Agile Ressourcenplanung: Definition, Besonderheiten, Vorteile
Wer nicht gut plant, wird scheitern. Dieser Spruch fasst die Bedeutung der Planung im Projektmanagement perfekt zusammen. Wir mögen zwar keine starren Rahmen und Deadlines, aber in vielen Unternehmen ist das Alltag und wir können die Bedeutung der Planung nicht ignorieren.
Auch wenn wir uns von Projekten mit festem Zeit- und Umfangsrahmen hin zur Produktentwicklung bewegen, ist die Planung immer noch wichtig. Die meisten Kund*innen haben kein Budget für offene Spezifikationen und fragen mit dem Angebot auch nach einem Liefertermin.
Aus dieser Situation heraus haben wir uns gefragt: „Wie erstellt man schnell einen Projektplan?“. Dies ist eine schwierige Frage, und die meisten Ressourcen zu diesem Thema decken nur Softwareentwicklungsmethoden ab. Dadurch entsteht der Eindruck, dass agile Ressourcenplanung nur für die Softwareindustrie geeignet ist, was überhaupt nicht stimmt.
Ihr habt ein Budget, ihr habt ein Team, ihr habt eine Deadline. Wichtig ist die Wahl eurer Methode zur Steuerung des Projekts: agile Ressourcenplanung.
Agile Ressourcenplanung – Definition
Agiles Projektmanagement ist ein relativ neues Werkzeug, um schnell und flexibel auf mögliche Störungen im Projektablauf zu reagieren. Ressourcenplanung wird in verschiedenen Branchen durchgeführt. Flexibles Projektmanagement stammt allerdings speziell aus der Softwareentwicklung.
In kurzen Planungszyklen werden Rückmeldungen und Fragen zur Ergebniserreichung abgestimmt und in den späteren Projektplan integriert. Intensive Zusammenarbeit und häufiger Austausch in kurzen Meetings (genannt „Daily“) fördern Teamwork und Wertschöpfung.
Warum ist agile Ressourcenplanung wichtig?
Eine gute Ressourcenplanung bringt viele Vorteile. Die richtige Planung sollte die oberste Priorität eines Unternehmens sein, wenn es darum geht, eure Ziele mit dem geringsten Aufwand zu erreichen. Dazu müsst ihr wissen, welche Ressourcen mit welchen Fähigkeiten ihr wann für eure Projekte benötigt.
Ihr müsst eure Ressourcen effizient einsetzen, aber nicht ständig überlasten. Gerade hierbei ist eine richtige Ressourcenplanung der Teammitglieder unabdingbar.
Zu viel Dauerdruck demotiviert wichtige Personen, was unter Umständen zu Erkrankungen oder sogar zum Ausscheiden von Leistungsträgern aus dem Unternehmen führen kann. In einer Zeit des „Kampfes der besten Profis“ ist das definitiv nicht das, was wir wollen.
Eine gute Ressourcenplanung kann euch helfen, all dies zu vermeiden. Mit einer Software für transparente Ressourcenplanung könnt ihr euch die Arbeit noch mehr erleichtern. Gerade im Multiprojektmanagement kann das ausschlaggebend sein.
Wie können Ressourcen mit kurzen und schnellen Prozessen genau geplant werden?
Flexibles Projektmanagement soll agile Prozesse sicherstellen. Offensichtlich kann dies als störend empfunden werden, wenn ihr euch ständig mit euren Ressourcen und Plänen auseinandersetzen müsst. Bei einem flexiblen Projektansatz wird die Ressourcenoffenheit des traditionellen Projektmanagements oft durch die relative Offenheit der Ergebnisse aufgewogen.
Die Person, die die Ressourcen besitzt, ist auch die Person, die die Ressourcen plant. Sie gibt den Liefertermin und die Kosten an. Daten werden in den Projektplaner importiert. Aus Sicht der Projektleitung ist diese Variante die einfachste, aber wenig flexibel:
Ändern sich während des Projekts Prioritäten, etwa durch Störungen oder neue Anforderungen, bleibt nur wenig Gelegenheit, Ressourcen entsprechend umzuplanen.
Bei helloHQ erfahrt ihr mehr über erfolgreiche Ressourcenplanung.
Flexibles Ressourcenmanagement für alle
Aus dieser Überzeugung heraus ist es unabdingbar, dass das Ressourcenmanagement die aktive Verantwortung für die Planung aller Beteiligten übernimmt und dafür Prozesse etabliert werden. Das Ressourcenmanagement muss nicht in allen Domänen auf die gleiche detaillierte und konsistente Weise erfolgen.
Nur das Ziel sollte klar sein: nämlich einen Rahmen zu schaffen, damit Expert*innen und Entwickler*innen während des gesamten Projekts täglich zusammenarbeiten können. Einfache erste Schritte zur Unterstützung der kollaborativen Teambildung:
- Nach Projekt: Übersicht der am Projekt beteiligten Teile
- Nach Region/Abteilung: Übersicht der Projekte, für die eine Abteilung geplant ist
- Organisation: Identifiziert die Verantwortlichen für die dezentrale Kapazitätsplanung in einem Bereich/Abteilung
- Vereinbarung mit Vorgesetzten über Freizeit und Einbindung der Teammitglieder in Abteilungen, z. B. durch spezielle Tage und Zeiten von Projekten, temporäre Projektarbeit etc.. Eine derart abgeschwächte Form des Ressourcenmanagements hat einen guten Rahmen für das Stakeholdermanagement und die konkreten Vereinbarungen von Projekt- oder Produktmanagern geschaffen.
Agile Ressourcenplanung – Besonderheiten
Agile Ressourcenplanung kann auf verschiedene Ebenen angewendet werden. Diese Ebenen lassen sich am besten mit einer Zwiebel vergleichen: Jede Schicht repräsentiert eine andere Ebene der Planung. Ihr könnt die agile Ressourcenplanung nicht nur auf Teamebene anwenden.
Ihr könnt auch ein flexibles Produktmanagement, ein flexibles Portfoliomanagement und flexible Strategien erhalten. Flexibilität in der Strategie ist das wichtigste Element für die gesamte Agilität eines Unternehmens.
Ihr müsst die flexible Planung immer wieder anpassen und verbessern. Das Ziel ist es, die richtige Menge an Zeit in die Planung zu investieren und bei Änderungen schnell zu reagieren. Egal auf welcher Ebene ihr arbeitet, der Agile-Plan sollte ähnliche Merkmale aufweisen.
- Ziele aus Kundensicht (Werte)
- So lange wie möglich, weniger Details
- Regelmäßige Überprüfungen
- Zeitraum statt Fixtermin (Wahrscheinlichkeit vs. Determinismus)
- Konzentriert euch auf die Arbeit, nicht auf die Teammitglieder (kein Auftrag, das Team übernimmt die Verantwortung)
- Keine separaten Stufen zur Qualitätssicherung (integrierte Qualität)
- Zwei-Ebenen-Plan (Zeitplan für Initiative, Aufgabe ohne Start-/Enddatum)
- Datengesteuert (basierend auf historischen Daten)
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Agile Ressourcenplanung – Vorteile
Das Ressourcenmanagement wird einfacher und flexibler
Die agile Ressourcenplanung vereinfacht die Terminplanung im Vergleich zum traditionellen Ressourcenmanagement erheblich. Denn es ist einfacher, die Mitarbeiter*innen ganz auf ein Projekt oder ein Team zu legen, anstatt sie auf mehrere Projekte gleichzeitig zu verteilen.
Es gibt außerdem nur eine Person, die man für Fragen kontaktieren kann. Alle Teammitglieder arbeiten effizienter, weil sie sich auf ein Projekt konzentrieren und weniger zwischen Aufgaben wechseln müssen, und dadurch mehr selbstständig arbeiten können.
Neben dieser positiven Wirkung schafft die kurzfristige Zuordnung zu Sprints neue Flexibilität. Schlüsselressourcen sind für ein Projekt möglicherweise zwei, drei oder vier Wochen lang nicht verfügbar.
Im Gegensatz zu sehr langwierigen Allokationen im klassischen Ressourcenmanagement kann in agilen Umgebungen jedoch eine Person oder bei Bedarf das gesamte Team nach Abschluss des Sprints dynamisch neu zugewiesen werden. Und das mit voller Wucht.
Agile Ressourcenplanung – Nachteile
Es gibt ein paar Faktoren, welche die ideale Wirksamkeit der agilen Ressourcenplanung beeinträchtigen könnten. Zum einen spielt die Branche des Unternehmens eine große Rolle.
Flexibles Projektmanagement hat enge Verwurzelungen mit IT. Das ist nicht neu, es ist jedem mit einem Hintergrund im Projektmanagement ziemlich bekannt. Diese Methode wird häufig für Softwareentwicklungsprojekte verwendet. Wenn Sie den agilen Ansatz auf andere Bereiche übertragen möchten, können Probleme auftreten.
Beispielsweise kann es schwierig sein, eine flexible Methode in einer Branche anzuwenden, die stark reguliert ist oder in der Projekte vorhersehbar und planbar sein müssen. Es kann auch schwierig sein, die richtigen Personen für die Teammitglieder zu finden, die den agilen Ansatz verstehen und umsetzen können, und es kann schwierig sein, die Methode in Unternehmensstrukturen zu integrieren, die nicht darauf ausgerichtet sind.
Damit stellt sich die Frage, ob agile Methoden im HR-Bereich sinnvoll umgesetzt werden können. Zudem kann der Begriff „agil“ für die laufende Arbeit mit HR nicht angemessen sein. Es bleibt abzuwarten, welche flexiblen Methoden in welchen Bereichen sinnvoll eingesetzt werden können.
Ein wichtiger Punkt zum Funktionieren des agilen Ressourcenplans ist die Mentalität der Teammitglieder. Ein wichtiger Aspekt ist, dass Agilität eine Denkweise oder gar eine Mentalität ist und nicht – wie oft behauptet wird – nur ein Werkzeug. Von Mitarbeiter*innen wird jedoch oft erwartet, dass sie agile Methoden über Nacht erlernen können.
Es ist aber leider nicht so einfach. Dies erfordert einerseits eine intensive Einarbeitung in agile Methoden, andererseits eine Veränderung der Denk- und Arbeitsweise. Letzteres muss auch von der Geschäftsführung aufgenommen und abgebildet werden.
An diesen Bedingungen scheitert es oft. Es geht darum, Änderungen zu verwalten, die schneller als je zuvor bereitgestellt werden müssen, ganz gleich, wer danach fragt. Diese Mentalität muss trainiert werden.
Fazit
Um erfolgreich agile Ressourcenplanung in eurem Unternehmen anzuwenden, ist es unerlässlich, dass ihr euch gründlich in das Thema einlasst und vorab wichtige Informationen sammelt.
Agile Ressourcenplanung ist kein Allheilmittel und eignet sich nicht für alle Aufgaben. Agile Methoden haben ihre Wurzeln in der Softwareentwicklung und sind somit nicht für jedes Unternehmen die passende Lösung.
FAQ
Was ist agile Ressourcenplanung?
Agile Ressourcenplanung, auch flexible Prozesse genannt, entstehen aus der zunehmenden Veränderungsgeschwindigkeit und Unberechenbarkeit von Prozessen. Flexible Methoden kommen immer dann zum Einsatz, wenn wenig lineares Wachstum zu erwarten ist, also in Projekten und dergleichen.
Welche Vorteile hat agile Ressourcenplanung?
Flexibles Arbeiten optimiert die Art und Weise, wie Teams zusammenarbeiten, und erzielt gemeinsam ein besseres Ergebnis für die Kunden. Flexibles Arbeiten ermöglicht es Teams, automatisch Ziele zu setzen und diese durch Prozesse und den Einsatz von Technologien zu erreichen, die darauf ausgerichtet sind. Dadurch wird auch der Frust in eurem Team reduziert. Denn mit agiler Ressourcenplanung könnt ihr auch Überlastungen für Teams und Einzelpersonen vermeiden.
Kann agile Ressourcenplanung scheitern?
Wird der Kunde im agilen Entwicklungsprozess außen vor gelassen, ist am Ende eine böse Überraschung vorprogrammiert: Er ist sich mit dem Ergebnis möglicherweise nicht sicher und es fehlt an Zeit und Budget für die Umsetzung von Änderungswünschen. Daher ist das A und O bei agiler Ressourcenplanung, alle Personen des Projekts einzubeziehen.
