Wie man Ressourcenkonflikte im Unternehmen löst
Egal, ob Budget, Zeit oder Personal – wenn Ressourcen knapp sind und Konflikte entstehen, muss schnell eine Lösung her. Wir erklären euch, wie!
Möglichkeiten Ressourcenkonflikte im Unternehmen lösen
Der Einsatz agiler Methoden zur Vermeidung von Ressourcenkonflikten in Unternehmen klingt gut. Voraussetzung ist allerdings, dass man mit den notwendigen Randbedingungen wie dem Grad der Ergebnisoffenheit umgehen kann.
Agile Methoden erfordern eine organisatorische Optimierung
Wichtig zu wissen: Damit die flexiblen Methoden hier funktionieren, braucht es eine(n) klare(n) Zuständige(n) und eine eigene Einschätzung über die Bezahlbarkeit der angefragten Liefergegenstände.
Beides sind Grundvoraussetzungen in der agilen Welt, können aber auch im klassischen Projektmanagement umfangreich eingesetzt werden. Nicht nur die Projektleitung, sondern die gesamte Organisation benötigt dies.
Ihr könnt auch einen gemischten Ansatz wählen. Das bedeutet agile Produktentwicklung und klassische Kundenprojekte. Damit kann die Ressourcenverwaltung um ein Drittel oder die Hälfte vereinfacht werden, wenn die Gruppen klar voneinander getrennt gehalten werden.
Es ist auch möglich, nur die Spezifikationsphase des Projekts dynamisch durchzuführen. Nach fünf Sprints weiß jeder genauer, was er will und was möglich ist. Gleiches gilt für die Integration traditionell entwickelter Komponenten am Ende des Projekts.
Ressourcenmanagement
Ressourcenmanagement ist vielschichtig und von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Mit einer transparenten Ressourcenplanungs-Software bekommt man einen besseren Überblick. Was aber alle Unternehmen gemeinsam haben, ist die enorme Bedeutung des Themas Ressourcen und der Wunsch, Konflikte zu vermeiden.
Denn die Zeiten haben sich geändert: In vielen Unternehmen fehlt es an qualifizierten Teammitgliedern. Deshalb gibt es so viele Aufgaben, die von so wenigen qualifizierten Leuten erledigt werden müssen. Ob es sich um eine Online-Aktivität oder eine Projektaufgabe handelt, es gibt immer mehr zu tun, als getan werden kann.
Und noch etwas: Die Wichtigkeit der Ressourcenfrage geht in den meisten Unternehmen mit einer hohen Unzufriedenheit mit dem Management von Ressourcenkonflikten einher. Dies gilt aus unserer Sicht für alle Branchen und alle Unternehmensgrößen.
Hier hilft das Projektmanagement, zum Beispiel durch eine detaillierte Aufgabenplanung. Ziel ist es, den Personaleinsatz so zu optimieren, dass die gewünschten Ergebnisse termingerecht geliefert werden können – natürlich unter Beibehaltung von Kosten und Qualität.
Projektmanagement
Projektmanagement ist für viele Unternehmen wichtig. Je nach Unternehmenskultur kann Ressourcenmanagement ein komplexes Unterfangen sein oder sich simpel gestalten. Dabei spielen einige Faktoren eine wichtige Rolle. Die Wahl der Methoden, Prozesse und Tools werden hierbei vorrangig erwähnt. Der in der Praxis angewandte Grad des Projektmanagements ist für die Branche und Ausrichtung des Unternehmens relevant. Das Projektmanagement ist so breit gefächert, dass es in neun Management Teilbereiche unterteilt wird:
- Integration
- Umfang
- Zeit
- Kosten
- Qualität
- Personal
- Kommunikation
- Risiko
- Beschaffung
Die neun Bereiche des Projektmanagements zur Ressourcenkonfliktlösung
- Integration – Dieses Teilgebiet befasst sich hauptsächlich mit der Definition der Anpassungsprozesse, die für eine gute Projektkoordination und -integration erforderlich sind. Konkret befasst man sich mit der Entwicklung und Umsetzung des Projektplans sowie möglichen Änderungen in diesem Bereich.
- Umfang – Ist das Projekt auf dem richtigen Weg? Das ist die zentrale Frage dieses Teilsektors. Daher muss der Umsetzungsfortschritt kontinuierlich überprüft und überwacht werden. Dazu gehören Projektinitiierung, Leistungsbestimmung, Leistungsverifizierung und Leistungsüberwachung.
- Zeit – Ein immer wichtiger Faktor. Vor allem, wenn es eng wird. Das Zeitmanagement sollte die Zeit im Auge behalten, d. h. alle zeitlichen Beschränkungen und Termine des Projekts. Zu diesem Bereich gehören Scheduling, Task Sequencing, Schätzen der Dauer von Tasks, Planentwicklung und -tracking. Kalendervorlagen sind hier praktisch, was insbesondere bei wiederkehrenden Projekten eine Menge Zeitersparnis bedeutet.
- Kosten – Natürlich spielt auch die Finanzierung bei einem großen Projekt eine wichtige Rolle. Diese Ressourcen sollten so effizient wie möglich genutzt werden. Maximale Effektivität bei minimalem Aufwand – das ist das Ziel. Entsprechend müssen im Projektmanagement Ressourcen geplant, Kostenschätzungen vorgenommen, budgetiert und schließlich der Einsatz von Finanzmitteln kontrolliert werden.
- Qualität – In Projekten gibt es oft einen Kunden, der bestimmte Anforderungen an das Produkt hat. Es gibt verschiedene Qualitätsanforderungen, die das Qualitätsmanagement berücksichtigen muss. Es beinhaltet Planung, Qualitätssicherung und Qualitätskontrolle.
- Personal – Bei der Kapazitätsplanung im Projektmanagement geht es neben den zeitlichen Ressourcen auch um die personellen Ressourcen – also die Teammitglieder. Wer macht welche Aufgabe? Wie lange hat er gebraucht? Kann er die Quest innerhalb der vorgegebenen Zeit und mit seinen vorhandenen Fähigkeiten abschließen? Mit wem soll er zusammenarbeiten? Haben wir ausreichend Personal für das Projekt? All diesen Fragen begegnen Personalverantwortlichen in der Projektorganisation, Personalbesetzung und Teamentwicklung. Besonders wichtig sind Teamentwicklungs- und Teambuilding-Themen.
- Kommunikation – In diesem Teilbereich geht es um die Projektkommunikation – sei es mit Teammitgliedern, der Projektleitung oder Personen außerhalb des Unternehmens. Die Kommunikationsabteilung sammelt, identifiziert und verbreitet alle Informationen im Kontext des Projekts.
- Risiko – Ein komplexes Projekt ist immer riskant. Verzögert sich die Lieferung, verzögert sich die Produktion – wenn die Deadline nicht eingehalten werden kann, zieht dies andere Auswirkungen nach. Deswegen umfasst das Risikomanagement die Identifizierung und Bewertung von Risiken sowie die Entwicklung von Risikobewertungs- und Überwachungsmaßnahmen.
- Beschaffung – Ohne bestimmte Mittel kann nicht gearbeitet werden. Somit stellt die für den Einkauf zuständige Person alle notwendigen Waren und Dienstleistungen bereit, indem sie den Einkauf vorbereitet, Angebote entgegennimmt, Lieferanten auswählt und für die Vertragsgestaltung und -durchführung verantwortlich ist.
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Ressourceneinteilung
Der Vorteil des Ressourcen-Sharings ist, dass es fair wirkt und niemand völlig unzufrieden ist. Interessanterweise findet sich eine Variation davon in agilen Organisationen. Hier werden die Ressourcen selbst nicht geteilt, da sie oft eindeutig zu einer bestimmten Gruppe gehören, wobei die Gruppe klare Arbeitsaufgaben zu beginnen und zu erledigen hat.
Stattdessen wird die Kapazitätsteilung zwischen Projekten verwaltet, um Rückstände zu priorisieren oder zu verschieben, sodass der Fortschritt über mehrere Projekte hinweg erfolgt. Wenn zwei Items aus Projekt A in den nächsten Sprint aufgenommen werden, wäre es nicht fairer, auch eines aus Projekt B aufzunehmen.
Dennoch gibt es auch bei dieser Lösung Nachteile. Da die Ressourcen fair unter den Aufgaben und Teammitgliedern verteilt werden, sind die einzelnen Tasks zeitaufwendiger, da nicht jede Person dauerhaft Zugriff auf die benötigte Ressource hat.
Weniger Ressourcenkonflikte in Unternehmen durch größere Ergebnisoffenheit
Mit dem oben beschriebenen Prozess sind die Ressourcennutzungsmuster immer genau und die Kosten vorhersehbar.
Das Enddatum steht fest, aber noch nicht das Ergebnis. Man handelt also mit Ressourcenkonflikten, um offene Ergebnisse zu erzielen. Allerdings ist die Qualität höher, weil bis dahin alle konzentriert an einem Projekt oder einem Produkt arbeiten.
Fazit
Die „geschickte“ Zusammenarbeit ist unserer Meinung nach der wichtigste Punkt, um Ressourcenkonflikte im Unternehmen zu vermeiden. Einerseits legen wir Wert auf einen guten Umgang miteinander, auch wenn es mal zu Streitigkeiten wegen Ressourcen kommt.
Andererseits bedeutet es den synchronisierten Planungs-, Abstimmungs- und Entscheidungszyklus unter Einbeziehung aller Projekte und Ressourcen.
Die Ressourcenplanung muss umfassend sein, oder sie taugt nicht. Fast alle Projekte halbwegs geplant zu haben, ist besser als nur ein paar einzelne Projekte ausführlich. Wenn ihr mehr Projekte übernehmen möchtet als ihr Kapazitäten habt, sollte dies im Voraus gesagt werden, damit auch hier geplant werden kann, auf was stattdessen verzichtet werden kann. Am Ende ist weniger oft mehr.
Lasst euer Team mit einschätzen, wie viele Ressourcen sie wofür benötigen. Das macht den Plan realistisch und stärkt das Wir-Gefühl in der Firma. Haltet die Zusammensetzung der Teams so fest wie möglich.
Jede Veränderung bringt ungewollte Wechsel mit sich. Plant die Grundlast richtig ein, sonst geht ihr immer von einer falschen Verfügbarkeit aus. Das A und O bei solch einer Planung ist eine gute Teamleitung, die die Ressourcen im Überblick hat.
Um erfolgreich agile Ressourcenplanung in eurem Unternehmen anzuwenden, ist es unerlässlich, dass ihr euch gründlich auf das Thema einlasst und vorab wichtige Informationen sammelt.
Agile Ressourcenplanung ist kein Allheilmittel und eignet sich nicht für alle Aufgaben. Agile Methoden haben ihre Wurzeln in der Softwareentwicklung und sind somit nicht für jedes Unternehmen die passende Lösung.
FAQ
Wieso entstehen Ressourcenkonflikte im Unternehmen?
Wenn im Unternehmen gleichzeitig zwei Personen dieselben Ressourcen benötigen, können Ressourcenkonflikte auftreten. Die einfachste und gebräuchlichste Lösung ist es, Ressourcen zu teilen. So bekommen beide Projekte jeweils die Hälfte der Zeit der Personen oder den Zugriff auf die Ressourcen. Benötigt anschließend ein drittes Projekt ebenfalls Ressourcen, kann dies durch Zuweisung von einem Drittel der Ressourcenkapazität an jedes Projekt berücksichtigt werden.
Wie löst man Ressourcenkonflikte im Unternehmen?
Es gibt diverse agile Lösungswege, um Ressourcenkonflikte im Unternehmen zu bewältigen. Man kann Ressourcenkonflikte bspw. durch Ressourcenmanagement, Projektplanung oder Ressourceneinteilung lösen. In jedem Fall profitiert jedes Unternehmen von einer gut geschulten Teamleitung, die mit der Planung vertraut ist und alle Ressourcen im Überblick hat.
Was ist Ressourcenmanagement?
Projektmanagement beschreibt die Planung, Koordination und Durchführung von einfachen oder komplexen Projekten, Themen und Plänen. Es deckt alle Aspekte – Umfang, Budget, Zeitplanung – ab, die zum Erreichen der Projektziele erforderlich sind.
Was ist Ressourceneinteilung?
Unter Ressourceneinteilung versteht man den Prozess, die vorhandenen Mittel zur Erreichung eines Ziels effizient aufzuteilen. Die dafür benötigten Ressourcen können Zeit, Budget, Arbeitskräfte, o. ä. sein.
Was ist eine Projektplanung?
Projektplanung ist der Prozess der Planung von Zeitplan, Umfang, Kosten, Ressourcen, Qualität und anderen Aspekten eines Projekts.
Die Projektplanung ist die Hauptaufgabe des Projektmanagements. Es findet unmittelbar nach dem Aufbau des Projekts und der Definition des Ziels statt. Zweck der Projektplanung ist die Planung eines zuvor festgelegten Projekts hinsichtlich Kosten und Leistung.
