Ressourcenplanung im Multiprojektmanagement: Worauf kommt es an?
Beim Multiprojektmanagement werden einzelne und eigenständige Projekte und deren Teams auf allen Ebenen geplant, koordiniert, gesteuert und überwacht. Zur Durchführung dieser Projekte fallen verschiedene Aufgaben des Projektmanagements an. Gefragt ist vor allem eure Übersicht über die Projekte und Ressourcen in eurem Portfolio. In diesem Artikel wird erläutert, wie eine erfolgreiche Ressourcenplanung das Multiprojektmanagement unterstützt.
Digitalisierung im Projektmanagement
Strategische Ressourcenplanung
Die strategische Ressourcenplanung ist die langfristig ausgerichtete Planung und Koordination der Kapazitäten und Kompetenzen der Mitarbeiter*innen. Zukünftige Projekte müssen nach der Auslastung, den Kompetenzen und den Kapazitäten passend ausgewählt werden.
Operative Ressourcenplanung
Die operative Ressourcenplanung behandelt die kurzfristige Koordination von Ressourcen. Dabei geht es vor allem um bereits laufende Projekte.
Die benötigten Fähigkeiten
Für ein funktionierendes Multiprojektmanagement müsst ihr diverse Dinge beachten und umsetzen, unter anderem:
- Ressourcenkonflikte und Engpässe im Team lösen
- Den Synergieeffekt in einem Portfolio erkennen
- Interdependente Koordination zwischen Projekten
Daher ist es sehr wichtig, die richtigen Multiprojektmanagement-Methoden einzusetzen und die optimale Multiprojektmanagement-Software auszuwählen. Denn diese tragen dazu bei, dass ihr nicht mehrere Projekte – das sogenannte Projektportfolio – planen, steuern und überwachen müsst. Um die beste Multiprojektmanagement-Funktionalität zu gewährleisten, sollte das Projektmanagement daher eine Software mit einem professionellen Multiprojektmanagement-Tool für euer Portfolio einsetzen.
Mögliche Herausforderungen bei der Ressourcenplanung
Die Herausforderung für euch im Multiprojektmanagement besteht darin, eine Vielzahl paralleler Projekte mit denselben Ressourcen durchzuführen. Es gibt immer Überraschungen im Plan – wie Verzögerungen, Ressourcenkonflikte, Qualitätsminderungen und unerwartete Kostensteigerungen.
Viele Projektteams haben nicht die ideale Situation, um vollständig und kontinuierlich an einem oder mehreren Projekten zu arbeiten: Ihr steht vor der Herausforderung, mehrere Projekte mit unterschiedlichen Kompetenzanforderungen parallel für unterschiedliche Rollen zu besetzen.
Eine effiziente Ressourcenplanung ist daher unerlässlich. Insbesondere wenn die Projektleitung oder die Product Owner dasselbe Teammitglied in ihren Projekten einsetzen, ist Vorsicht geboten, denn in der jeweiligen Dynamik können folgende Effekte unbemerkt bleiben:
- Sich überschneidende Arbeitspläne
- Kurzfristiger Mangelbedarf
- Fehlende Vorausplanung
- Zeitlich verteilte Einplanung benötigter Mitarbeiter*innen
- Vergessene Abwesenheiten von Mitarbeiter*innen
- Abweichung von Fähigkeits- und Aufwandsschätzungen
Dies kann zu Über-, und Unterlastung führen und dazu, dass Aufgaben und Kontexte sich häufig ändern. Das wirkt sich nicht nur negativ auf die Produktivität, sondern auch auf die Zufriedenheit der Mitarbeiter*innen aus. Um dies zu vermeiden, sind neben geeigneten organisatorischen Prozessen auch Online-Tools zur Ressourcenplanung erforderlich und hilfreich.
Einige Plugins von Drittanbietenden bieten auch Erweiterungen für die Verwaltung großer Projektportfolios. Allerdings erfordern auch diese umfangreiche Konzepte und Konfigurationen – und können zu hohen Wartungskosten und Komplexität führen. Daher sind die einfacheren und grundlegenderen Wege oft viel nützlicher. Ein Überblick über alle Projektanforderungen sowie alle verfügbaren Ressourcen ist hier zentral.
Zusätzlich müsst ihr darauf achten, dass eure Ressourcenplanung nach strategischen Schwerpunkten geordnet ist. Andernfalls riskiert ihr Verzögerungen, steigende Projektkosten, erschwerte Konfliktsituationen und damit unzufriedene Kund*innen. Ihr verpasst außerdem Chancen, wenn ihr schlecht plant, weil ihr die erforderlichen Fähigkeiten nicht rechtzeitig erwerben könnt.
Warum entstehen diese Probleme?
Projektmanager*innen haben oft keinen vollständigen Plan und Überblick über alle laufenden Projekte und verfügbaren Ressourcen in einem Portfolio. Wenn Projekte und Teams in verschiedenen Bereichen des Unternehmens ausgeführt werden, müssen Ressourcen im gesamten Unternehmen geplant und bereitgestellt werden.
Manche Projekte werden außerdem über nationale Grenzen hinweg durchgeführt (Internationalisierung) und müssen entsprechend organisiert werden. Es entstehen zudem oftmals Abhängigkeiten zwischen einzelnen Projekten und Teams, die bei der Planung und Ausführung nicht beachtet werden. Oder es werden bei der Auswahl eines Projekts die falschen Prioritäten gesetzt oder die Prioritäten ändern sich während der Bearbeitung einiger Projekte.
Es kann auch passieren, dass Projektkosten nicht einfach an aktuelle Projektanforderungen angepasst werden können, da ein vorgegebenes Budget dafür nicht ausreicht und die Planung von Terminen und Ausgaben unpraktisch ist.
Agiles Projektmanagement erfordert aufgrund der Flexibilität und Dynamik des Prozesses schnelle Entscheidungen. Daher ist es wichtig, dass ihr euch für die richtige Multiprojektmanagement-Software entscheidet und durch ein in Echtzeit einsehbares Reporting für eine transparente Behandlung aller Risiken sorgt.
Dies ermöglicht ein frühzeitiges Eingreifen und laufendes Monitoring von Projekten im Multiprojektmanagement. Es kann auch hilfreich sein, ein Multiprojektmanagement-Beispiel zu erstellen, das erklärt, wie man eine vielfältige Projektlandschaft verwaltet. Multiprojektmanagement weist der Projektleitung oder den Projektmanager*innen (PMO) die gesamte Aufgabe zu.
Besonderes Augenmerk sollte zudem auf das Ressourcenmanagement gelegt werden. Gerade bei einem umfangreichen Portfolio an Projekten kommt ihr dabei ohne die passende Software kaum weiter – vor allem, wenn es darum geht, Ressourcen für eure unternehmensweiten Projekte zuzuweisen und richtig einzusetzen.
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Für jede Herausforderung im Multiprojektmanagement gibt es eine passende Lösung
In großen Unternehmen werden Projektmanager*innen (PMOs) eingesetzt, um die im Multiprojektmanagement anfallenden Aufgaben erfolgreich zu organisieren. PMOs analysieren die Portfolios von Projekten und prüfen, ob diese strategisch auf die Unternehmensziele ausgerichtet sind und ob entsprechende Prioritäten gesetzt wurden.
Dann verteilen sie diese mithilfe von Online-Tools wie helloHQ, Excel, Asana oder Jira. Diese Tools sollen eurem Team bei der Projektkommunikation und -darstellung helfen. Außerdem vereinfacht es das Ressourcenmanagement und die Einhaltung des Projektbudgets erheblich.
Um die Organisation einfacher zu gestalten, benötigen die Manager*innen folgende Informationen:
- Wie viele und welche Ressourcen werden in laufenden und anstehenden Projekten benötigt?
- Welche Teammitglieder stehen für die Dauer des Projekts in welchen Funktionen zur Verfügung?
- Welche Kompetenzen fehlen und müssen noch verbessert werden?
- Welche Teammitglieder fehlen kurz- und mittelfristig in welchem Umfang?
So vermeidet ihr Ressourcenkonflikte und übertragt inhaltsübergreifende Daten
Ein wichtiger Bestandteil der Ressourcenplanung und ein häufiger Konfliktherd ist die Abstimmung zwischen Projektleitung und Abteilungsleitung. So lassen sich Personalkosten besser abschätzen, Mitarbeiter*innen mit gewünschten Skills stehen zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung und die Planung an Projektinhalten, Projekt- und Lieferterminen können innerhalb eines bestimmten Zeitfensters angepasst werden.
Konflikte zwischen Projektmanager*innen und Linienmanager*innen werden zusätzlich minimiert. Ressourcen werden basierend auf Fähigkeiten in der gesamten Organisation zugewiesen. Und schließlich ist das Projektportfolio weitgehend skalierbar, ohne dass ihr den Überblick verliert.
Weitere wichtige Aspekte der Ressourcenplanung im Multiprojektmanagement
Ihr habt nun mitbekommen, was beim Multiprojektmanagement schiefgehen kann und warum. Im Folgenden erfahrt ihr, wie ihr diese Herausforderungen meistern könnt.
Haltet euch direkt zu Beginn an ein paar grundlegende Tipps:
- Erstellt einen Überblick über eure freien und besetzten Kapazitäten
So könnt ihr sehen, ob ihr über die erforderliche Leistungsfähigkeit für die Erledigung einer Task verfügt. Dadurch könnt ihr eure wichtigsten Projekte kontrolliert freigeben und in Multiprojektkontexte einbinden.
- Ressourcenplanung basierend auf strategischen Prioritäten
Bei der strategischen Kapazitäts- und Ressourcenplanung geht es darum, Teammitgliedern die Fähigkeiten zu vermitteln, die sie für ein zukunftsweisendes Projekt benötigen. So könnt ihr sicherstellen, dass strategisch relevante Projekte zum richtigen Zeitpunkt mit den richtigen Leuten durchgeführt werden.
Unser Fazit
Unternehmen konkurrieren weltweit. Eine schnelle und professionelle Projektabwicklung sichert jedoch den Erfolg. Eine angepasste und zielgerichtete Ressourcenplanung ist dabei die Grundlage für ein erfolgreiches Projektmanagement im Alltag.
Im Multiprojektmanagement sind die „richtigen“ Entscheidungen und das richtige Management von Risiken und Ressourcen noch entscheidender für den Erfolg eines Projekts. Daher ist ein vollständiger Überblick über laufende Projekte für Projektteams unerlässlich!
