budgetierung oder nur die Kapazitätsplanung beachtet werden. Alle Ressourcen sollten in Betracht gezogen werden, um ein treffendes Ergebnis zu erreichen.
Sowohl in Medienunternehmen als auch in Marketingabteilungen wirkt sich die Ressourcenplanung positiv aus, denn sie arbeitet daraufhin, dass Projekte rechtzeitig und qualitativ hochwertig erfüllt werden. An erster Stelle steht nämlich immer, dass eure Kundschaft oder eure Zielgruppe mit eurer Leistung zufrieden ist.
