Ressourcenplanung der Teammitglieder: so funktioniert die richtige Kapazitätsplanung
Funktionierende Projekte bedürfen viel detaillierter Planung. Ressourcen- und Kapazitätsplanung sind essenzielle Bereiche der Projektplanung, die nicht vernachlässigt werden dürfen. Nur, wenn ihr die Kapazitäten eurer Teammitglieder effektiv nutzt und verteilt, verlaufen eure Projekte reibungslos. Ohne Kapazitätsplanung kommt es schnell zur Überarbeitung, Teammitglieder können sich nicht auf wesentliche Aufgaben konzentrieren und die Qualität der Arbeit leidet. Damit euch dieser Fehler nicht passiert, zeigen wir euch in diesem Artikel, worauf es bei erfolgreicher Kapazitätsplanung ankommt.
Wie erfolgt die Ressourcenplanung im Personalbereich?
Ressourcen sind sowohl alle Teammitglieder, deren Zeit, entsprechende Kompetenzen als auch jede Software oder andere Materialien, die für ein Projekt benötigt werden. Diese Ressourcen müssen richtig organisiert werden. In diesem Artikel beziehen wir uns nur auf die Ressourcenplanung des Personals. Für qualitative Ergebnisse müsst ihr sicherstellen, dass die vorhandenen Ressourcen richtig genutzt werden.
Die Zeit der Teammitglieder ist eine zentrale Ressource, auch Kapazität genannt. Eine genaue Anpassung von verfügbaren Kapazitäten und anstehenden Aufgaben sind das Ziel der Ressourcen- und Kapazitätsplanung.
Ihr müsst euch deshalb bewusst sein, wer zu welchem Zeitpunkt im Urlaub ist und welche Teammitglieder für einzelne Projekte benötigt werden, damit ihr Aufgaben koordinieren und Deadlines einhalten könnt.
In die verfügbare Zeit jeder Person fallen verschiedenste Einflüsse hinein: persönliche Lebensumstände, wie beispielsweise der Familienstand, weitere Nebentätigkeiten oder das eigene Stressmanagement.
Teammitglieder, die möglicherweise alleinerziehend sind, haben wahrscheinlich weniger Kapazitäten und sind auf flexiblere Arbeitszeiten angewiesen. Diese Einflüsse müssen bei der Kapazitätsplanung berücksichtigt werden.
Kapazitätsplanung
Die Kapazitätsplanung ist besonders wichtig in der Produktion und im Projektmanagement, aber auch im Beratungsbereich als Teil des Zeitmanagements. Die Kapazitätsplanung ist sehr komplex, da viele Aspekte bedacht und koordiniert werden müssen.
Es gibt zwei wesentliche Formen der Planung von Kapazitäten. Zum einen könnt ihr die Arbeit gleichmäßig, also homogen, auf jeden Arbeitstag der Teammitglieder verteilen.
Als Beispiel dafür: Euer Mitarbeiter Tom arbeitet 30 Stunden pro Woche. Nun gibt es ein neues Projekt, das 10 Stunden an Arbeit benötigt. Ihr könnt also das Projekt so verteilen, dass Tom jeden Tag 2 Stunden daran arbeitet und somit noch 4 Stunden Kapazitäten pro Tag für andere Aufgaben und Projekte hat.
Oder aber, ihr wählt die nicht-homogene Kapazitätsplanung. Bei dieser Form wird die Zeit komplett einem Projekt gewidmet.
Bei dem gleichen Beispiel würde Tom nun am ersten und zweiten Arbeitstag nur an dem neuen Projekt arbeiten, bis es fertiggestellt ist. Bei dieser Planungsart hat Tom erst wieder Kapazitäten für andere Projekte, nachdem er das jetzige Projekt fertiggestellt hat.
Beide Verteilungen sind legitim. Allerdings bietet sich die nicht-homogene Verteilung für die wichtigsten Projekte an, die eine höhere Priorität oder eine frühere Deadline haben.
Zeiterfassung als Hilfsmittel
Um einen Überblick über die Kapazitäten eures Teams zu behalten, könnt ihr eine Zeiterfassungs-Software benutzen. So wisst ihr immer, wem ihr ein neues Projekt zuteilen könnt.
Außerdem können auch Controlling-Softwares benutzt werden, um herauszufinden, ob eure Teammitglieder möglicherweise langsamer oder schneller als erwartet sind. Somit werden die Organisation und die Kommunikation im Team effektiver.
Natürlich muss jedes Teammitglied seine Kapazitäten eintragen.
Wenn Tom zum Beispiel nur 8 Stunden für das neue Projekt gebraucht hat, hat er 2 Stunden weniger benötigt, als vorab geplant war. Wenn er das in die Software einträgt, können ihm neue Projekte zugewiesen werden.
Strategische Kapazitätsplanung
Die strategische Kapazitätsplanung ist eine mögliche Form der Kapazitätsplanung und hat eine langfristige Ausrichtung. Es geht vor allem darum, Teammitglieder mit den benötigten Kompetenzen einzustellen, damit diese den Anforderungen gewachsen sind.
Außerdem stellt die strategische Kapazitätsplanung sicher, dass die richtigen Projekte rechtzeitig an die passenden Mitarbeiter*innen weitergegeben werden können.
So könnt ihr auch sicherstellen, dass ihr eure Kapazitäten nicht auf unwichtige Projekte verschwendet und diese stattdessen für Projekte mit Priorität einplanen.
Falls es einen Engpass aufgrund von Urlaub oder Krankheit gibt, wisst ihr sofort darüber Bescheid und könnt dementsprechend schnell reagieren, um das Problem zu lösen.
Die Risiken einer schlechten Planung sind:
- verspätete Abgabe von Projekten
- erhöhter Koordinationsaufwand, da es mehr Probleme zu lösen gibt
Als Konsequenz daraus, können eure Kund*innen unzufrieden mit eurer Leistung sein und das solltet ihr auf jeden Fall verhindern.
Die Schritte der Kapazitätsplanung
Um euch eine konkrete Idee zu geben, wie ihr eure Kapazitätsplanung des Personals im Unternehmen verbessern könnt, gibt es die folgenden 4 Schritte. Diese Schritte können als Orientierung genutzt werden. Den Überblick über die Kapazitäten der Teammitglieder zu haben, ist natürlich nur die Hälfte des Prozesses. Die Projekte bilden die andere Hälfte.
1. Schritt
Wichtige Faktoren, die ihr im ersten Schritt beachten solltet, sind:
- Die Branche, in der ihr tätig seid
- Die Anzahl von Projekten, die ihr bearbeitet
- Die Anzahl der Unternehmensressourcen
- Die Dauer der Projekte
- Die Dynamik eures Unternehmens
Die Zusammenstellung dieser Informationen spiegelt nur eine Momentaufnahme wider. Deshalb muss der Prozess auch oft mehrmals im Jahr durchgeführt werden. Das hängt natürlich davon ab, wie sehr sich die Lage eures Unternehmens verändert und in welcher Branche ihr tätig seid.
An der Kapazitätsplanung sind mehrere Personen beteiligt. Die Unternehmensführung gibt die strategischen Vorgaben an. Außerdem sind die Team- und Abteilungsleiter*innen dafür zuständig, die Informationen über derzeitige Ressourcen zu sammeln. Die Projektleiter*innen analysieren außerdem Projekte zu bestimmten Deadlines.
Am besten werden alle Informationen bei einem monatlichen Meeting gesammelt und besprochen, um die Organisation für die nächsten Monate zu verbessern. Eine regelmäßige Analyse der Daten hilft euch, eure Arbeitsweise einschätzen zu können und gegebenenfalls eure Kapazitätsplanung an den richtigen Stellen mithilfe neuer Maßnahmen zu verbessern.
2. Schritt
Am besten führt ihr eine aktualisierte Liste mit allen Informationen zu euren Projekten. Diese Liste sollte den Namen der Projektleitung, Status der Projekte und Beginn- und Enddatum der Projekte beinhalten. Außerdem ist es wichtig zu wissen, wie viel des gesamten Aufwands noch übrig ist.
Obwohl eine detaillierte Planung die beste Grundlage für eine effektive Arbeit ist, müsst ihr auch bedenken, dass für eine detaillierte Planung ein hoher Planungsaufwand nötig ist. Nicht nur das erste Erstellen des Plans nimmt viel Zeit in Anspruch, sondern auch das Fortführen des Plans.
Bedenkt diese Parameter also bereits vor dem Beginn eines Projektes, sodass ihr durch die Kapazitätsplanung als solche keine wertvolle Zeit verliert.
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3. Schritt
Nachdem ihr alle Informationen zu euren Projekten gesammelt habt, bietet es sich außerdem an, eine Liste zu den Kapazitäten und Kompetenzen der Teammitglieder zu führen. Dabei solltet ihr nicht jede einzelne Person, deren Kompetenzen und Kapazitäten auflisten, da das zu viel Zeit in Anspruch nimmt. Stattdessen bietet es sich an, die Liste nach Kompetenzen zu sortieren. Da für jedes Projekt andere Kompetenzen gefordert sind, solltet ihr aufschreiben, wie viele Kapazitäten es pro Kompetenz gibt.
Kompetenzen können natürlich unterschiedlich definiert werden. Am besten haltet ihr die Definition so genau wie nötig und so grob wie möglich.
Abwesenheiten müssen bei der Kapazitätsplanung natürlich berücksichtigt werden. Dabei müsst ihr einfach die Gesamtzahl an Ressourcen um die Abwesenheiten und andere Aufgaben verringern, um auf die verfügbaren Ressourcen zu kommen.
4. Schritt
Nachdem die Informationen zu Projekten und Kapazitäten gesammelt wurden, müsst ihr diese miteinander vergleichen. Wie passen beide zusammen? Wie hoch ist die derzeitige Auslastung?
Ressourcendiagramme helfen oft, den Überblick zu behalten. Wenn sich Änderungen ergeben, kann das nämlich Auswirkungen auf andere Projekte haben.
Neue Projekte sollten je nach Priorität den zur Verfügung stehenden Kapazitäten zugeteilt werden. Im besten Fall ergibt sich am Ende eine optimale Auslastung der Ressourcen. Allerdings kann es natürlich vorkommen, dass ihr Überkapazitäten oder eine Überlastung habt. In dem Fall von Überkapazitäten könnt ihr eure Teammitglieder umschulen, um die vorhandenen Kapazitäten besser zu verteilen. Wenn ihr mit Überlastungen zu kämpfen habt, was wahrscheinlicher ist als Überkapazitäten, gibt es mehrere Möglichkeiten, dieses Problem zu lösen:
- Interne oder externe Ressourcen erhöhen
- Prioritäten der Projekte ändern oder weniger Projekte annehmen
- Die Prioritäten verschieben, bis ihr wieder genug Kapazitäten habt
Fazit
Die Ressourcenplanung der Teammitglieder ist zentral, um ein effizientes und organisiertes Unternehmen zu führen. Somit könnt ihr sicherstellen, dass eure Projekte rechtzeitig erledigt werden und auch, dass die Mitarbeiter*innen mit den benötigten Kompetenzen, die Projekte übernehmen. Es hilft auch dabei, euch zu zeigen, ob ihr Überkapazitäten oder eine Überlastung habt. Darauf aufbauend könnt ihr entsprechende Maßnahmen ergreifen, die die zukünftige optimale Auslastung sicherstellen.
Sowohl Software als auch weitere Tools können sehr hilfreich dabei sein, einen besseren Überblick über den Fortschritt des Projektes und die Kapazitäten des Personals zu behalten. Die Zeiterfassung muss allerdings auch konsequent von dem Personal benutzt werden, um aussagekräftig für die Planung zu sein. Allerdings müsst ihr nicht nur eine klare Vorstellung von eurem Team und deren Kapazitäten haben, sondern diese auch mit den benötigten Kapazitäten für eure Projekte abstimmen können. Dabei helfen Diagramme und regelmäßige Kommunikation im Unternehmen.
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